Redacción de Cartas Comerciales Efectivas: Estructura, Tipos y Gestión de Cobros

Redacción de Cartas Comerciales: Guía Paso a Paso

Pasos Previos a la Redacción

Antes de comenzar a redactar, es fundamental seguir estos pasos:

1. Recopilar información relevante.
2. Determinar el objetivo de la carta.
3. Documentarse sobre el destinatario: conocer sus necesidades y características.
4. Definir los puntos a tratar: establecer una estructura clara y concisa.
5. Depurar y organizar las ideas: asegurar la coherencia y fluidez del mensaje.

Estructura General de una Carta Comercial

Una carta comercial efectiva debe seguir una estructura lógica:

Introducción

Captar la atención del lector y presentar el tema a tratar. Proporcionar antecedentes relevantes para contextualizar el contenido.

Exposición o Desarrollo

Presentar los datos, argumentos y detalles que conforman el núcleo del mensaje. Utilizar un lenguaje claro y preciso, evitando ambigüedades.

Conclusión

Cerrar la carta de manera efectiva, incitando al lector a realizar una acción o adoptar una actitud específica. La conclusión debe estar alineada con los argumentos presentados en el desarrollo.

Importante: Evitar frases que reflejen duda o inseguridad. Emplear expresiones que transmitan confianza y profesionalismo.

Tipos de Cartas Comerciales

Cartas Relacionadas con el Proceso de Compras

Pedidos a Proveedores

Los pedidos pueden realizarse de diversas formas:

• Directamente: solicitando los artículos personalmente o a través de un representante, sin mediar documento escrito.
• Por teléfono: confirmando posteriormente por escrito.
• Con una carta de solicitud:
  • Carta pedido: la mercancía solicitada se especifica en el cuerpo de la carta.
  • Carta adjunto: la carta se acompaña de una orden de pedido como documento anexo.

Gestiones Previas al Pedido

1. Solicitud de catálogos, muestras, tarifas, condiciones de venta, etc.
2. Solicitud de presupuesto detallado, especialmente para artículos fabricados por encargo o que requieren adaptaciones especiales.

Solicitud de Información

Dejar claro qué datos se solicitan y por qué son necesarios. En un primer contacto, es fundamental obtener información sobre:

• Formas de suministro: tipos de envases, modos de transporte, plazos de envío, etc.
• Condiciones de venta: precios, descuentos, bonificaciones.
• Condiciones de cobro: formas de pago y plazos.

Solicitud de Presupuesto

Información necesaria:

1. Identificación de la compra: artículo, referencia, clase, etc.
2. Cantidad a comprar.
3. Fecha aproximada de la compra.
4. Forma y modo de envío.
5. Forma y plazos de pago.
6. Otros: compras periódicas, embalaje especial, etc.

Carta-Pedido

Especificar claramente:

1. Cantidad y clase de artículos.
2. Características.
3. Precio.
4. Forma de envío.
5. Plazos de entrega.
6. Condiciones de pago.

Pedido Anexo

Recordar que el comprador adquiere un compromiso al realizar un pedido. Detallar claramente la mercancía solicitada y las condiciones de compra.

Respuestas del Vendedor

Casos más frecuentes:

1. Respuestas para facilitar información.
2. Aceptación de un pedido.
3. Anuncio de envío.
4. Imposibilidad de envío.

Facilitar Información

Atender con rapidez y eficacia las solicitudes de información para aumentar la clientela.

Aceptar un Pedido

El vendedor puede aceptar o no las condiciones propuestas por el comprador. La aceptación puede ser explícita por solicitud del comprador.

Anunciar un Envío

Comunicar por escrito el envío realizado, dejando constancia del mismo.

Imposibilidad de Atender un Pedido

Posibles casos:

1. Pedido no claro: solicitar información adicional.
2. Falta de existencias: informar sobre la demora en el envío.
3. Productos descontinuados.
4. Condiciones de pedido no aceptables.
5. Pagos pendientes del comprador.
6. Otras circunstancias que impidan cumplir con el pedido.

Nota: Los casos más sencillos son informar sobre la falta de existencias y la demora en el envío.

Cartas de Reclamación

Casos de Conflicto

Situaciones que pueden generar reclamaciones:

• Retraso en el envío.
• Mercancía incorrecta.
• Faltan artículos.
• Productos en mal estado.
• Productos de baja calidad.
• Mal servicio.
• Trato inadecuado al cliente.
• Errores en facturas o albaranes.
• Otros incidentes que causen insatisfacción.

Al redactar una carta de reclamación, especificar:

1. Qué se reclama.
2. Por qué se reclama.
3. Solución propuesta.

Quejas y Reclamaciones de Clientes

Actuar con tacto, firmeza y diplomacia para resolver la situación y satisfacer al cliente. En estos casos, la fase de "pasos previos" es fundamental.

Cartas Relacionadas con el Proceso de Cobro

Ser claro y preciso en la redacción.

Normas para Cartas de Cobro

• Mencionar cantidades monetarias: escribir la cantidad en cifras y repetirla en letras mayúsculas entre paréntesis, indicando la moneda.
• Plazos, vencimientos, números de factura, cheques: dejar claros los datos para evitar malentendidos (número de documento, fecha, plazos, etc.).

Reclamar un Pago sin Perder al Cliente

?:Hay que cuidar mucho la redacción de estas cartas cuyo contenido variara dependiendo de quién es el deudor y la demora producida

NORMAS A TENER PRESENTE AL REDACTAR UNA RECLAMACION DE PAGO 1).No debemos perder un buen cliente por cobrar una deuda; solo en el caso de los morosos habituales se utilizaran cartas duran. 2).No conviene amenazar con acciones que no se pienses  llevar a cabo. 3). Se darán todos los argumentos de que se dispongan para justificar las acciones de cobro que vayan emprender. 4).en todo caso se intentara conseguir el cobro de la forma más amistosa posible 5). la reclamación de una deuda por vía judicial será el último recurso ¿A QUIÉN SE CONSIDERA MOROSO?Existen diversos morosos:1).El moroso indiferente: Puede pagar la deuda, pero no lo hace porque se ha olvidado o porque se ha olvidado o porque nadie se lo ha recordado. 2).El moroso insolvente: La situación de insolvencia es aquella en la que el volumen de deudas supera los recursos monetarios disponibles. 3).El moroso con mala fé: Puede pagar pero no quiere hacerlo. Le interesa retrasar los pagos todo lo posible. FASES DEL PROCESO DE RECLAMACIÓN DE UNA DEUDA. *Fase inicial. De manera amable, por medio de una carta, le recordaremos el pago que tiene pendiente. Al redactar, partiremos del supuesto de que el retraso se debe a un olvido involuntario por su parte.

*Fase intermedia. En una segunda carta, empleando un lenguaje más enérgico que en la primera, le recordaremos que se le ha avisado anteriormente y la deuda persiste. Para asegurarnos de que la carta llega a su destino, utilizaremos el servicio de certificado.  *Fase Final. Si hemos llegado a la situación en la que, tras varias cartas y avisos, la deuda no se paga y no existe justificación para ello, habrá que emprender las acciones legales que sean necesarias, pero antes se le avisará al deudor, pues lo mejor será resolver la situación sin tener que llegar a los tribunales. LAS CIRCULARES: Es aquella cuyo contenido interesa de igual manera a muchas personas y lo único que varia de una a otra es el nombre del destinatario ya que el resto es igual para todos incluso la firma suele figurar impresa. Siempre que se pueda procuraremos que la redacción sea original amena y elegante. RECURSOS PARA PERSONALIZAR LAS CIRCULARES //1): Seleccionar muy bien a los destinatarios en función de cada caso.2).Firmar cada una de las cartas. Esto solo es posible cuando el numero no es excesivamente elevado.3).Imprimir los datos del destinatario con la misma letra que el resto de la carta. 4).Incluir algún dato relevante del destinatario.

LAS OFERTAS Y VENTAS POR CORREO Se tratan de una variante de las circulares pero a diferencia de estas tienen como objetivo conseguir que el destinatario responda favorablemente a la oferta que se le hace. Se recorre a ellas por distintos motivos:1).para presentar un nuevo producto o servicio a los clientes habituales2).para realizar alguna oferta especial a los clientes.3).Para presentar los productos o servicios a personas con las que no se tienen relaciones comerciales4).Cualquier otro. ¿CÓMO CONSEGUIR QUE ESTAS CARTAS SE LEAN? Para su redacción podemos desarrollar una secuencia con las fases siguientes:1).pasos previos: identificar el objetivo, las circunstancias de la mayoría de los destinatarios…2).atraer la atención: en la introducción comenzaremos con alguna fórmula original para captar el interés3).mantener el interés: en la fase del desarrollo utilizaremos argumentos para convencer al lector de las ventajas que ofrece nuestro producto. 4). Ganarse la confianza. Plantear al lector directamente la propuesta.  5).Personalidad en las cartas.