Planificación de Eventos: Programa, Contratos y Patrocinio

Programa del Evento

Programa: Agenda estructurada que detalla todas las actividades planeadas para un evento específico, incluyendo horarios. Objetivo: orientar a los participantes para que el evento fluya de manera ordenada. Se pueden incluir elementos interactivos, como clickear en una actividad para obtener más información.

Cronograma

Cronograma: Herramienta detallada que planifica y organiza todas las actividades y tareas específicas que deben realizarse antes, durante y después del evento, estableciendo un marco temporal preciso. Es fundamental para garantizar la ejecución ordenada y eficiente del evento.

Incluye

• Fechas y horarios exactos de cada actividad.
• Duraciones estimadas para cada segmento del evento.
• Responsables asignados a cada tarea.
• Hitos importantes del evento: momentos clave que requieren atención especial.
• Dependencia entre tareas: ayuda a identificar y gestionar el inicio y final de cada una.

Propósito

Sirve como una guía operativa para el equipo organizador y proporciona a los participantes y proveedores una visión clara del desarrollo del evento.

Escaleta

La Escaleta: Documento que detalla secuencialmente todas las acciones que acontecen en el evento, específicamente en la sala del evento, desde que el público toma asiento hasta que finaliza y abandona la sala.

Función

Ayudar a seguir el desarrollo del evento al equipo involucrado, controlar los tiempos, facilitar el trabajo de los técnicos y marcar las entradas y salidas de escena. Existen dos tipos de escaletas: la técnica (luces, sonido, volumen) y la artística (bailarines, cantantes, monólogos).

Contratos en la Planificación de Eventos

Contratos con Administraciones Públicas

Características y Regulaciones

Los contratos que celebra la Administración Pública tienen carácter administrativo privado. Son contratos administrativos los que tienen por objeto directo la ejecución de obras, la gestión de servicios y la realización de suministros, con algunas excepciones como aquellos cuyo objeto esté relacionado con servicios financieros, bancarios, de seguros, o relacionados con la creación e interpretación.

Importancia de los Contratos

¿Cómo puede un contrato ayudar en la Planificación de Eventos?

• Establece las condiciones y términos de la relación entre las partes involucradas.
• Ayuda a evitar malentendidos o confusiones, estableciendo claramente las obligaciones y responsabilidades de cada parte.
• Protege los intereses de ambas partes.

Modalidades de Contratos Laborales

Contratos Formativos

Contratos que permiten a una persona con titulación poner en práctica los conocimientos adquiridos o a una persona sin formación profesional acceder a ella.

Contrato en Prácticas

Facilita la inserción laboral de jóvenes mediante prácticas profesionales.

Contrato por Obra y Servicio

Para la realización de una obra o servicio concreto, distinto a la actividad normal de la empresa.

Contrato Eventual por Circunstancias de la Producción

Para atender necesidades circunstanciales del mercado, acumulación de tareas o exceso de pedidos.

Contrato de Interinidad

Para sustituir a trabajadores con derecho a reserva del puesto de trabajo.

Tipos de Contratos Mercantiles

Contrato de Compraventa Mercantil

Para la compra y venta de bienes muebles con fines comerciales.

Contrato de Renting

Alquiler a largo plazo de bienes muebles o inmuebles.

Contrato de Leasing

Arrendamiento financiero de bienes muebles o inmuebles.

Contrato de Ejecución de Obra

Para la realización de trabajos o proyectos específicos.

Contrato de Arrendamiento de Servicios

Para la prestación de servicios profesionales.

Contrato de Préstamo

Cesión temporal del uso o disfrute de un bien.

Contrato de Arrendamiento de Local de Negocio

Acuerdo entre el propietario y el arrendatario para el uso del local.

Contratación de Equipo Técnico, Artístico y Celebridades

La contratación de equipo técnico y artístico constituye una relación laboral especial. La contratación de celebridades implica un acuerdo entre el organizador y una persona famosa para participar en el evento.

Logística, Seguridad y Legislación en Eventos

Logística

Logística, Seguridad, Legislación en la Planificación de Eventos: La logística es fundamental para garantizar el transporte, la gestión de programas, la supervisión de contenidos y la organización de actividades.

Funciones

• Garantizar el transporte terrestre y aéreo.
• Gestionar los programas del evento (respuestas a invitaciones, programación de alimentos y bebidas).
• Supervisar los contenidos (oradores, programación de funciones).
• Organizar actividades adicionales (programas para cónyuges, entretenimientos).

Una buena planificación logística es clave para el éxito del evento.

Propuesta de Patrocinio

Elementos de una Propuesta de Patrocinio

Elementos que debe contener una propuesta de patrocinio:

• Resumen Ejecutivo: Puntos clave de la propuesta.
• Introducción: Contexto del evento y la propuesta.
• Descripción del Evento: Fecha, lugar, duración y objetivo.
• Público Objetivo: Intereses, necesidades y deseos del público.
• Beneficios para los Patrocinadores: Exposición de marca, acceso a participantes, oportunidades de networking.
• Niveles de Patrocinio: Precios y beneficios de cada nivel.
• Oportunidades de Activación: Momentos para interactuar con el público.
• Detalles de Contacto: Información para contactar al responsable.