Sistemas de Información: Conceptos Clave y Aplicaciones Estratégicas en las Empresas

Sistemas de Información: Conceptos Clave y Aplicaciones Estratégicas

Definición de Sistemas de Información

Un sistema de información se define como cualquier combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos informáticos que almacena, recupera, transforma y disemina información en una organización.

Requisitos de la Información de Calidad

La buena información debe ser:

• Accesible
• Exacta
• Confiable
• Completa
• Segura
• Económica

Características de los Sistemas

Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados que producen un resultado superior o distinto a la simple agregación de sus elementos. Sus características clave incluyen:

• Costo: Debe compensarse con los beneficios.
• Oportunidad: La información debe estar disponible cuando se necesita.
• Corrección: Debe estar libre de errores o defectos.

Características de la Información

La información es una representación de uno o varios hechos que motiva a la acción o toma de decisiones. Sus características son:

• Relevancia: Destaca los aspectos más importantes.
• Excepción: Genera presencia de desvíos.
• Relatividad: Debe hacer referencia a otros datos.
• Comprensibilidad: La presentación de los informes debe ser comprensible para sus destinatarios.

Tipos de Procesos de Información

• Procesamiento por lote
• Procesamiento en línea y tiempo real
• Interconexión y negocios de redes

Sistemas Transaccionales

Los sistemas transaccionales dan soporte administrativo a las transacciones de cada empresa, permitiendo visualizar por pantalla la información necesaria para que el usuario pueda ejecutarla, emitiendo los formularios o comprobantes del caso y actualizando los archivos correspondientes.

Clasificación de Sistemas de Información según McFarlan

• Soporte: Sistemas de información usados como actividad de soporte de operaciones comerciales. Ejemplo: empresa en producción.
• Fábrica: No se considera a la tecnología informática como necesaria para generar futuras ventajas competitivas. Ejemplo: compañía aérea.
• Turnaround: Empresas que se encuentran en proceso de cambio, desde una posición de soporte hacia otra estratégica.
• Estratégico: Los sistemas de información adquieren importancia estratégica.

Objetivos de los Sistemas de Información

Los sistemas de información sirven para:

• Adquisición de ventajas competitivas
• Mantenimiento de estatus competitivo
• Construcción de barreras de entrada
• Cambio de relaciones con clientes y proveedores
• Creación de nuevos productos
• Posibilidad de alianzas estratégicas
• Contrarrestar fuerzas de la competencia
• Rediseño de procesos de negocios
• Cambio de las bases de la competencia

Tecnologías de Información

Las tecnologías de información son los componentes de hardware necesarios para que el sistema opere. Incluyen:

• Tecnología informática del hardware
• Software
• Tecnología de redes de telecomunicaciones
• Tecnología de administración de recursos de información

Funciones Fundamentales de los Sistemas de Información en los Negocios

Los sistemas de información apoyan:

• Estrategias para conseguir una ventaja competitiva
• A los empleados y directivos en la toma de decisiones
• Los productos y operaciones de negocios

Tipos de Sistemas de Información

1. Sistemas de Apoyo a las Operaciones

Procesan los datos.

• Sistemas de procesamiento de transacciones: Registran y procesan datos de las transacciones de negocios.
• Sistemas de control de procesos: Monitorean y controlan procesos.
• Sistemas de colaboración empresarial: Mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y grupos de trabajo.

2. Sistemas de Apoyo a la Administración

Proporcionan información y apoyo para una toma eficaz de decisiones por parte de los directivos.

• Sistemas de información gerencial: Proporcionan información en forma de reportes.
• Sistemas de información ejecutiva: Proporcionan información a partir de fuentes internas y externas para ejecutivos y gerentes.
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: Dan apoyo informático a directivos durante el proceso de toma de decisiones.

Otras Clasificaciones de Sistemas de Información

• Sistemas expertos: Ofrecen consejo experto para tareas operativas o para decisiones de la gerencia.
• Sistemas de administración del conocimiento: Apoyan la creación, organización y difusión del conocimiento de negocio a los empleados y gerentes en toda la empresa.
• Sistemas funcionales de negocios: Apoyan las funciones básicas del negocio.
• Sistemas de información estratégica: Aplican apoyo de información a los productos y servicios de negocio de una empresa para lograr una ventaja estratégica sobre sus competidores.
• Sistemas de información interconectados: Combinación de sistemas que proporcionan una diversidad de funciones.

Desarrollo de Soluciones de Sistemas de Información

El desarrollo de soluciones de sistemas de información implica: investigar, analizar, diseñar, implementar y mantener.

Componentes de un Sistema

• Entrada: Capturar e integrar elementos que ingresan al sistema.
• Procesamiento: Proceso de transformación que convierte la entrada en salidas.
• Salida: Transferencia de los elementos.
• Retroalimentación: Información acerca del desempeño de un sistema.
• Control: Monitoreo y evaluación de la retroalimentación, realiza los ajustes necesarios a la entrada para asegurar que produzca el resultado deseado.

Tipos de Sistemas

• Sistema Abierto: Interactúa con otros sistemas en su ambiente.
• Sistema Adaptativo: Capacidad de cambiarse a sí mismo para sobrevivir.

Recursos de los Sistemas de Información

1. Recursos de Personas

• Usuarios finales: Personas que utilizan un sistema de información o la información que este produce.
• Especialistas de sistemas de información: Personas que desarrollan y operan los sistemas de información.

2. Recursos de Hardware

• Máquinas: Computadoras.
• Medios: Objetos tangibles que registran datos.

3. Recursos de Software

• Programas: Instrucciones que dirigen y controlan el hardware informático.
• Procedimientos: Instrucciones para el procesamiento de información.

4. Recursos de Datos

• Base de datos: Mantienen los datos procesados y organizados.
• Base de conocimiento: Mantienen el conocimiento en diversas formas.

5. Recursos de Redes

• Medios de comunicación: Cables de par trenzado, cables coaxiales y de fibra óptica, tecnologías inalámbricas de microondas, celular y satelital.
• Infraestructura de redes: Se necesitan muchas tecnologías de hardware, software y de datos para apoyar la operación y el uso de una red de comunicaciones.

Actividades de los Sistemas de Información

• Entrada de recursos de datos
• Procesamiento de los datos de información
• Salida de los productos de información
• Almacenamiento de recursos de datos
• Control del desempeño del sistema

Caja Negra

Un sistema está definido cuando se conoce el proceso de transformación de entrada en salida. Cuando este no se conoce, se dice que es una "caja negra".

Estrategia Competitiva

La función estratégica de los sistemas de información implica utilizar tecnología de información para desarrollar productos, servicios y capacidades que dan a una empresa grandes ventajas sobre las fuerzas de la competencia a las que se enfrenta en el mercado global. Los sistemas de información estratégicos apoyan o formulan la posición competitiva y las estrategias de una empresa de negocios.

Fuerzas Competitivas

• Rivalidad de los competidores dentro de una industria
• Amenaza de nuevos participantes
• Amenaza de productos sustitutos
• Poder de negociación de los clientes
• Poder de negociación de los proveedores

Estrategias Competitivas Básicas

• Liderazgo en costos
• Diferenciación
• Innovación
• Crecimiento
• Alianzas

Usos Estratégicos de la Tecnología de Información

• Asegurar a sus clientes y proveedores
• Construir costos de cambio
• Levantar barreras de entrada
• Apalancar la inversión en tecnología de información