Protocolo y Organización de Eventos: Aspectos Clave

Estatutos de Autonomía en España

Los Estatutos de Autonomía son la norma institucional básica de cada Comunidad Autónoma en España. A continuación, se enumeran las 19 Comunidades y Ciudades Autónomas:

1. País Vasco
2. Cataluña
3. Galicia
4. Andalucía
5. Principado de Asturias
6. Cantabria
7. La Rioja
8. Región de Murcia
9. Comunidad Valenciana
10. Aragón
11. Castilla-La Mancha
12. Canarias
13. Navarra
14. Extremadura
15. Islas Baleares
16. Comunidad de Madrid
17. Castilla y León
18. Ceuta
19. Melilla

Conceptos Clave en Protocolo

Pseudoanfitrión

Se refiere a la persona o institución que, siendo dueña del lugar donde se realiza el evento, no es la persona convocante u organizadora. Debe recibir un tratamiento especial en la ordenación de invitados en la presidencia o línea de saludos.

Anfitrión Desplazado

Hace referencia a una situación en la que el anfitrión real del evento deja de serlo cuando su jefe acude al acto.

Himnos: Precedencias y Modo de Interpretación

Precedencias en los Himnos

• Si solo hay un himno, este sonará al final de la ceremonia.
• Si el himno tiene que sonar al principio del acto, el himno nacional se interpretará primero.
• Si la interpretación de himnos está prevista al finalizar el acto, el himno nacional sonará el último.
• En actos internacionales celebrados dentro de nuestro territorio nacional, se interpretarán primero los himnos extranjeros y, finalmente, el himno nacional español. En las despedidas, el orden será al revés.

Modo de Interpretación del Himno Nacional

• Versión completa (52 segundos): Se utiliza en actos de homenaje a la bandera, actos a los que asistan Sus Majestades o sus respectivos consortes, y actos recogidos en el Reglamento de Honores Militares.
• Versión reducida (27 segundos): Se utiliza en actos oficiales a los que asistan los Príncipes de Asturias, el Presidente del Gobierno, actos deportivos en los que haya una representación de España, y en los demás casos previstos en el Reglamento de Honores Militares.

Banderas: Criterios de Ordenación y Luto

Criterios de Ordenación

• Criterio ONU: Por orden alfabético en inglés, empezando por la del país anfitrión (es el más aconsejable).
• Criterio Olímpico: Por orden alfabético en el idioma del país anfitrión (más complejo de entender).
• En alternancia: Siendo la primera la del país anfitrión y, a continuación, el resto.
• Lineal: Comenzando por la derecha (según miramos desde el escenario) y siguiendo el orden hacia la izquierda. En esta opción, se recomienda dejar un hueco libre en el centro.

Luto

• Banderas de interior: Se coloca un crespón o lazo negro anudado en la parte alta del mástil (sin enganchar la enseña).
• Banderas de exterior: Ondearán a media asta (sin lazo ni crespón). El procedimiento es bajar la bandera completamente y luego izarla hasta la mitad del mástil.

Nota de Interés y Nota de Protocolo

Nota de Interés

Es una tarjeta que se incluye dentro del sobre de la invitación, de menor tamaño y diseño similar. Contiene datos adicionales que no se han podido incluir en el tarjetón de invitación, como la hora de la celebración, la puerta de acceso, la etiqueta exigida, si habrá o no cóctel al final del acto, si hay aparcamiento, un programa abreviado, etc.

Nota de Protocolo

Es un documento o herramienta con información más extensa, destinado a las autoridades protagonistas del acto. Detalla su “actuación” durante todo el desarrollo del evento, desde su llegada hasta su marcha.

Vinos y Maridajes

• Aperitivos: Vino blanco seco ligero, blanco dulce, manzanilla, rosados.
• Arroces: Blanco semiseco o rosado.
• Postres: Vinos dulces.

Seguridad en Vehículos: Niveles de Protección

• Nivel 1 (Mínimas): Un escolta en un único coche, en el asiento del copiloto. Es la más utilizada y discreta.
• Nivel 2 (Medias): El nivel anterior más otro coche detrás con otro escolta.
• Nivel 3 (Máximas): Coche de escolta delante y detrás.
• Nivel 4 (Extramáxima): Un coche delante y dos detrás.
• Nivel 5 (Caravanas de Vehículos): Para desplazar a un ejecutivo o cliente VIP. Su organización depende de los cuerpos de seguridad. Suele estar compuesta por:
  1. Motoristas
  2. Jefe de caravana
  3. Jefe de protocolo
  4. Cápsula de seguridad con coche VIP
  5. Séquito de cuatro coches VIP
  6. Motoristas

Etiqueta: Vestimenta según la Hora y el Tipo de Evento

• Cualquier hora: Hombres - traje oscuro; Mujeres - traje corto.
• Evento de 18:00 a 20:00 horas: Hombres - chaqué; Mujeres - traje corto.
• Evento nocturno: Hombres - esmoquin; Mujeres - vestido de cóctel o largo.
• Gran Gala: Hombres - frac; Mujeres - vestido largo.

Minuta

Es el menú especial para algún tipo de evento (un banquete de boda, un cumpleaños, una jubilación). Se confecciona una carta propia y específica para ese evento, incluyendo todos los platos y bebidas que componen el menú, así como el motivo de la celebración. No incluye el precio.

Sistemas de Ordenación de Comensales en la Mesa

Sistema del Reloj

Válido para comidas de caballeros con señoras. También es válido para comidas de solo caballeros o de solo señoras, con la única diferencia de que la primera presidencia tiene un rango muy superior a la segunda. Sigue el movimiento de las agujas de un reloj. Los comensales se sitúan en una especie de espiral o de círculos concéntricos alrededor de las dos presidencias. A partir de la primera presidencia, se alternan los comensales, colocándose el primero a la derecha de la primera presidencia y el segundo a su izquierda; el tercero a la derecha de la segunda presidencia y el cuarto a su izquierda, y así sucesivamente.

Sistema Cartesiano

Válido para comidas de solo caballeros o de solo señoras. Para las comidas de caballeros con señoras, solamente es válido si presiden dos personas del mismo sexo. Sigue el movimiento de una equis. A partir de la primera presidencia, se alternan los comensales, colocándose el primero a la derecha de la primera presidencia y el segundo a la derecha de la segunda presidencia; el tercero a la izquierda de la primera presidencia y el cuarto a la izquierda de la segunda presidencia, y así sucesivamente.