Optimizando Sistemas de Información: Claves para el Éxito

Falla del sistema: Se produce cuando no está en operación en un tiempo especificado o no puede ser utilizado de la manera esperada. Los usuarios necesitan desarrollar procedimientos manuales en paralelo para hacer que los sistemas trabajen adecuadamente. Por ejemplo, continuar manteniendo en algunos sistemas casi todos los informes preparados para la administración prácticamente nunca son leídos. Se consideran como inútiles y llenos de cifras sin consecuencias para la toma o análisis de decisiones. Otros sistemas automatizados permanecen intactos, ya sea porque son demasiado difíciles de utilizar o porque la información que nos provee no es de confianza.

Es posible explicar la resistencia de los usuarios con 3 teorías:

• Teoría orientada a las personas: Factores internos de los usuarios producen resistencia a las nuevas formas de hacer las cosas.
• Teoría orientada hacia los sistemas: Por problemas en el diseño, los usuarios se resisten a un sistema.
• Teoría de la interacción: El sistema es aceptado por un grupo de personas mientras que otros usuarios temen por la pérdida de poder.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de 6 pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de información. Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema.

Factores que Contribuyen al Fracaso de un Sistema

Diseño: El diseño real de un sistema falla al no captar los requerimientos esenciales del negocio. La información puede no ser proporcionada lo suficientemente rápida para ser útil, también puede venir en un formato confuso y difícil de entender. Un sistema puede ser diseñado con una interface pobre. Un sistema de información será juzgado como un fracaso si su diseño no es compatible con la estructura, cultura y metas de la institución.

Datos: Los datos en el sistema tienen un alto grado de imprecisión. La información en ciertos campos puede ser errónea o ambigua, puede no estar bien desglosada, lo que dificulta la toma de decisiones.

Costo: El costo de la implantación es muy elevado. Costos extras que no estaban incluidos en el presupuesto.

Operaciones: El sistema no opera bien. La información no se proporciona en tiempo oportuno y de manera eficiente ya que el sistema tiene un tiempo de respuesta muy lento. La implementación se refiere a la organización para que sea exitosa, los usuarios del sistema, la brecha de comunicación entre diseñadores y usuarios, los administradores, nivel de complejidad y riesgos, darles seguimiento.

Medidas de éxito de un sistema:

• Nivel elevado del uso del sistema.
• Satisfacción de los usuarios con el sistema, con críticas y opiniones.
• Actitudes favorables de los usuarios hacia los sistemas y el personal de sistemas.
• Grado en el que el sistema cumple con las metas establecidas.
• Recuperación financiera para la institución, disminuyendo costos o incrementando beneficios.

Administración de la implantación.

Existen 2 etapas de la capacitación: la capacitación del personal y los procedimientos de conversión y revisión.

Capacitación: Explicando mejor esta parte ya que pensamos que es muy importante para que el sistema fluya de la mejor manera, es importante que cada una de las personas que estén involucradas con el sistema conozca cada parte.

Capacitación a los Operadores

Es importante que el departamento de cómputo esté bien entrenado con el sistema, para que así le pueda brindar un buen soporte, sea por cosas sencillas como para cosas extraordinarias que se puedan presentar en el día. Si la implantación necesita una nueva plataforma tecnológica, nuevos operadores deben ser entrenados en lo que son los posibles errores y así ir creando una lista de estos errores con sus posibles soluciones, así como también los números telefónicos de las personas que realizaron el sistema por si ocurre algo. Es también muy importante capacitar o familiarizarlo con los procedimientos del sistema, como puede ser la creación de archivos, facilitar la rápida navegación por el sistema.

Capacitación del Usuario

Esta capacitación también tiene que venir desde lo más básico como puede ser que hay muchos casos en el cual el operador es el mismo usuario, también hay que capacitarlos con el reconocimiento de los errores ya que así ellos pueden resolverlos. La mayor parte de la capacitación de usuario es con el trato específicamente con el sistema, enfatizando con los estándares de la empresa. También es importante que sepa cómo utilizar los periféricos como impresoras, saber que hay que introducir papel, recargar tinta, etc. Es importante que el analista realice un manual de usuario. Estos cursos de capacitación pueden llevarse a cabo desde la misma empresa donde se está implantando como también en hoteles o sitios ajenos a la empresa ya que puede ser que el proveedor haga uso del sistema.

Aspectos a Considerar para Evitar el Fracaso en la Implementación

Aspectos que se deben tomar en cuenta en el proceso de implantación para evitar el fracaso de un sistema de información:

Análisis:

• No se han asignado tiempo, dinero y recursos para investigar el problema.
• El personal no le dedica tiempo al proyecto.
• Los usuarios no están representados en el equipo.
• Los usuarios no colaboran con el equipo del proyecto para que capten la información necesaria.
• Los requerimientos provienen de documentación inadecuada de sistemas existentes.

Diseño:

• El diseño refleja los sesgos del personal técnico.
• El sistema está diseñado para servir únicamente a las necesidades actuales.
• Cambios drásticos en los procedimientos de los empleados o de otro personal, son planeados sin ningún análisis de impacto institucional.

Programación:

• Fue subestimado el tiempo y el dinero para el desarrollo del software.
• Los programas se escriben de manera difícil de modificar.

Pruebas:

• Fue subestimado el tiempo y el dinero requerido para hacer las pruebas.
• El equipo del proyecto no desarrolla un plan organizado de pruebas.
• Los usuarios no están involucrados en las pruebas.

Conversión:

• Presupuesto insuficiente para las actividades de conversión.
• La documentación del sistema y la de los usuarios son malas.

Métodos de Conversión de Sistemas

Método de conversión directa: Este tipo de conversión se hace de manera radical debido a que se hace de un día a otro obligando tanto física como psicológicamente al usuario a esto. Tiene una desventaja ya que al eliminar por completo el sistema antiguo se quedan sin respaldo, y si el sistema nuevo llegase a tener problemas este quedará parando a la empresa hasta que se solucione. También la empresa se retrasa varias semanas debido a que toda la captura de datos debe empezar de nuevo y los departamentos deben ponerse a trabajar. Una vez que empiece este proceso debe seguirse a pesar de los problemas. Este método necesita una buena planificación, para que así no exista pérdida de información.

Método de conversión por fases: Este método se da debido a la tardanza de la llegada del nuevo sistema que pasará de días a meses y es por eso que se hace por fases. Ejemplo: soy un empresario, tengo 15 tiendas de ropa, automatizar a las 15 tiendas a lo mejor me sale muy costoso. Consiste en poner a trabajar los 2 sistemas en paralelo, de esta manera los usuarios siguen utilizando el sistema anterior de manera acostumbrada. Los datos serán migrados poco a poco de un sistema a otro y sin que el usuario se dé cuenta vamos migrando la información. Una de las desventajas es que al estar operando los 2 sistemas los costos se duplicarán debido a que pudiera ser que se tenga que contratar personal para que opere los 2 sistemas, puede que también el nuevo sistema sea más complejo.

Método de conversión piloto: Este método funciona de la siguiente manera, tenemos el sistema pero solo se lo aplicamos a un departamento a manera de prueba para así también ir probándolo y mejorándolo una vez que los usuarios sean capaces de trabajar con él, y saber que el sistema está trabajando en su totalidad.

Administración del Proceso de Desarrollo de Sistemas de Información

Estimación y Control del Tiempo de Desarrollo

Un desarrollo tardío de un proyecto es un poco desanimante para los usuarios, es por eso que a continuación le presentaremos un método para el mejor desarrollo de la planificación del tiempo.

Las estimaciones son las horas, meses, días, segundos de esfuerzo necesario para desarrollar el sistema deseado. Estas van a ser determinadas por la habilidad del analista, o programadores o sencillamente por la complejidad del sistema.

Métodos de Estimación del Tiempo

Método histórico:

Se trata de los registros cuidados que tienen de las realizaciones de proyectos anteriores, con todas sus características para que sean después comparados con los actuales y así se pueda hacer la estimación, es por eso que no es el más utilizado ya que es difícil mantener los registros tan rigurosos y además el proyecto nuevo debe ser muy parecido al antiguo para que la estimación sea de confiar.

Método intuitivo:

Es el método que lo lleva a cabo las personas con más antigüedad en la empresa y con más experiencia con proyectos. Este método es bastante utilizado ya que es rápido pero dependiendo de la experiencia de la persona será preciso.

Método estándar:

Este va a venir determinado por el estudio detallado de cada proceso y cada peso individual y después a través de una fórmula aritmética específica que nos llevará al resultado más acertado y confiable. Para realizar cualquiera de estos métodos es necesario tomar en cuenta cada uno de los detalles del proyecto debido a que son muy importantes para la buena estimación (desde el momento en que se decide hacerse el proyecto, pasando por el lenguaje de programación a utilizar hasta su implantación). Es recomendable la utilización de software de programación de proyectos como puede ser el ms.project.

Administración del Personal

Equipos con programador en jefe: Este equipo consta con un jefe programador, uno de respaldo y un grupo de apoyo. El programador en jefe debe ser una persona con grandes habilidades y experiencia, el cual está a la cabeza del diseño. El programador de respaldo es quien tiene las opciones alternativas, una persona con diseño de estrategias, aunque con menos experiencia que el programador en jefe. Y el resto es el grupo de apoyo que son los que van a trabajar bajo la supervisión de sus jefes.

Equipos de especialistas: Como su nombre lo indica es un grupo de trabajo donde cada uno de los integrantes son especialistas en un área el cual se va a complementar con la unicidad del grupo. Este tipo de agrupación también tiene su programador en jefe y el de respaldo.

Equipos sin liderazgos: A diferencia de los demás este tipo de agrupación no tiene ninguna figura de líder establecida, esta lo que hace es dejar fluir el grupo y se ve que poco a poco va a surgir un jefe o líder de manera informal dependiendo de su habilidad. Estos se reparten el trabajo dependiendo de las habilidades de cada quien, estos son grupos de trabajo que no se disgregan estos siguen juntos en todos los proyectos.

Recorridos estructurados: Esto no es más que una revisión detallada, y planificada de un sistema o software. Generalmente están involucradas en ella las personas que lo crearon, los jefes de departamento. Esta revisión tiene unas características y son las siguientes: el propósito de este recorrido es hallar las áreas en las que se puede mejorar el proceso. El proceso de revisión no se queda solo en la reparación de errores si no en la optimización de ellos. Siempre la organización designa un líder para esta revisión, casi siempre es el analista ya que es este el que está más familiarizado con el proceso. Cada vez más los coordinadores del sistema se están dando cuenta de lo importante que es seguir con un estándar para todo, ya que así su revisión va a ser más fácil, y de mantenimiento para futuros grupos de revisión.

• Revisión de los requerimientos: Esto es la revisión que se lleva a cabo por los requerimientos expuestos por el analista, trata de ver las funciones que el nuevo sistema debe manejar y verificar que lo esté haciendo, esto se hace para verificar si existe inconsistencia en los datos o en el diseño para así poder atacar este problema.
• Revisión de diseño: Este recorrido es por la parte lógica del diseño, para ver si cumple con las necesidades efectivamente. Si los usuarios muestran una insatisfacción con el resultado esto lo re estudiará el analista.
• Revisión del código: Aquí se revisa los módulos principales del código fuente a fin de ver si ese módulo arroja los resultados esperados, verificar si coincide con las especificaciones originales. Así se puede mejorar de manera paulatina y los usuarios no se verán frustrados con un sistema vago.
• Revisión de las pruebas: En esta etapa es cuando la empresa contrata a una empresa consultora para que realice este trabajo aunque es bien importante que la empresa ya sepa antes de llamar a la empresa consultora que trabajo va a consultar a ellos. Un consultor va a ser contratado para dar una opinión objetiva, dar observaciones objetivas debido a su experiencia, dar información técnica acerca de un tema en específico, y dar sugerencias que mejorará el sistema implantado.

Todo estas revisiones deben ser realizadas antes de ser aprobado el sistema nuevo si no supera las pruebas debe ser mejorado hasta que lo haga y una vez hecho será aprobado.

Selección del Hardware

En este segmento hablaremos de la necesidad de hardware y el cómo decidir, cuál escoger sin dejarnos llevar por los consejos de otras personas. Las computadoras pueden variar desde un microcomputador hasta una gran computadora. Existen muchas características que se deben tomar en cuenta como por ejemplo: la memoria, velocidad de procesamiento, canales de comunicación, almacenamientos auxiliares entre otras cosas. Así como también una buena configuración, niveles de acceso. Es necesario también que se implante un equipo compatible, ya que así se minimiza costos ya que se está trabajando con una empresa que nos puede brindar a su vez un soporte técnico de las computadoras. También existen rentas a corto plazo (1 a 2 años) en las que este obsoleto se cambia el equipo sin ningún problema, pero es muy costoso este tipo de solución. También existen rentas a largo plazo (3 a 7 años)

Para la elección del software es necesario tener en cuenta el sistema que se va a utilizar. Lo más esencial al momento de la elección es saber qué tipo de transacciones de datos se va a realizar, tipo de reportes, que manejadores de bases de datos vamos a necesitar, el sistema tendrá algunas características específicas que deba ser atendida por el software. A su vez debe ser flexible ya que debe cumplir con todas las necesidades de los usuarios. También se busca que el software tenga algún tipo de soporte técnico porque si llegase a fallar sería un gran percance y un gran retraso para la empresa, todo esto debe estar contenido en el contrato del software con todas sus especificaciones.

Mantenimiento y Soporte

Esto es muy importante ya que los equipos usualmente son utilizados por gente que no les interesa mucho realizar mantenimiento a su equipo es por eso que existen las garantías, esta garantía será de 90 días o bien depende del trato llegado en la negociación. El analista debe tratar que en el contrato se especifique esta parte para el analista pueda cubrirse las espaldas y tener un buen mantenimiento del equipo que seguramente es muy costoso, porque no sirve de nada para la empresa que se gaste grandes cantidades de dinero en un bien inmueble para que después se pierda.

El Control de los Factores de Riesgo

Los implementadores deben adoptar un enfoque de contingencia para proteger a la administración de los sistemas. Existen 3 técnicas administrativas para proyectos.

Técnicas de Administración de Proyectos

• Herramientas externas de integración: técnica de administración de proyectos que enlaza el trabajo del equipo implantador con el de los usuarios. El proyecto puede implicar revisión formal de los usuarios.
• Herramientas internas de integración: técnica de administración de proyectos que asegura que el equipo de implantación opera como unidad. Los miembros del equipo deben ser altamente experimentados. El líder del equipo será un gerente con antecedentes técnicos y de administración de proyectos. Las habilidades técnicas que no se encuentren dentro de la institución deben buscarse fuera de la misma.
• Herramientas formales de planeación y control: técnica de administración de proyectos que estructura la secuencia de las tareas, el tiempo de presupuestación y los recursos técnicos que se requieren para completar las tareas, dichas herramientas pueden ser Gráficas de Gantt y las Gráficas de PERT, permiten a los usuarios planear, programar, controlar a las personas, recursos y costos necesarios para la oportuna conclusión de un proyecto.