Estrategias y Mejores Prácticas para la Implementación y Mantenimiento de Sistemas Informáticos

Métodos de Conversión de Sistemas

Conversión Directa

Sistema Antiguo ---> Sistema Nuevo

Conversión en Fases

Sistema Antiguo ///> Sistema Nuevo

Conversión Paralela

Sistema Antiguo
                 → Sistema Nuevo

Conversión Piloto

Sistema Antiguo ***> Sistema Nuevo

Los métodos piloto y en fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. La decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, incluso antes de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones.

6. Mantenimiento

Al finalizar la fase de implementación comienza la fase de mantenimiento. Es la fase final, de gran importancia, y es permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una auditoría del sistema y luego continúa con evaluaciones periódicas. Al realizar la auditoría del nuevo sistema, se verifica que su desempeño sea acorde a las especificaciones planteadas en la fase de diseño, para comprobar que los procesos integrados son los adecuados. En caso contrario, se hace necesario un nuevo diseño para ajustar los inconvenientes detectados.

Las evaluaciones periódicas permiten determinar si el sistema continúa vigente respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario, se requieren nuevos ajustes, cambios o modificaciones para adaptar el sistema a nuevas situaciones de la organización. Las organizaciones son entes cambiantes, así como sus sistemas componentes y específicamente los sistemas de información, los cuales deberán ser sensibles a estos cambios, mediante evaluación, para adecuarlos a las situaciones emergentes.

El Enfoque por Prototipos

Una desventaja del proceso de análisis de seis fases es que puede resultar largo, sobre todo en situaciones con poco tiempo. Existen contextos en los que no se pueda llevar a cabo la evaluación, diseño y prueba de la manera descrita anteriormente.

El enfoque por prototipos consiste en la creación de un modelo preliminar del nuevo sistema, que puede ser modificado o adaptado gradualmente antes de su instalación definitiva. Entre sus ventajas se encuentra que es una manera expedita de generar nuevos sistemas. Los usuarios finales pueden ver desde un principio cómo lucirá el sistema, aportando sus observaciones sobre los cambios necesarios. Sin embargo, el uso exclusivo de este enfoque tiene su riesgo, ya que puede propiciar cambios o instalaciones de sistemas que no tomen en cuenta asuntos de importancia como los costos.

Mejoras en el Desarrollo de Sistemas

El ciclo tradicional del análisis y diseño de sistemas puede tomar mucho tiempo, incluso años, en desarrollos de gran magnitud. El ritmo actual de los negocios y las actividades de cualquier organización tiende a intensificarse, imponiendo exigencias de tiempo y calidad para mantener la operatividad y competitividad. Por tanto, surge la necesidad de contar con ciclos de desarrollo más acelerados, pero que mantengan su confiabilidad.

Comienzan a plantearse nuevos métodos que intentan incrementar la velocidad, reduciendo el tiempo de desarrollo. Entre los elementos innovadores se encuentran: El uso de software o herramientas de desarrollo (como CASE); integración de grupos de personas bien capacitadas, enfocadas a la producción de aplicaciones en menor tiempo y de mayor calidad, y la utilización de nuevas y no tan nuevas técnicas de desarrollo.

Es adecuado resaltar que ninguno de estos métodos debería omitir los pasos del ciclo planteado. El pasar por alto alguna de las fases podría traer más problemas que provecho. Estos nuevos planteamientos intentan optimizar y reducir el tiempo de cada fase, más que obviarlas, para reducir el tiempo total de desarrollo del sistema.

Conclusiones

Se ha presentado un proceso de desarrollo de sistemas que, aún con sus variaciones e inconvenientes, sirve como base al planteamiento de nuevas metodologías. Este enfoque sistémico permite estructurar los proyectos y llevar a cabo el desarrollo de sistemas computacionales. Tener conocimiento sobre el mismo es de gran utilidad y da una idea de cómo abordar problemas complejos.

El ciclo de desarrollo de sistemas tradicional ha servido por muchos años de guía para la elaboración de sistemas. Aunque el número de fases puede variar, siempre podrán encontrarse los pasos aquí planteados, agrupados o listados de manera diferente. La adopción y seguimiento adecuado de estos pasos influirá notablemente en el éxito del proyecto.