Optimización de la Producción en MKT Marketing & Merchandising Ltda.

Objetivo

Diseñar un proceso de solución de problemas, considerando los contenidos del texto.

Instrucciones

1. Tome una empresa real o ficticia e identifique un problema. Fundamente el porqué es un problema.
2. Identifique el proceso en donde se produce el problema y defina los pasos del proceso u operaciones considerando Materiales, Método, Maquinaria y Mano de Obra.
3. Identifique los proveedores de ese proceso y al cliente (interno o externo) que afecta el problema.
4. Aplique las fases establecidas en el modelo del Ciclo de Control (P-H-V-A) y los pasos del proceso de solución de problemas.
5. Establezca la solución.
6. Conclusiones.

1. Descripción de la Empresa MKT Marketing & Merchandising Ltda.

Marketing & Merchandising Ltda. es una empresa nacional chilena dedicada al servicio de showrooms, puntos de venta, escenografía, layouts, accesorios, remodelación, stands, eventos y promociones. También ofrece fábrica y diseño de maquetas virtuales para tiendas de retail a lo largo del país.

Entre sus principales clientes se encuentran Ripley, Breden Master, Falabella Pro, Victorinox, Wado's, Kia, Kosiuko, Colloky, J.J.O, Hasbro, D & S, Guante, Imex, Foster, Hyundai y OK Market, entre otras grandes empresas nacionales e internacionales.

Con una década de trayectoria en la industria del retail, la empresa ha crecido junto a sus clientes, creando fuertes lazos de fidelización y expandiéndose como proveedores de material P.O.P, mobiliario y accesorios. Actualmente, su oferta abarca todo el proceso de desarrollo de cada proyecto, desde el diseño hasta la instalación del punto de venta, gracias a su equipo de diseño gráfico e industrial. Su trabajo en equipo se basa en la evaluación de cada etapa de sus proyectos.

Para cada proyecto, se requieren diversos recursos, como fierro, acero inoxidable, pintura y madera, entre otros. La empresa posee una ventaja comparativa al contar con fábrica, personal calificado, máquinas, equipos y camiones propios, lo que evita costos de terceros. Presente en todo Chile, organiza la operación y logística para trasladar e instalar los elementos que fabrica en cada punto de venta.

Marketing & Merchandising Ltda. se considera una Pyme que presta servicios a grandes empresas, y cuenta con la infraestructura y la misión de que sus clientes impacten a través de sus puntos de venta.

2. Descripción de los Problemas

La empresa presenta problemas en su proceso de fabricación que generan altos costos de producción:

Fábrica

1. Deterioro de los materiales: El desorden en la fábrica expone los materiales a deterioro o devaluación. Por ejemplo, hay tarros de pintura abiertos que podrían manchar la madera.
2. Mala utilización de recursos: Se desechan muchos materiales reutilizables. No se ha optimizado el uso de materiales en cuanto a dimensionado, pintura y corte.

Mano de Obra

(Estas causas no se incluyen en el Diagrama de Ishikawa por no ser cuantificables).

1. Capacitación: Los operarios no están bien capacitados, lo que afecta la eficiencia y eficacia de la producción.
2. Explotación del personal: Turnos de 10 horas consecutivas (incluyendo 1 hora de almuerzo) generan cansancio y afectan la productividad.
3. Incumplimiento de normas de seguridad: Los operarios no utilizan guantes, casco, lentes, etc.
4. Mala señalización de seguridad: Falta de señalización que indique los lugares de mayor riesgo.

Inventario

1. Quiebre de stock: La mala planificación de materiales genera pausas en la fabricación por falta de insumos, lo que aumenta los tiempos de entrega y los costos de ordenar.
2. Altos costos de ordenar: Los frecuentes quiebres de stock obligan a realizar más órdenes de lo deseado, incrementando los costos.

Estos factores provocan demoras en las entregas. Para compensar, los operarios trabajan más rápido, lo que resulta en productos con malas terminaciones y menor calidad, que requieren reparaciones, aumentando los costos y el tiempo de producción. Se busca reducir los costos de producción conociendo la capacidad de la planta, los costos de inventario, los niveles de inventario, qué mantener en inventario (materias primas, productos en proceso, productos terminados y herramientas), la producción mensual y la demanda mensual. A continuación, se presenta un Diagrama de Ishikawa para visualizar las causas y el objetivo.

Diagrama de Kaoru Ishikawa en la Empresa Marketing & Merchandising (Diagrama no incluido en el texto proporcionado)

3. Clientes y Estructura Interna

Clientes Externos

Entre sus principales clientes se encuentran Ripley, Breden Master, Falabella Pro, Victorinox, Wado's, Kia, Kosiuko, Colloky, J.J.O, Hasbro, D & S, Guante, Imex, Foster, Hyundai y OK Market, entre otras grandes empresas nacionales e internacionales.

Clientes Internos

• Gerente de Finanzas: Evalúa, cotiza proyectos y genera órdenes de compra.
• Diseñadores: Equipo de cuatro personas que crea planos y vistas de los proyectos.
• Secretaria: Cotiza precios de proveedores y atiende llamadas.
• Jefe de Fábrica: Programa la producción, controla a los operarios, designa tareas, visita puntos de venta, participa en instalaciones y verifica la calidad de los productos.
• Bodeguero: Lleva el conteo digital del inventario (en Excel) y reporta al Gerente de Finanzas tres veces por semana.
• Chofer: Recoge las órdenes de materiales e insumos de los proveedores y traslada los productos terminados.
• Personal de Aseo: Mantenimiento del orden y limpieza de la fábrica.
• Operarios: Cinco personas encargadas del proceso de fabricación, bajo la supervisión del Jefe de Fábrica.

4. Análisis de Problemas y Medidas de Desempeño

Análisis de Problemas

Uno de los principales problemas de Marketing & Merchandising son los altos costos de producción. Se tiene registro del número de causas:

Utilizando el Diagrama de Pareto, se priorizan los factores que afectan directamente la producción y los costos. Se calcularon los porcentajes acumulados, considerando los que están dentro del 80% como los más urgentes.

Las fallas que deben resolverse con más urgencia son: malas terminaciones, envíos no acordes a requerimientos, devoluciones y mala calidad del producto, en ese orden.

Plano de fábrica resaltando lugares de desechos (Plano no incluido en el texto)

La fábrica tiene una superficie de 639 m², de los cuales aproximadamente 234 m² (36,6%) se utilizan para desechos, reduciendo significativamente el espacio de trabajo. Reducir este espacio podría disminuir los accidentes laborales.

En agosto de 2008, 76 materiales no utilizados (19% del total de 400) y 41 en proceso (10,3%) se deterioraron debido a la acumulación de desechos.

Ante quiebres de stock, la empresa recurre a sus proveedores, aumentando los costos de transporte:

La tabla muestra el numero, de Viajes de la empresa a cada proveedor por proyecto.

En primer lugar, se calcularon las distancias desde la fábrica al proveedor tal como se muestra. Luego, se realiza una comparación entre el número de viajes óptimo para la empresa, es decir, se considera que lo más eficiente sería realizar un viaje a cada proveedor por proyecto, y el número de viajes que realiza actualmente la empresa a los distintos proveedores. Tal como se muestra, el aumento de costos de transporte aumente en $7. 467 por proyecto.

Actualmente, la empresa cuenta con un inventario de materiales que se consideran como fijos, es decir, materiales que se re-utilizan en los distintos proyectos. De un total de 54 materiales, 15 de ellos están malos, esto corresponde a un 27,7% del total. Esto implica, retrasos en la producción y también utilización de espacio en la bodega.

ANÁLISIS DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO

- Cantidad de mercadería almacenada a fin de mes.

Para programar los futuros pedidos es fundamental tener la información de los materiales que se tiene al finalizar cada mes. En este caso la empresa tiene registrado todos los movimientos de compra y uso de materiales por mes.

- Costos variables de mantener inventario.

Los costos de ordenar se pueden traducir en costos de transporte, ya que cada vez que se ordena es la misma empresa Marketing & Merchandising Ltda., quién se encarga de recoger los pedidos, más el costo de adquirir los materiales según su precio.

- Costos de quiebre de stock.

Cada vez que se produce un quiebre de stock tiene una reacción rápida, siendo la camioneta la que compra inmediatamente la mercancía faltante, por lo tanto no les afecta directamente en relación al cliente, pero aumenta los costos de transporte y muchas veces los productos no son comprados en el proveedor de preferencia si no en el lugar más cercano aumentando el costo de adquisición.

4.-( P – H – V – A )

Planificación: de Requerimientos de Materiales: Esto permitirá a la empresa programar el requerimiento de materiales para los proyectos que se deban realizar dentro del mes.

Hacer: Se tendrá un registro de los materiales en inventario al final de cada semana, para así calcular cuánto, cuándo y qué se deberá ordenar. Esto permitirá reducir los costos de inventario disminuyendo el número de órdenes al mes y los quiebres de stock que hoy existen.

Esto es factible económicamente para la empresa debido a que no es necesaria una gran inversión para su desarrollo. Lo necesario será la utilización de un programa que haga el cruce de datos, el cual puede ser Microsoft Excel o algún otro software especializado para la integración de información.

Verificar: A partir de esto, dar paso a realizar la integración entre almacenamiento de mercadería y programa maestro de producción deseada al final del mes.

Actuar: Para esto será necesario asegurar la disponibilidad de inventario para el mes, lo que incluye materiales, componentes, productos en proceso y finales, también calcular demanda de componentes (la cual se obtendrá a partir de la demanda estimada de productos finales), requerimiento de materiales para la producción (lista de materiales de cada producto final), saber cuándo se necesitan estos materiales, establecer cuando emitir las ordenes de compra y considerar tiempos de entrega. Se buscará mantener niveles mínimos de inventario para la producción de productos terminados de tal manera de poder minimizar costos de inventario, sin afectar la producción deseada del mes. Así se logrará gestionar el inventario de fabricación y la programación de la producción en forma paralela.

5.-

La Alternativa seleccionada, para la solución de problemas, fue Planificación de Requerimientos de Materiales.

Para analizar la factibilidad de este procedimiento se establecieron los siguientes supuestos:

a) Se clasificaron todos aquellos materiales que comparten características similares en un solo grupo. Luego, se seleccionó uno de los materiales como representativo de ese grupo. Por ejemplo, los siguiente materiales se agruparon en un solo grupo bajo el nombre “Pliegos de Lija”.

b) El precio unitario considerado para cada clasificación de materiales fue calculado con el promedio de los precios unitarios de cada material perteneciente a esa clasificación.

c) La demanda para cada clasificación de materiales fue calculado con la suma de las demandas de cada uno de los materiales pertenecientes a esa clasificación..

Es importante mencionar que estos supuestos fueron establecidos para simplificar el análisis, en caso de no ser utilizados y considerar cada uno de los materiales por separado no afecta el resultado de este análisis.

A continuación, se detalla el procedimiento utilizado para llevar a cabo el análisis:

Se realiza la clasificación de materiales según las características que estos poseen, se establece un precio unitario para cada clasificación y su demanda.

Se identifican los materiales utilizados para cada producto.

Se establecen los tiempos de suministro para cada clasificación de materiales.

Se calcula el número de materiales utilizados para producir 9 módulos de madera, 3 cajas de luz, 3 mesones de trabajo, lo cual corresponde a la demanda semanal que la empresa actualmente tiene.

Se realizan análisis requerimiento de materiales con los datos recolectados y los tiempos de suministro para determinar en qué momento ordenar y cuánto ordenar.Esto se hizo para cada clasificación de materiales de los tres productos ya mencionados.

Los cálculos de costos relacionados a ordenar y adquirir fueron calculados de la siguiente manera: se considera el costo de transporte (ordenar) para cada clasificación de materiales según la distancia al proveedor y el costo de movilización. El costo de adquirir corresponde al precio unitario de cada clasificación de materiales multiplicado por el requerimiento neto. Estos dos costos fueron sumados para obtener un costo total y luego multiplicado por 4, para obtener el costo total mensual para cada clasificación de materiales.

Se calculó el costo total actual, considerando que realizan un viaje por orden. Dado que son 12 proyectos mensuales, se multiplica 12 por el costo de ordenar y se suma los costos de adquisición de todas los categorías de materiales necesarios para los 12 proyectos mensuales.

Se compararon ambos costos, obteniendo una diferencia significativa entre estos, ya que los costos obtenidos con el requerimiento de materiales son menores a los costos actuales. El costo obtenido es de $2.910.017 mensual y el costo actual es de $4.673.993 mensual. Esto significa una disminución de un 39,38% en el costo total (adquirir y ordenar).

Hacer esto es muy factible, ya que su implementación no involucra costos significativos ni capacitaciones extensivas a los usuarios.

Los costos de implementar no son elevados, y es conveniente, ya que los precios de las licencias para implementar un software varían entre $120.000 y $180.000.

En este trabajo no se tomó en cuanta el costo de mantener en inventario, pero si la cantidad de materiales a fin de mes en stock, y este número disminuye significativamente, ya que se mantiene constantemente bajo, sin acumulación de materiales.

Además el quiebre de stock no ocurriría másya que con una buena planificación del requerimiento de materiales, la producción no deberá interrumpir su producción para adquirir materiales que fueron olvidados en la orden.

6.- CONCLUSIONES

Actualmente la empresa Marketing & Merchandising Ltda. presenta problemas relacionados al procedimiento para el manejo de inventario de mercaderías. En este trabajo se especifica el objetivo que se busca desarrollar para entregar la mejor solución posible para los altos costos de producción y las herramientas consideradas adecuadas para dar solución a este problema que hace ya algunos años se hizo presente en la empresa Marketing & Merchandising Ltda.

La organización posee problemas de organización que se traducen en altos costos de producción y, problemas que les ha significado estar entregando mercancía tardía o con mala calidad en las terminaciones.

La herramienta a utilizar para mejorar el manejo de inventario de mercaderías se basan en el sistema de planificación de materiales por medio de la técnica lote a lote, con esto se espera entregar a la empresa Marketing & Merchandising Ltda.., una solución que baje los costos de producción que tiene hoy logrando aumentar los márgenes de la empresa.

Por tanto, a partir del análisis de los costos mensuales de adquirir y ordenar actuales, se realizó una comparación entre estos y los costos de adquirir y ordenar mensuales obtenido con la técnica de requerimiento de materiales. De esta forma se obtuvo que la técnica de requerimiento de materiales, integrada al proceso de producción de la empresa Marketing & Merchandising Ltda.., disminuye en un 39,38% el costo adquirir y ordenar.

La empresa debe implementar un software que posea un módulo para la aplicación de Panificación de requerimiento de materiales, para lo cual hará un cruce de datos que la empresa debe encargarse de registrar en una base de datos añadida al software. Una vez hecho esto, se deberá capacitar a las personas que deban operar con el requerimiento de materiales.

BIBLIOGRAFÍA:

- Libro de Gestión de Calidad autor Claudio Aedo V. Ediciones Centro de Educación a Distancia de la Universidad Católica del Norte Mayo de 2008.

- Gráfico tomado de Internet (anexos), acciones correctivas.

- Método básico, para la gerencia de procesos ciclo P-H-V-A

- Autorización para realizar el presente trabajo,recolección de datos para ser presentado como trabajo en ramo Gestión de Calidad de la Universidad Católica del Norte.Sr.Gabriel Sagrado B. Cargo Gerente Administración y FinanzasMLT & Merchandising.

ANEXOS:

- Acciones Correctivas P-H-V-A

- Método Básico para la gerencia de procesos ciclo P-H-V-A

- Implementación de la alternativa de solución mediante carta gratt.

Graphical (P-H-V-A)

METODO BASICO PARA LA GERENCIA DE PROCESOS CICLO P-H-V-A

IMPLEMENTACION

El proceso de implementación de la alternativa de solución propuesta no es complejo y no debiera demorar más de 18 días. A continuación, se muestra una Carta Gantt del proceso de implementación: