Tipus i fases de reunions: objectius i procediments
Enviado por Chuletator online y clasificado en Formación y Orientación Laboral
Escrito el en 
catalán con un tamaño de 5,15 KB
Els tipus de reunions
Pel seu objectiu o finalitat
Informatives
L'objectiu de la reunió és transmetre una informació que és necessària o convenient. La reunió es limita al fet que la persona o grup de persones que han de donar la informació, la comuniquin i resolguin els dubtes o contestin a preguntes sobre el tema objecte d'informació.
Consultiu-deliberatives (pros i contres)
La finalitat d'aquest tipus de reunions és estudiar o analitzar propostes o solucions a temes o problemes. En elles s'estudien les diverses alternatives o propostes, analitzant els pros i contres de cadascuna d'elles. En aquest tipus de reunions no es prenen decisions, bé perquè no és responsabilitat de l'Equip docent, la funció del qual o tasca és fer propostes a la persona o persones responsables de la mateixa, o bé perquè la decisió serà motiu d'una reunió posterior, quan les propostes o solucions estiguin més clares i les decisions més consensuades i treballades.
Formatives
La finalitat d'aquestes reunions és formar als membres, crear opinió i transmetre idees. La finalitat és, conseqüentment, tant informar en aspectes instructius o continguts conceptuals com modelar actituds, prendre postures o incidir en continguts procedimentals.
Decisòries
Les reunions decisòries són aquelles que tenen com a objectiu prendre una decisió. La presa de decisions sempre és complicada i complexa per dues raons:
1a. La decisió ha de ser de qualitat i sempre es corre el risc de no encertar.
2a. El procés de la presa de decisions és complex. Hi ha en els membres del grup anàlisis diferents de la mateixa realitat, diferents interessos, objectius diversos, etc.
A la reunió decisòria s'ha d'anar amb propostes, i la decisió ha de venir consensuada pels equips o les comissions a les quals s'ha encarregat l'estudi del problema o de la situació plantejada.
Reunions de coordinació:
El seu objecte és coordinar als membres d'un grup per a les seves posteriors actuacions, n'hi ha:
- Coordinacions Organitzatives: destinades a organitzar una institució, repartir treballs, funcions…
- Coordinacions Pedagògiques: destinades per fer un seguiment dels participants, les seves actuacions…
Les fases d'una reunió
L'anàlisi i estudi de la seva necessitat
La direcció o el coordinador d'un grup abans de convocar una reunió ha de plantejar-se:
1.° És necessària la reunió? – s’ha d’analitzar 2 aspectes
a) Necessitat tècnica: temes a tractar, informar, demanar opinió, decidir…
b) Necessitat d'interrelació o comunicació: fomentar bon clima, potenciar relacions, participació…
2.° És la reunió la tècnica i el procediment més adequats per afrontar el tema o resoldre el problema?
Existeixen procediments com l'elaboració de notes informatives, el quadre d'avisos o tauler d'anuncis, els horaris de visites, que pot ser que, de vegades, facin innecessari algun tipus de reunions.
3.° Quin és el moment més propici o adequat? Certs dies i algunes hores són més propícies i idònies per a la convocatòria i celebració de reunions.
La fase de preparació
El coordinador, el responsable de preparar la reunió, ha d'atendre a:
1.° Les condicions materials:
- Sala de reunió
- Condicions necessàries i ambient de treball
- Recursos materials
2.° La fixació de l'ordre del dia i determinació de les persones que han d'assistir. El tema o temes de les reunions han de:
- Afectar i interessar al grup
- Establir els límits del seu tractament
3.° L'anàlisi, abans del començament de la mateixa, dels possibles aspectes problemàtics del tema.
Ha de tenir clars les dades essencials, possibles problemes que es poden plantejar en el transcurs de la sessió de treball, alternatives i propostes possibles, etc.
4.° L'objectiu de la reunió.
La finalitat o objectiu ha d'indicar-se en la convocatòria amb tota claredat i precisió.
En la convocatòria s’ha d'incloure:
- Data, lloc i hora de la reunió
- Durada
- Ordre del dia (temes de la reunió)
- Finalitats de la reunió en cadascun dels punts de l'ordre del dia
- Documentació amb dades, problemes, propostes
L'inici de la reunió
El director d'una reunió ha de :
- Donar la benvinguda i gràcies per assistir
- Començar la reunió amb puntualitat
- Aclarir els punts de l'ordre del dia
- Precisar l'objectiu o finalitat de la reunió
- Definir amb claredat i precisió la tècnica a emprar en la reunió
- Prioritzar el tractament dels punts de l'ordre del dia