Presentación de Proyectos a Accionistas: Estrategias y Mejores Prácticas

Resumen Ejecutivo del Proyecto

El resumen ejecutivo del proyecto debe abarcar entre 5 y 10 páginas, e incluir los siguientes puntos:

• Objetivos: Claramente definidos y alineados con la misión de la empresa.
• Antecedentes: Contexto y justificación del proyecto.
• Descripción: Detalles del proyecto, incluyendo su alcance y metodología.
• Seguridad, Salud y Medio Ambiente: Cumplimiento de normativas y políticas internas.
• Propiedad y Permisos: Estado legal y autorizaciones necesarias.
• Relación con el Plan de Negocios: Cómo el proyecto se integra y contribuye al plan estratégico.
• Vulnerabilidades: Identificación de posibles debilidades y riesgos.
• Personal: Equipo involucrado y sus roles.
• Costos de Operación: Estimación detallada de los costos operativos.
• Competitividad: Análisis del posicionamiento del proyecto en el mercado.
• Marketing: Estrategias de comercialización y promoción.
• Inversión y Calidad de Estimaciones: Detalle de la inversión requerida y la precisión de las estimaciones.
• Alternativas: Comparación con otras opciones viables, demostrando por qué este proyecto es la mejor alternativa.
• Análisis Económicos: Evaluación financiera del proyecto, incluyendo proyecciones de retorno.

Presentación al Accionista

La presentación al accionista debe realizarse en formato de diapositivas, con una duración de 1 a 2 horas. El contenido debe ser similar al resumen ejecutivo, transmitiendo un mensaje claro y conciso que incluya:

• Objetivos alineados con la misión de la empresa.
• Justificación del proyecto como la mejor alternativa.
• Breve descripción del proyecto.
• Cumplimiento con las normativas de seguridad, salud y medio ambiente.
• Diseños adecuados y revisados.
• Descripción del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), Plan de Operación del Proyecto (POP) y sus revisiones.
• Planes de marketing.
• Análisis de competitividad.
• Estimaciones de capital y su solidez.
• Estimaciones económicas sólidas, incluso ante condiciones adversas.
• Riesgos de negocios y las acciones para mitigarlos.

Revisión Interna

Antes de la presentación final, es crucial realizar una revisión exhaustiva con los departamentos técnico, de finanzas, contraloría, legal y ambiental. Es posible que surjan nuevos asuntos relacionados con el capital/costo, la metodología de evaluación, el análisis de sensibilidad, el manejo de impuestos, los permisos, etc. Para evitar sorpresas, se recomienda mantener informados a estos departamentos durante el desarrollo del proyecto y recoger sus requerimientos de manera proactiva.

Duración

El proceso de revisión y presentación puede durar entre 2 y 5 meses. Es importante prever los trabajos y fondos necesarios durante el periodo de espera en la etapa anterior.

Proyectos Menores

Todos los conceptos de revisión y presentación al accionista son igualmente válidos para proyectos menores. La diferencia radicará en la cantidad y extensión de las revisiones y presentaciones.

Programación

Se debe preparar un plan completo de revisiones y presentaciones, acordado con todos los interesados. Estas actividades impactarán el cronograma del proyecto, por ejemplo, en la espera de fondos para cada fase y en las actividades de los integrantes del equipo. Además, se requiere tiempo de terceros (operadores, mantenedores, staff, gerentes y presidentes), por lo que conviene solicitar su participación con anticipación.

Plan de Revisión

Un plan de revisión típico incluye:

1. Selección y orientación del equipo revisor.
2. Plan de actividades y cronograma.
3. Revisión de documentos y planos.
4. Revisión detallada (entrevistas y análisis).
5. Identificación de hallazgos.
6. Conclusiones y recomendaciones.
7. Retroalimentación al equipo del proyecto, dueño o contratista.
8. Recomendaciones e informe final.
9. Presentación a la gerencia.

Rol del Gerente de Proyecto

El gerente de proyecto tiene las siguientes responsabilidades:

• Aprobar los miembros del equipo revisor.
• Aprobar los objetivos de la revisión.
• Avisar al equipo de proyecto y al contratista.
• Obtener una actitud de colaboración.
• Gestionar oficinas y soporte.
• Dirigir la reunión inicial.
• Asistir a la reunión de revisión de hallazgos y conclusiones.
• Revisar, modificar o endosar las conclusiones.
• Supervisar la implementación de las recomendaciones.

Ejemplos de Experiencias con Revisiones

• Proyecto Fundición: Una Revisión Independiente del Proyecto (IPR) al 25% de la ingeniería de detalle detectó que el esquema con flash al 75% de ley de eje era inoperable. Esto resultó en cambios mayores en la inversión y el tiempo de ejecución.
• Proyecto Mina: Al final de la ingeniería básica, se decidió cambiar el tamaño de los camiones, lo que redujo la inversión y el costo, pero modificó los talleres y otros aspectos del proyecto.
• Proyecto Planta: Se redujo el nivel de contingencia por recomendación del IPR, mejorando los retornos del proyecto.