Sistemas de Información Empresarial: Conceptos, Componentes y Funciones Clave

Concepto de Sistema

Un sistema se puede definir como un conjunto de elementos relacionados entre sí que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas (datos, energía o materia) y proveyendo salidas (información, energía o materia procesadas).

Funciones de un Sistema

• Conseguir los fines y objetivos perseguidos.
• Adaptarse al medio y a la situación.
• Conservar el equilibrio interno.
• Mantener su cohesión interna.

Características de un Sistema

• Estabilidad: Es la cualidad por la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz frente a las acciones de los factores externos al mismo. La estabilidad (homeostasis) se manifiesta a través de todos los procesos; la situación material o energética del sistema se mantiene constante.
• Adaptabilidad: Es la cualidad que debe poseer el sistema, mediante la cual es capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados en los que conserve su eficacia y orientación, que constituye su finalidad.
• Eficiencia: La eficiencia es la cualidad por el cual el sistema atiende a su objetivo con economía de medios, poniendo en juego procesos que le permiten ser adaptable y equilibrado.
• Sinergia: Es la cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la de sus componentes sumados individualmente. Define los sistemas como conjuntos de acción combinada de componentes diversos, y dan como resultado la sinergia o el efecto de aplicación de la capacidad individual.

Sistema de Información

Se define como sistemas formales para recopilar, integrar, comparar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente. Además, apoyan la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización.

Componentes de un Sistema de Información

• Información normativa: Normas técnicas de conducta, actuación administrativa, tratamiento, control, difusión y distribución permanentes y transitorias.
• Información de planificación: Objetivos y medios a los que han de acomodarse las operaciones futuras de la empresa en el orden a conseguir sus fines.
• Información de relación: Conocimiento de la acción de los factores endógenos y exógenos; contacto entre los miembros de la empresa.
• Información de control y gestión: Comparación entre la operación con la normativa y la planificación.
• Información integrada: Síntesis de informaciones para el uso formal y periódico de la dirección de todos sus niveles.

El Control de la Empresa

El control es la esencia del funcionamiento de la empresa como sistema, de acuerdo con el principio cibernético de la realimentación. Lo más significativo de las decisiones adaptativas y las modificativas consiste en actuar sobre comportamientos a fin de reducir alguna desviación percibida.

El Control como Sistema

Como función directiva, el control se ve influido en su desarrollo por una serie de circunstancias, de las cuales dos de las más significativas pueden ser el estilo de la dirección y la planificación.

Componentes del Sistema de Control

• Control operacional:
  • Control de actividad: Supervisa la medida del proceso de la actividad, la ejecución y la administración. Controla la actuación y conducta técnica.
  • Control de resultados: Basado en la información elaborada y primaria, medida en periodos de tiempo determinados.
• Control integrado de gestión: Resultados de actividad y gestión con un alto grado de síntesis y elaboración, tratando áreas funcionales completas integradas entre sí.

Sistema de Planificación de una Empresa

Planificar es crear las condiciones para el desenvolvimiento coordinado de la empresa, aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y paliando los efectos negativos del mismo. El impulso más poderoso de integración es el que aparece en la empresa cuando se realiza en ella la planificación. La planificación es una función clave para los dirigentes.

Planificación

Planificar es el proceso de preparar un conjunto de decisiones para la acción futura, dirigida al logro de objetivos por medios preferibles. También consiste en formular planes de acción que permitan anticiparse y modelar el futuro.

Tipos de Planes

• Planes estratégicos: Establecen los lineamientos generales de la planificación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos).
• Planes tácticos o funcionales: Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.
• Planes operativos: Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.

Misión

Define la razón de ser de la empresa, determina a qué nos dedicamos y cuál es el giro de nuestro negocio. Describe por qué hacemos y para qué lo hacemos. Debe estar orientada a los consumidores.

Visión

Es una concepción o anticipación vivida o imaginativa. Describe el sueño que tenemos para el futuro de nuestra organización. Es lo que inspira nuestros esfuerzos futuros. Define a dónde queremos llegar.

Sistema de Administración Documentaria

Es el proceso de técnicas que nos permite efectuar un control efectivo de la documentación de una entidad, desde que se genera hasta su archivamiento, así como la documentación que ingresa, circula y egresa de la misma.

Importancia

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional.

Funciones Generales de Trámite Documentario

• Organizar, supervisar y ejecutar los procesos técnicos de recepción.
• Controlar mediante registro el flujo interno y externo de los registros.
• Proporcionar a las autoridades y público en general información oportuna sobre el estado de los trámites de los documentos.

Clasificación de los Documentos

• Por su origen:
  • Internos: Son documentos que se originan en las diferentes unidades orgánicas de la entidad.
  • Externos: Son los documentos que se originan fuera de la entidad.
• Por su contenido:
  • Simples: Cuya finalidad es informar un hecho, suceso o actividades realizadas o por realizar.
  • Compuestos: Aquellos cuyo asunto busca obtener un servicio o un derecho de la entidad.
  • Especiales: Aquellos que van dirigidos a autoridades superiores de la entidad, que van en sobre cerrado con la rotulación de "privado", "confidencial" o "reservado", cuya tramitación es directa.