Tràmits i Documentació per a la Posada en Funcionament d'una Empresa

Tràmits per a la posada en funcionament de l’empresa

Són els tràmits administratius que ha de realitzar tota empresa per adquirir personalitat jurídica, és a dir, no seran necessaris per a les personalitats físiques (ex: autònoms, Societat Civil Privada…). Aquests poden ser:

• Al Ministeri d’Hisenda

• A l’Ajuntament

• A la Direcció Provincial de Treball i de Seguretat Social

• A l’òrgan competent de la comunitat autònoma

Aquests tràmits són:

1. Redactar els Estatuts de la Societat: Aquests estableixen les normes de funcionament de la societat a nivell intern acordades pels socis fundadors.

2. Sol·licitar la Certificació Negativa del Nom o Raó Social: Amb l’objectiu d’acreditar que no existeix cap altra societat amb el mateix nom de la que es pretén constituir. S’ha de sol·licitar al Registre Mercantil Central abans de l'escriptura pública. La reserva del nom dura 6 mesos i el certificat caduca en 3 mesos si no s’ha fet l’escriptura pública.

3. Ingrés bancari del capital mínim de constitució: S’ha de tenir un mínim econòmic per poder crear una societat, és necessari que el banc doni un certificat de dipòsit de quantitat, el qual ha d’estar a nom de la futura societat i d’un dels administradors.

4. Sol·licitud de la qualificació dels Estatuts (només en Societats Laborals i Cooperatives): Al Registre Mercantil de Societats Laborals o Cooperatives del Ministeri d’Ocupació i Seguretat Social un cop elaborats els estatuts i abans de l’elevació de l'escriptura pública davant de notari.

5. Atorgament de l’escriptura Pública: Els socis fundadors o els representants legals han de signar l'escriptura pública de constitució de la societat davant d’un notari, incloent els estatuts de l’empresa, abans d’inscriure la societat al Registre Mercantil.

6. Sol·licitar el NIF de l’empresa: Es sol·licita a l’Agència Tributària en els 30 dies següents a la constitució de la societat i es dona un NIF provisional, que té 6 mesos de vigència i s'assigna en un màxim de 10 dies.

7. Liquidar l’Impost de Transmissions Patrimonials i Actes Jurídics Documentats: Es presenta i realitza el desemborsament a les delegacions d’Hisenda de la comunitat autònoma on estigui la societat en un termini de 30 dies a partir de l’atorgament de l’escriptura pública.

8. Inscriure la societat al Registre Mercantil: Per tal que les persones interessades puguin conèixer la situació de la societat, el termini és de 30 dies després de l’atorgament de l’escriptura pública.

Tràmits generals per a la posada en funcionament de l’empresa

Són els tràmits que realitza tota empresa per començar a funcionar, es divideixen segons l’òrgan al que s’han d'adreçar:

Tràmits al Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques:

1. Declaració al Cens d’Empresaris: Serveix per comunicar a l'Administració el començament de l'activitat empresarial abans de l’inici d’aquesta.

2. Declaració d’alta de l’Impost sobre Activitats Econòmiques (IAE): Per començar a abonar l’IAE, es fa durant el transcurs d’un mes des de l’inici de l’activitat.

Tràmits a l’ajuntament:

1. Sol·licitud de la llicència d’obres: Per realitzar qualsevol obra en el municipi per tal que l’Ajuntament les accepti. S’ha de fer abans dels 2 mesos per començar l’activitat empresarial.

2. Sol·licitud de la llicència d’obertura: Per acreditar que les instal·lacions de l’empresa compleixen amb la normativa. S’ha de fer durant els 6 mesos anteriors a l’inici de l’activitat.

3. Abonament d’altres tributs municipals: Taxa d'escombraries, IBI…

Tràmits a la Seguretat Social:

1. Afiliació i número de la Seguretat Social del socis: Acte administratiu pel qual la Seguretat Social reconeix i dona un número d’identificació al ciutadà abans de l’alta del soci a la Seguretat Social.

2. Alta al Règim Especial dels Treballadors Autònoms (RETA): Serveix per donar cobertura als autònoms i altres tipus de societats en el RETA durant els 30 dies següents a l’inici de l’activitat.

3. Inscripció de l’empresa a la Seguretat Social: La S.S assigna a l’empresari un número per identificar i controlar les seves obligacions de cares a la S.S. abans de contractar el primer treballador.

4. Alta la Règim General de la Seguretat Social: Per donar cobertura als autònoms i altres societats abans d’iniciar la relació laboral amb l’empresa.

Tràmits a la Direcció Provincial de Treball:

1. Comunicació de l’obertura: Per controlar les condicions de seguretat i salut en els 30 dies següents a l’inici de l’activitat.

2. Adquisició i segellat dels llibres de visites per cada centre de treball i del calendari laboral: Per tal que els inspectors facin anotacions si visiten el centre de treball abans de l'obertura del centre.

Fedataris i registres públics

Un fedatari és un professional jurídic que emet documents públics, els quals donen fe a fets de la via judicial, notarial i mercantil o bé legalitzen actes, acords, contractes… Ho són els notaris, els secretaris judicials, els registradors de la propietat, els mercantils, el “Cuerpo de Comercio Colegiados”, etc.

Tenen la missió d’assessorar els ciutadans, les empreses i a l’Administració aconsellant-lis els mitjans jurídics més adequats per assolir les finalitats legals que volen aconseguir.

Els documents públics que emanen tenen una sèrie de garanties que fan que tinguin més força, és a dir, augmenta la seguretat jurídica ja que el document públic estableix una presumpció que només es podrà desmuntar en un judici. En altres casos però, només es pot fer per escrit públic (ex: expropiació, hipoteca, etc.).

• El document més important que emet un notari és l’escriptura pública.

• Per constituir una Societat s’hauran d’incloure els Estatuts.

· Registres Públics:

En els Registres Públics, hi ha un registrador (funcionari públic i professional del dret) que controla la legalitat dels documents que poden ser autoritzats pels notaris, expedits pels jutges i les autoritats administratives o bé subscrits pels particulars. Les seves funcions principals són:

• Donar publicitat del contingut dels seients registrals

• Autoritzar els seients que es practiquen en el registre

• Qualificar sota la seva responsabilitat la legalitat dels documents de tota classe i sol·licitar la inscripció en el registre

El Registre Mercantil

És aquell on s’inscriuen els fets i actes relatius als autònoms i les societats mercantils per tal de donar-lis publicitat de manera que puguin ser coneguts/udes per les persones que contractin. Es publiquen en el Butlletí del Registre Mercantil (BORME). En aquest s’inscriuen la constitució de la societat, els poders, els augments i reduccions del capital social…

Documents bàsics de les societats

Els documents més importants en la gestió de les societats mercantils són:

Escriptures: Són els documents que l’empresa pot utilitzar com a mitjà de comunicació interna i externa, en els quals es recullen les declaracions de voluntat, els actes jurídics que impliquin la prestació de consentiment i els contractes de tota classe.

L’escriptura de constitució de la societat és el contracte de constitució de la societat mercantil, la qual ha d’estar signada per tots els socis fundadors i s’ha d’afegir als Estatuts Socials (regles pactades pels socis). Aquesta exigeix forma pública i inscripció al Registre Mercantil. Ha d’expressar:

• Identitat dels socis

• Voluntat de constituir una societat amb l’elecció d’un capital determinat

• Aportacions dels socis

• Estatuts de la societat

• Identitat de la persona o les persones que s'encarreguen d’administrar i representar la societat

Estatuts:

Són els reglaments o les ordres que recullen les regles pactades pels socis que han de regir el funcionament de la societat. Hi ha de constar:

- Denominació de la societat - Domicili social

- Objecte social - Capital social

Actes:

És una certificació o testimoni en el que es rendeix compte del que ha passat i el que s’ha pactat o tractat en una reunió o un acte. La seva finalitat és deixar constància sobre l'aparició i el desenvolupament d’un fet que requereix una certificació legal degut a la seva importància o perquè podrà servir de prova en un futur. Aquestes poden quedar inscrites i arxivades en el llibre de registre d’actes, el qual ha de fer constar en el primer full del que tracta el llibre d’actes i numerar els fulls correlativament.

El responsable per donar fe serà el secretari a través de la seva firma, junt amb la de la resta dels membres que formen l’òrgan rector. Tenen 3 parts:

1. Inici: Es comença citant el nom de la societat que celebra la reunió, la localitat, la data, l’hora i el lloc. També els assistents i absents indicant el seu càrrec i l’ordre del dia.

2. Nucli: Reflexa el desenvolupament de la reunió, és a dir, allò que realment es diu i s’acorda a la reunió.

3. Final: Es redacta una nota sobre l’hora i el lloc a la que es dona per acabada la reunió i hi figuren les firmes dels secretaris o del encarregat de convocar la reunió i de la resta de directius. A més, s’ha de comptar amb el vist-i-plau del president.

Documentació comptable

En els llibres comptables ha d’haver-hi:

1. Una comptabilitat ordenada i adequada de l’activitat de l’empresa que permeti un seguiment cronològic de totes les operacions i elaborar periòdicament balanços i inventaris.

2. El llibre diari, és a dir, totes les operacions que produeixen les modificacions en el patrimoni de l’empresa, a més, permet saber el benefici o al pèrdua de l’empresa.

3. Llibre d’Actes i Socis

LLIBRES OBLIHATORIS --> Llibre Diari, Llibre d'Inventaris, Comptes Anuals, Llibre d'Actes.

LLIBRES POTESTATIUS --> Llibre Major, Llibre de Vendes i Ingressos, Llibre de Compra i Despeses i Llibre de Béns d'Inversió.

Comptes anuals

Els Comptes Anuals són els estats financers que tenen la funció de donar informació comprensible, útil i veraç sobre la situació econòmica i financera de l’empresa per poder tenir una imatge fidel del seu patrimoni. L’empresari o administrador ha de formular els Comptes Anuals en 3 mesos des de la data de tancament de l’exercici. Aquests estats financers són:

1. Balanç

2. Compte Pèrdues i Guanys

3. Estat de Canvis en el Patrimoni Net

4. Estat de Flux d’Efectiu

5. Memòria

Documentació notarial

Hi ha diferents tipus de documents notarials:

1. Constitució de societats mercantils → Acte de fundació d’una societat on es donen els aspectes essencials com el capital inicial, el domicili…

2. Poder → Facultat que es dona a una persona per realitzar actes propis de temes econòmics i/o jurídics.

3. Acta → Document aixecat pel notari on fa constar el que ha succeït durant la celebració d’una assemblea, junta general o una reunió qualsevol.

4. Compravenda → És un contracte on s’obliga a transferir la propietat d’una cosa o d’un dret d’un dels contractants, a més, s’obliga a pagar un preu convingut.

5. Préstec hipotecari → Té com a garantia de pagament un bé immoble.

6. Pòlissa → Document mercantil redactat per una de les parts.

7. Protest → Document on consta la negació d’acceptar o pagar una lletra de canvi, pagaré o xec per a no perjudicar o disminuir els drets i les accions de les persones que han intervingut.