Procés Administratiu: Planificació, Organització i Control

Procés administratiu: conjunt de tasques i activitats que fa l’administració de l’empresa per aconseguir els seus objectius i propòsits.

Planificació: establir objectius, decidir com aconseguir-los, definir normes i establir criteris per arribar a les metes de l'empresa.

Etapes de la planificació:

• Analitzar la situació: es revisa com està l'empresa i el seu entorn per trobar oportunitats.
• Fixar l'objectiu: es decideix on es vol arribar i les opcions per aconseguir-ho.
• Avaluar punts forts i febles: es miren els costos i riscos per triar l'opció més adequada.
• Controlar i corregir: es revisa el pla sovint per fer ajustos si hi ha canvis.

L'organització crea una estructura que defineix les tasques de cada persona de l'empresa.

Organització formal: és com l’empresa està organitzada de manera planificada, on cadascú té el seu lloc per treballar junts i aconseguir els objectius.

Organització informal: són les relacions personals i socials que es formen naturalment entre les persones, sense que l’empresa les decideixi.

Controlar: Consisteix a comprovar que tot es fa com s'havia planejat, tant els objectius generals de la direcció com els subobjectius més específics de la gestió.

Teories de la motivació:

Teoria X: Els treballadors no els agrada treballar, volen fer el mínim possible i no volen responsabilitats. Prefereixen seguir ordres i evitar canvis.

Teoria Y: Els treballadors gaudeixen treballant, tenen ambició i volen responsabilitats. Veuen la feina com una manera d'aconseguir els seus objectius.

Teoria Z: Tots els treballadors són importants, es reconeixen els seus esforços i es promou la comunicació i el respecte per millorar els resultats.

La divisió per departaments és l'organització de l'empresa en àrees o equips, cadascun amb tasques específiques.

• Per funcions: El personal es divideix segons el que fa cada un, com per exemple, els que treballen en finances o els que fan producció.
• Per zones geogràfiques: Els treballadors es distribueixen segons la zona per atendre millor als clients.
• Per productes: El personal es separa segons els productes que fan, com per exemple, un grup per medicaments i un altre per cosmètics.
• Per processos: El treball es divideix en etapes de producció, com tintar i planxar en una fàbrica.

El procés administratiu té dues parts:

Fase mecànica

• Planificació: definir objectius, estratègies, procediments i pressupostos.
• Organització: repartir les tasques, establir nivells jeràrquics i descriure les funcions.

Fase dinàmica

• Gestió: prendre decisions, comunicar, liderar i supervisar el treball.
• Control: fixar estàndards, mesurar i corregir.

Taylorisme

• Fer la feina més ràpida i eficient, eliminant temps i moviments innecessaris.
• Els treballadors guanyen més si produeixen més.
• Un equip organitza totes les tasques, i els treballadors només han de seguir les instruccions.
• Els treballadors no poden canviar el que fan.

Mayo

• Fer la feina més agradable i millorar l'ambient laboral.
• La productivitat depèn que els treballadors estiguin motivats.
• És important que els treballadors es portin bé i es sentin bé a la feina.

Auditoria

Una auditoria és un control per revisar com està funcionant l'empresa. Es mira si els números són correctes i si els recursos es gestionen bé. Hi ha dos tipus d'auditoria segons qui la faci:

• Interna: es fa dins de l'empresa, com un control propi.
• Externa: la fan persones fora de l'empresa, que són professionals independents.

Segons què es vol controlar, hi ha diferents tipus d'auditoria:

• Auditoria de comptes: es revisen els números de l'empresa.
• Auditoria operativa: es mira si l'estructura i els objectius de l'empresa estan ben plantejats.
• Ecoauditoria: es controla com l'empresa afecta el medi ambient.

Tipus d'organigrames

Organigrama funcional: Reflecteix com està formada cadascuna de les unitats

Organigrama en línia i d'assessorament (staff): Aquest model millora els anteriors. Té una estructura central i departaments que només ajuden, però no tenen poder.

Definició d'organigrama

Els organigrames són la representació gràfica de l'estructura de l'organització empresarial.

Definició de procés d’administració i funcions:

El procés d'administració és el conjunt de passos per organitzar i dirigir recursos i assolir eficientment objectius.

Funcions del procés administratiu:

1. Fase mecànica:

• Planificació: Establir els objectius i les estratègies per assolir-los.
• Organització: Assignar i estructurar els recursos (persones, capital, equips) per dur a terme els plans.

2. Fase dinàmica:

• Gestió o direcció: Liderar, motivar i coordinar al personal per a executar les tasques assignades.
• Control: Verificar que els resultats s'ajustin als plans i corregir desviacions si és necessari.

Definició de planificació:

Serveix per marcar estratègies per a assolir-los, definir les polítiques de l’empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d’aconseguir els fins de l’empresa.

• Anàlisi de la situació de partida
• Marcar l’objectiu
• Detectar alternatives i analitzar-les
• Escollir
• Controlar

Definició d'organització:

Dissenyar una estructura on quedin definides totes les tasques que ha de fer cada persona que forma part de l’empresa. També ordenar el conjunt de relacions que puguin sorgir entre diverses tasques i àrees de funcionament.

Característiques del Taylorisme

• Eliminar els temps morts i marcar els moviments justos que havia de fer cada treballador, amb la finalitat d’augmentar la productivitat.
• Es proposaven uns salaris basats en el rendiment, de manera que el treballador que tingués un rendiment i un ritme d’activitat més alt.
• Oficina tècnica dedicada exclusivament a organitzar les tasques.

Característiques de Mayo

1. Escola de l’organització científica del treball

• Taylorisme: Anàlisi i disseny de càrrecs, especialització de funcions, descentralització de responsabilitats.
• Faylorisme: Divisió del treball, jerarquia ben definida, unitat de comandament de responsabilitats.

2. Escola de relacions humanes

• Existeixen incentius diferents dels materials i dels objectius de caràcter social.
• L’ésser humà no es pot programar com una màquina.

Teoria Z:

• Tots els treballadors són importants a l’empresa.
• Es reconeixen les seves aportacions.
• Es busca la conciliació entre els interessos de la plantilla i els de l’organització.
• S’estimula la comunicació i el respecte mutu.

L’organització formal:

L’organització formal es defineix com l’estructura intencional definida i identificada en la que l’empresa situa cadascun dels seus elements al lloc més convenient.

L’organització informal:

Són les relacions espontànies i no oficials que es formen entre les persones dins de l'empresa, basades en vincles socials i personals, fora de l'estructura jeràrquica establerta.

Divisió per departaments:

Es pot fer una estructuració segons les tasques que es duen a terme, de manera que a cada treballador se li assignin aquelles per a les quals estigui més capacitat: així es formen els departaments.

• Per funcions
• Per productes
• Per processos
• Per zones geogràfiques

Teoria X:

• Tenen aversió al treball, el consideren un mal que s’ha de suportar i, com a conseqüència, treballen el mínim possible.
• No tenen ambició i, per tant, no volen responsabilitats.
• Prefereixen que els manin.
• No volen canvis i prefereixen mètodes coneguts.

Teoria Y:

• Volen treballar, la feina els estimula i els ajuda a realitzar-se.
• Creuen que l’energia que desprenen amb el treball és tan natural com l’energia despresa amb l’esport o amb el joc.
• Tenen ambició, imaginació i creativitat.
• Volen responsabilitats i se senten responsables del seu treball.