Optimizando el Trabajo de Oficina: Conceptos, Herramientas y Bienestar

Conceptos Clave en la Oficina

Productor: Persona encargada de una producción audiovisual o radiofónica.

Consumista: Quien consume cualquier producto o servicio.

Consumidor: Persona u organización que demanda bienes o servicios proporcionados por el productor o proveedor.

Bienes: Objetos útiles, provechosos o agradables para quienes los consumen.

Servicios: Unidad de control y decisión que utiliza insumos para producir bienes y servicios.

Empresa: Organización dedicada a actividades o fines económicos o comerciales.

Industria: Conjunto de procesos para transformar materias primas en productos elaborados.

Capital: Factor de producción compuesto por inmuebles, maquinaria e instalaciones.

Demanda: Cantidad y calidad de bienes y servicios adquiridos en el mercado.

La Oficina y sus Características

Oficina: Dependencia de una empresa para trabajos administrativos: planificación, organización, control, supervisión.

Características

1. Ventilación: Temperatura ideal entre 21 y 23 grados centígrados.

2. Privacidad Acústica: Derecho a un lugar sin ruidos.

3. Iluminación: Adecuada, ni muy fuerte ni muy tenue.

Ventajas del Trabajo de Oficinista

• Ambiente agradable: fresco e higiénico.
• Oportunidades de progreso.
• Diversidad de actividades según gustos.
• Relación social con personas de diferentes ramas.

Tipos de Oficina

Oficina Virtual

Espacio virtual para actividades similares a una oficina física.

Material de Oficina

Mobiliario y equipo utilizado en la oficina.

El Oficinista

Persona encargada de las tareas administrativas.

Actividades

• Manejo de correspondencia: sellar, subrayar, anotar.
• Redacción de correspondencia: escribir cartas y mensajes.
• Archivo de documentos: organizar y guardar cartas, papeles, fichas, facturas, recibos, catálogos.
• Registrar informaciones contables: órdenes de compra y venta, pedidos, cotizaciones, nóminas.

Cualidades

Físicas

Aseo personal, porte y postura agradable, peinado clásico, maquillaje, buena salud, vestimenta adecuada.

Personales

Respeto, generosidad, tolerancia, modestia, responsabilidad, deseos de superación, adaptabilidad.

Intelectuales

Eficiencia, creatividad, orden, puntualidad, responsabilidad, deseos de superación, adaptabilidad.

Relaciones Humanas

Contacto entre trabajadores, superiores y subalternos para lograr objetivos.

Tipos

• Según el lugar: interna-colectiva.
• Según su dirección: horizontal-ascendente-descendente.
• Según su intención: información-orden-control.
• Según la distancia: directa-diferida.

Barreras Comunicativas

• Fisiológicas: tartamudez, sordera, afonía, falta de extremidades.
• Físicas: ruidos, paredes, muros, distancia.
• Sociales: idioma, discriminación, prejuicios.
• Psicológicas: miedo, timidez, desmotivación, antipatía.

Problemas de la Comunicación

• Filtraje (mensaje): la información cambia de emisor.
• Corto-circuito: el canal sufre desperfectos.
• Traducción: se desconoce el código o lenguaje.

Equipo Ergonómico

Ayuda a disminuir el cansancio y las tensiones físicas y psicológicas. Optimiza el trabajo.

Postura Saludable

• Mantener cabeza y cuello rectos, hombros relajados.
• Sentarse con antebrazos, caderas, codos y rodillas en ángulos de 90 grados.
• Usar el respaldo de la silla, soporte lumbar ajustado.
• Mantener los muslos paralelos al suelo.
• Ajustar la altura de la silla para comodidad de piernas y pies.
• Ruedas de la silla deben moverse suavemente.

Herramientas Tecnológicas

Computadora

Máquina que trabaja con símbolos.

Partes

Físicas (Hardware)

Unidad central, periféricos de entrada y salida, pendrives, disco duro, unidad de CD.

Periféricos de Entrada

Introducen información para procesos.

Periféricos de Salida

Reciben respuestas: monitor, impresora, audífonos, corneta.

Lógicas (Software)

Programas como Nero, Word, Windows XP, Windows 7.

Word

Realiza múltiples tareas de oficina.

Teclado

Sistema de comunicación para introducir datos.

Áreas

• Teclas para escribir.
• Teclas de función.
• Teclas de sistema.
• Teclas de control de cursor.
• Teclas numéricas.