Proceso Administrativo en Salud: Planificación, Organización y Diseño Departamental

Planificación

Es la primera etapa del proceso administrativo en salud, que implica definir metas y objetivos. Incluye el análisis de la situación, la definición de objetivos, la formulación de estrategias, y la implementación y monitoreo de estas, en las siguientes fases:

• Análisis de Situación: Evaluación del entorno, recursos y necesidades de la población.
• Definición de Objetivos: Establecer metas específicas y medibles.
• Formulación de Estrategias: Diseñar planes de acción para alcanzar los objetivos.
• Implementación y Monitoreo: Ejecutar las estrategias y hacer seguimiento de los resultados.

Organización

Segunda etapa del proceso, estructurando los recursos humanos, materiales y tecnológicos. Se enfoca en la división del trabajo, la coordinación, y la asignación de recursos. Los principios incluyen jerarquía, paridad entre autoridad y responsabilidad, unidad de mando y especialización.

• División del Trabajo: Asignación de tareas específicas a individuos o equipos.
• Coordinación: Establecer mecanismos para asegurar que las diferentes unidades trabajen en conjunto.
• Estructura Organizacional: Diseño de la jerarquía y los canales de comunicación.
• Asignación de Recursos: Distribución de recursos materiales y humanos de manera óptima.

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse a una sola actividad. Esto genera eficiencia y destreza.

Jerarquía: Establecer centros de autoridad donde emane la comunicación y que la autoridad y la responsabilidad fluyan de arriba hacia abajo.

• Paridad Entre Autoridad y Responsabilidad: A cada grupo de autoridad corresponde igual grado de responsabilidad.
• Unidad De Mando: Un jefe por cada grupo de subordinados.
• Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse a través de avisos o memorándums.
• Espacio o Tramo de Control: No se recomienda más de 5 o 6 subordinados por cada jefe.
• Coordinación: Armonía y sincronización. Debe mantenerse el equilibrio.
• Continuidad: Pero ajustándose a los cambios.
• División del trabajo: Especialización lleva a la eficiencia. La repetición de tarea lleva a la especialización.
• Descentralización de autoridad: La Autoridad se delega. La Responsabilidad se conserva.

Problemas y Conflictos en la Organización

Exceso de centralización, descentralización exagerada, duplicación de tareas, dualidad de mando y servicio mal asignado son algunos problemas comunes.

Diseño Organizacional

Define la estructura básica y los mecanismos de operación, decisión y coordinación dentro de una empresa, abarcando tanto la diferenciación horizontal (departamentalización) como la vertical (jerarquía), con los siguientes requisitos:

• Estructura básica
• Mecanismo de operación
• Mecanismo de decisión
• Mecanismo de Coordinación

Formalización y Centralización

La formalización implica la existencia de reglas y reglamentos, mientras que la centralización se refiere a la concentración de autoridad en los niveles más altos.

Integración

Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la organización. Cuando mayor sea la diferenciación, más heterogénea es la estructura de la empresa y mayor necesidad de coordinar las diferentes partes de la organización.

Diseño Departamental

Se refiere a la estructura organizacional de los departamentos o divisiones de la empresa, es decir, al esquema de diferenciación e integración existentes en el nivel intermedio de la empresa.

Su enfoque se limita a las relaciones entre los objetivos y las decisiones estratégicas de la empresa (nivel institucional) y la ejecución de las tareas mediante la aplicación de recursos disponibles (nivel operacional).

Departamentalización

Estructura organizacional que divide las tareas en áreas o departamentos, facilitando la especialización. Los tipos de organización incluyen funcional, por productos y servicios, territorial, por clientela, por proceso, por proyecto, y matricial (mixta).

• Funcional (finanzas, recurso humano, producción)
• Por productos y servicios (salidas o resultados)
• Por base territorial (área geográfica)
• Por clientela (usuarios, clientes)
• Por proceso (fases del proceso)
• Por proyecto
• Matricial (mixta)

1. Diferencia entre estructura organizacional y departamental:

La estructura organizacional define la jerarquía y los canales de comunicación, mientras que la estructura departamental agrupa las tareas en departamentos específicos. La estructura organizacional influye en la eficiencia y productividad al asegurar una distribución clara de tareas y responsabilidades. Por ejemplo, una jerarquía clara puede facilitar la toma de decisiones rápida y eficiente.

2. Influencia de la organización departamental en la especialización:

La departamentalización facilita la especialización al agrupar funciones similares bajo un mismo departamento, permitiendo a los empleados concentrarse en tareas específicas. Un mal diseño organizacional, como la duplicación de tareas, podría causar ineficiencia y retrasos en la consecución de los objetivos.

3. Influencia de la estructura organizacional en la toma de decisiones:

La estructura organizacional determina el flujo de autoridad y responsabilidad. En una estructura centralizada, las decisiones se concentran en los niveles superiores, mientras que en una descentralizada, se delega la toma de decisiones a los niveles inferiores. Al elegir una estructura organizacional, se debe considerar el tamaño de la empresa, la complejidad de sus operaciones, y la necesidad de flexibilidad. Una estructura departamental bien definida mejora la alineación de los equipos con los objetivos estratégicos.

4. Estructura organizacional más efectiva (centralizada o descentralizada):

En una organización moderna, la descentralización suele ser más efectiva, ya que permite una mayor flexibilidad, fomenta la innovación y mejora la respuesta ante cambios del entorno. La toma de decisiones más cercana al problema puede hacer a la organización más ágil y adaptable.

5. Contribución de una estructura departamental bien definida a los objetivos estratégicos:

Una estructura departamental bien definida agrupa funciones similares, lo que facilita la especialización y eficiencia en el trabajo. Cada departamento puede concentrarse en tareas específicas, lo que mejora la productividad y permite una mejor coordinación entre las áreas. Además, facilita la asignación clara de responsabilidades, lo que asegura que cada unidad esté alineada con los objetivos estratégicos generales de la empresa. Por ejemplo, un departamento de ventas bien organizado puede concentrarse en cumplir los objetivos de crecimiento mientras que el de recursos humanos puede enfocarse en atraer y retener el talento necesario para apoyar dicho crecimiento.

6. Estructura organizacional más efectiva en una organización moderna: centralizada o descentralizada:

En una organización moderna, una estructura descentralizada es generalmente más efectiva. Esto se debe a:

Mayor flexibilidad y adaptabilidad: Las decisiones se toman más cerca de donde ocurren los problemas, lo que permite una respuesta rápida a los cambios del entorno, como nuevas tecnologías o fluctuaciones del mercado.

Fomento de la innovación: Al delegar el poder de decisión a niveles inferiores, se promueve la creatividad y la autonomía, lo que motiva a los empleados a encontrar soluciones novedosas.

Empoderamiento del personal: Los empleados se sienten más involucrados en los procesos de toma de decisiones, lo que mejora su satisfacción y compromiso con los objetivos de la empresa.

Por otro lado, una estructura centralizada puede ser más adecuada para organizaciones pequeñas o en entornos estables donde se requiere un control rígido, pero en el contexto dinámico y

competitivo actual, la descentralización permite una mayor agilidad y adaptación a las necesidades del mercado.