Teoría de Sistemas y Ventaja Competitiva en la Administración

Organizaciones

Una organización no es un grupo heterogéneo de personas que se agrupan por casualidad. Se ha establecido consciente y formalmente para alcanzar ciertas metas que sus miembros serían incapaces de lograr por sí mismos.

La teoría de sistemas adopta una perspectiva amplia de los procesos organizacionales y permite comprender más cabalmente a las organizaciones. Una organización es un sistema administrado, diseñado y operado para alcanzar un conjunto específico de objetivos. Un sistema procesa los elementos de entrada y los convierte en elementos de salida. La mayor parte de los negocios utiliza diversos recursos humanos, financieros, físicos y de información. Los gerentes funcionan para transformar estos recursos en bienes y servicios, los productos del negocio.

Sistemas abiertos frente a sistemas cerrados

Un sistema cerrado no interactúa con el ambiente externo. Si bien son pocos los sistemas que realmente adoptan esta forma, algunos de los enfoques clásicos de la administración trataban a las organizaciones como sistemas cerrados. Es claro, sin embargo, que todas las organizaciones son sistemas abiertos que dependen de los elementos de entrada del mundo exterior, tales como la materia prima, recursos humanos y capital, así como de los elementos de salida al mundo exterior que satisfacen las necesidades del mercado en bienes y servicios.

Eficiencia y eficacia

La eficiencia es la proporción entre los elementos de salida y los de entrada. La eficacia es el punto hasta el cual los elementos de salida de la organización corresponden a los deseos y necesidades del ambiente externo. El ambiente externo incluye grupos tales como clientes, proveedores, competidores y agencias reguladoras.

Subsistemas

Es una parte del todo y es independiente con otros sistemas. Por ejemplo, American Airlines es un subsistema de la industria de líneas de aviación y las tripulaciones de vuelo son subsistemas de American Airlines.

Equifinalidad

El concepto de Equifinalidad afirma que existen muchos caminos para lograr el mismo resultado. En lugar de insistir en la existencia de “una forma mejor que las demás”, la teoría de sistemas sugiere que muchas combinaciones distintas de subsistemas, ideas y métodos pueden concluir al mismo objetivo.

Sinergia

La sinergia es una distribución de beneficios entre las partes del sistema, lo cual resulta en un todo mayor que la suma de sus partes.

Administración para lograr la ventaja competitiva

La administración está encaminada a ayudar a una empresa a sobrevivir y a ganar en la competencia con otras empresas. Si una empresa tiene una buena administración, cuenta con muchas mayores probabilidades de tener éxito y de convertirse en líder en el competitivo mundo de los negocios.

Para sobrevivir y ganar, es necesario obtener ventaja sobre los competidores. Se necesita ser mejor que ellos cuando se trate de hacer cosas valiosas para los clientes. Se logra una ventaja competitiva al adoptar enfoques administrativos que satisfagan a los clientes a través de la competitividad en costos, productos de gran calidad, velocidad e innovación.

Competitividad en costos

La competitividad en costos significa que los costos de una empresa se han mantenido lo bastante bajos como para poder obtener utilidades y para asignar precios a sus productos a niveles que resulten más atractivos para los consumidores. Es posible ofrecer precios bajos si se administran los costos y se les mantiene en un nivel bajo. Esto significa ser eficiente: alcanzar las metas mediante el uso inteligente de los recursos y la disminución del desperdicio.

Los costos incluyen el dinero que se gasta en los elementos de entrada, en los procesos de transformación y en la entrega de elementos de salida al mercado. La materia prima, el equipo, el capital, la manufactura, el marketing, la entrega y el trabajo son solamente algunos de los costos que deben administrarse con cuidado.

Calidad

La calidad es la excelencia de su producto, lo que incluye su atractivo, su falta de defectos, su confiabilidad y durabilidad. La importancia de la calidad, y los estándares de una calidad aceptable, han aumentado mucho en los últimos años. Las empresas no pueden ofrecer productos de baja calidad como hacían hace unos cuantos años. Ahora los clientes exigen alta calidad y valor, y no aceptarán otra cosa.

La calidad puede medirse en términos de desempeño, de características adicionales, de confiabilidad, de apego a los estándares, durabilidad, servicio proporcionado y estética. Solamente cuando se ve más allá de conceptos amplios y genéricos como “calidad” para detectar los elementos más específicos de ésta, es posible identificar problemas, ubicar necesidades, establecer estándares de desempeño con mayor precisión y proporcionar valor de clase mundial.

Velocidad

A menudo, en el mundo de la competencia, la velocidad separa a los ganadores de los perdedores. La velocidad es la ejecución rápida y oportuna de respuesta y entrega de resultados.

Innovación

La innovación es la introducción de nuevos bienes y servicios. Su compañía se debe adaptar a los cambios en las demandas de los consumidores y a nuevas fuentes de competencia. Los productos no se venden siempre; en realidad, no se venden como solía hacerlo, porque nuevos competidores han introducido muchos nuevos productos al mismo tiempo.

Habilidades gerenciales

El desempeño de las funciones administrativas y la obtención de una ventaja competitiva constituyen las piedras angulares en el trabajo de un gerente. Sin embargo, que esto se reconozca y se comprenda no garantiza el éxito. Los gerentes necesitan diversas habilidades para hacer bien estas cosas. Las habilidades son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información, la práctica y la aptitud.

Habilidades técnicas

Una habilidad técnica es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o un proceso determinado. La mayoría de la gente desarrolla un conjunto de habilidades técnicas para completar las actividades que son parte de sus vidas cotidianas de trabajo.

Habilidades conceptuales y de toma de decisiones

Comprenden la capacidad del gerente para reconocer asuntos complejos y dinámicos, para examinar los numerosos y conflictivos factores que influyen en estos asuntos o problemas, y para resolver los problemas en beneficio de la organización y de todos los involucrados. Los gerentes utilizan estas habilidades cuando consideran los objetivos y estrategia generales de la firma, las interacciones entre distintas partes de la organización y el papel del negocio en su ambiente externo.

Habilidades interpersonales y de comunicación

Influyen en la capacidad del gerente para trabajar bien con las personas. A menudo se llama a éstas habilidades para con las personas. Los gerentes dedican la gran mayoría de su tiempo a interactuar con las personas. Como los gerentes deben tratar con los demás, deben desarrollar sus capacidades para dirigir, motivar y comunicarse con eficacia con los que les rodean. La capacidad de interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar información con ellas es vital para una carrera administrativa exitosa.

El cambio y futuro de la administración

El tiempo sigue pasando y las cosas siguen cambiando. Esto puede parecer obvio, pero no lo es para los gerentes y las empresas que no se adaptan. Si no se anticipan los cambios y se hace algo para ajustarse a ellos, la organización no podrá sobrevivir en un mundo de negocios competitivos.

Globalización

Para los gerentes el aislamiento es cosa del pasado. Esto debe ser así para que las organizaciones sobrevivan a la competencia mundial en un mercado global.

Calidad total

Todos los que han estado relacionados con el mundo de los negocios en la última década, ha escuchado mucho acerca de la calidad, y de la administración de la calidad total. La administración de la calidad total se refiere ampliamente a un enfoque de administración integrador de la satisfacción del cliente a través de una amplia variedad de herramientas y técnicas dirigidas a generar bienes y servicios de gran calidad. La filosofía de la mejora continua le pide a la gente en toda la compañía que se supere constantemente y que haga mejor todo lo que lleva a cabo.

La organización que aprende

A medida que las antiguas reglas para hacer negocios se vuelven obsoletas, las empresas deben ser flexibles y adaptables a los tiempos rápidamente cambiantes. Las organizaciones, como las personas, constantemente deben aprender cosas nuevas y evitar la obsolescencia. En vez de simplemente reaccionar ante el cambio, deben anticiparlo y mantenerse a la cabeza de él.

En la organización que aprende, se da a los empleados la oportunidad de saber qué está sucediendo, de pensar constructivamente acerca de los asuntos importantes, de buscar oportunidades para aprender cosas nuevas y de buscar soluciones creativas a los problemas.