Planificació, Organització, Direcció i Control Empresarial

La Planificació

La planificació consisteix a fixar objectius, marcar estratègies per aconseguir-los, definir les polítiques de l'empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d'aconseguir els fins de l'empresa. S'ha de tenir en compte:

1. Que aquests objectius siguin realistes i es puguin adaptar al moment en què es posin en pràctica.
2. Que s'estudiïn i s'aprofitin les possibilitats de l'entorn.
3. Que s'estableixin prioritats entre els diferents objectius i subobjectius, aprofitant sempre el cost d'oportunitat.
4. Que s'obtinguin amb el mínim de conseqüències imprevistes i que els seus costos siguin mínims, fins i tot els costos socials.
5. Que tots els subsistemes de l'empresa tinguin els recursos necessaris per obtenir-los.

Classificació dels plans per la seva dimensió temporal:

• A llarg termini: Són aquells plans que es preveuen en un període de temps superior a 5 anys.
• A mig termini: Són aquells plans que s'han d'assolir en un temps superior a 1 any i inferior a 5 anys.
• A curt termini: Són aquells plans que tenen com a límit l'exercici econòmic, és a dir, 1 any.

Etapes de la planificació:

1. Anàlisi de la situació de partida: S'analitza la situació actual de l'empresa i del seu entorn.
2. Fixació dels objectius: Es marquen els objectius (generals i subgenerals).
3. Creació d'alternatives o determinació de les línies d'actuació: Es marquen els diferents camins que duran l'empresa cap als objectius.
4. Avaluació de les alternatives: Consisteix a avaluar i analitzar cadascuna de les línies d'acció (estudiar-ne els punts forts i febles).
5. Elecció d'una de les alternatives: Es decideix quin pla s'executarà.
6. Control i determinació de desviaments: S'ha de fer un seguiment periòdic dels plans i corregir-los.

L'Organització

L'organització té per finalitat dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l'empresa (responsabilitat i autoritat). Etapes:

1. Determinar els nivells d'organització.
2. Atribuir les funcions de cada nivell de comandament.
3. Definir les relacions entre els diferents nivells d'organització.
4. Distribuir les funcions i objectius destinats a cada persona que forma part de l'organització.
5. Definir les vies de comunicació.

Escola d'organització científica del treball:

Frederick W. Taylor va ser el principal representant i creador d'aquesta escola. Aquesta escola defensava que les tasques havien de ser organitzades per una oficina tècnica dedicada exclusivament a pensar què havien de fer els treballadors.

Escola de relacions humanes:

Elton Mayo va comprovar que els treballadors augmentaven el rendiment si se'ls explicava la importància de la seva feina, s'introduïa música ambiental durant la jornada laboral i es feien descansos.

La Motivació a la Feina

• Els diners: Serveixen per satisfer necessitats de consum (de compra).
• Les expectatives de futur: Quan el treballador tingui possibilitats de millorar i ascendir en el lloc de treball.
• El reconeixement del treball: S'ha de tenir en compte l'esforç que fa cada persona en el seu lloc de treball.
• La col·laboració en el treball: S'han d'atorgar àrees de responsabilitat.

Teoria de Maslow:

1. Necessitats fisiològiques.
2. Necessitats de seguretat.
3. Necessitats socials o d'estatus.
4. Necessitats de la pròpia estima.
5. Necessitats d'autorealització.

L'Organització Formal

L'organització formal és l'estructura intencional definida i identificada en què l'empresa situa cadascun dels seus elements en el lloc que creu més adient.

Estructura organitzativa:

• Per funcions: Els treballadors s'organitzen segons la seva especialització.
• Per producte: S'utilitza en empreses que fabriquen més d'un producte i fa referència a l'agrupació personal.
• Per processos: El treball s'organitza per les fases que compon qualsevol cadena de producció.
• Per zones geogràfiques: S'organitza el personal de manera que conegui la zona on està destinat el producte.

Models d'estructura organitzativa:

• Model lineal o jeràrquic: Es basa en el principi de comandament, tothom depèn d'un superior que li dóna les ordres i només se'n poden rebre d'aquesta persona.
  • Avantatges: Simplicitat, l'autoritat i les àrees de responsabilitat ben definides, rapidesa en la presa de decisions.
  • Inconvenients: Falta d'especialització per part dels caps i excessiva concentració d'autoritat.
• Model funcional: Tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i cadascú desenvolupa una funció.
  • Avantatges: Es pot disposar d'especialistes dins de l'empresa, les comunicacions són efectuades directament.
  • Inconvenients: Cada treballador pot rebre ordres de més d'un cap.
• Model en línia d'assessorament: Té una estructura central de manera jeràrquica, amb un suport per part dels departaments d'assessorament.
  • Avantatges: Permet la intervenció d'especialistes que assessorin diversos departaments.
  • Inconvenients: Decisions lentes, conflictes de relacions de personal, cost addicional.
• Model en comitè: Cooperació de diverses persones a l'hora d'assumir autoritat i responsabilitat.
  • Avantatges: Decisions des de diferents punts de vista.
  • Inconvenients: Es triga molt a prendre les decisions, problemes (autoritat).
• Model matricial: Consisteix a combinar com a mínim 2 variables organitzatives (funcions i projectes) que s'enllacen per mitjà de relacions d'autoritat.
  • Avantatges: Organització flexible (pot variar).
  • Inconvenients: S'ha de saber combinar i coordinar totes les persones, problemes de diferents directors.

Organigrames:

Instrument simple, no dóna prou informació sobre l'estructura organitzativa d'una empresa.

Classificació segons forma:

• Organigrames verticals: Destacar la jerarquia de comandament (autoritat a dalt i per sota les que hi han subordinades) i les relacions de subordinació directa i indirecta.
• Organigrames horitzontals: Les unitats de comandament normalment se situen a l'esquerra i a la dreta les subordinades.
• Organigrames radials: Intenta crear un impacte visual per destacar en el centre els nivells més alts de la direcció.

Classificació segons finalitat:

• Organigrames informatius: Donen una informació global de l'empresa (grans unitats).
• Organigrames d'anàlisi: Hi apareix la totalitat de l'estructura organitzativa (detallada).

Classificació segons l'extensió:

• Organigrames generals: S'hi reflecteix tota l'estructura general de l'empresa (tots els departaments).
• Organigrames detallats: Sobre un departament concret.

Classificació segons contingut:

• Organigrames estructurals: Representen les unitats i les seves relacions de l'empresa.
• Organigrames de personal: Hi ha representades persones (nom i càrrec).
• Organigrames funcionals: Informen sobre com estan formades cadascuna de les unitats.

L'Organització Informal

Conjunt de relacions personals i socials que no estan preestablertes per la direcció o organització de l'empresa.

Gestionar

Intentar que les persones que formen l'empresa realitzin les tasques necessàries perquè s'assoleixin els objectius marcats.

Funcions del directiu, teoria de Douglas:

1. Elegir les tasques que s'han de realitzar.
2. Transmetre les tasques a les persones que té al seu càrrec.
3. Donar instruccions a aquestes persones perquè puguin realitzar les tasques de forma correcta.
4. Crear bones situacions de treball (motivar al personal).

Douglas i les seves dues postures externes:

• Teoria X: Persones que tenen aversió al treball, no tenen ambició (no responsabilitats), que els manin, no volen canvis.
• Teoria Y: Volen treballar (estimulant), tenen ambició, imaginació, creativitat, volen responsabilitats.

Controlar

Verificar que tot surti tal com s'havia previst en fer la planificació.

Etapes:

1. Marcar uns estàndards: Mesures que es consideren normals.
2. Mesurar les activitats: S'ha d'analitzar el que s'ha obtingut en la realitat.
3. Corregir les desviacions obtingudes: Una vegada s'han analitzat les desviacions s'han d'analitzar i determinar els motius que les han originat.

Tècniques de control:

• Auditoria: Verifica la planificació tant per comptabilitat com la rendibilitat.
• Control del pressupost: Controlar que la relació numèrica de la planificació es compleixi.
• L'estadística: Permet tractar les dades històriques d'un problema, treure conclusions i realitzar pronòstics.