Optimización de la Preparación y Expedición de Pedidos: Envases y Embalajes

Preparación de Pedidos y Expedición

Normalmente, la expedición de pedidos consta de las siguientes operaciones:

• Extraer las mercancías del lugar de almacenaje y llevarlas a la zona de preparación de pedido.
• Preparar los artículos y acondicionarlos con embalaje, precinto y etiquetado.
• Realizar el control o verificación y pesar los artículos que componen cada pedido.
• Agrupar los envíos por clientes o destino y trasladarlos a la zona de expedición.
• Emitir la documentación para administración y ventas, clientes y transportistas.
• Trasladar los envíos al muelle de salida, para su carga en el vehículo.

La primera operación es analizar: el tipo de pedido, la mercancía solicitada y la distribución del almacén. Los pedidos recibidos los clasificaremos en dos grupos:

1. Plazo de entrega: pedidos urgentes y pedidos ordinarios.
2. Volumen de mercancía: pedidos de un solo producto de gran cantidad y pedidos de muchos artículos en pequeñas cantidades.

Las actividades de extracción se pueden hacer de 2 formas:

1. Extracción por pedido-envío: se realiza una ronda para selección y extracción de todos los artículos, referencias y cantidades de cada pedido o envío y se depositan en la zona de expedición o preparación de pedidos.
2. Extracción en bloque: en cada ronda o recorrido se extraen todos los productos necesarios para todos los pedidos o envíos del día y se depositan en la zona de expedición.

Las tareas de extracción-reposición y preparación de pedidos se pueden optimizar de dos formas: separando el almacén en dos zonas y en las estanterías de almacenaje (ubicando el stock de reposición en los niveles más altos y reservando la parte baja para operaciones de picking).

Orden de Picking y Preparación del Envío

La «orden de picking» es el impreso o programa de extracción donde se detallan los productos, cantidad, ubicación, pasillo, estantería, el recorrido o trayecto que tiene que hacer el operario encargado de preparar el pedido. La orden de picking puede ser de dos tipos:

• Orden de picking en bloque. El documento contiene un listado de todas las mercancías que se necesitan para varios pedidos. Estas mercancías se trasladan desde su ubicación inicial a una intermedia, en la cual se consolidan con el resto de artículos que componen el pedido.
• Orden de picking individual. Este documento contiene los artículos que se necesitan para cada pedido.

Cada orden de extracción debe especificar la ubicación de origen y dónde se dejará la mercancía extraída.

Preparación del Envío

Una vez que los artículos que pertenecen a cada envío están en la zona de preparación de pedidos o expedición, se procede a las siguientes operaciones:

• Verificación: consiste en comprobar que cada envío contiene los artículos y las cantidades detalladas en el pedido del cliente.
• Embalado: se coloca la máxima cantidad de artículos en un número reducido de bultos y se rellenan los espacios vacíos con materiales de relleno, papeles arrugados, bolsas de plástico llenas de aire, etcétera.
• Precintado: se hace para evitar la apertura de los bultos antes de llegar al destinatario.
• Pesado: es muy importante para el transporte, tanto para calcular su coste como para que el transportista controle el peso que va cargando en el vehículo.
• Etiquetado: consiste en colocar una o varias etiquetas en cada bulto.
• Emisión de documentos: son el albarán para el cliente o el listado de bultos y pesos. El albarán refleja el contenido real de cada bulto y se puede entregar al transportista o adjuntar a un bulto del envío.
• Consolidación o agrupación de envíos: los bultos que pertenecen al mismo pedido deben estar juntos durante la preparación del envío. También se agrupan, en la zona de expedición, los envíos que se cargan en el mismo camión; cuando en la misma ruta hay varias entregas.
• Entrega al transportista: se puede realizar en el área de expedición o el muelle de carga.

Envases y Embalajes: Funciones y Características

El envase es el recipiente o envoltorio que contiene el producto, está en contacto directo con él y lo presenta en su forma más simple. Su función es mantener las propiedades del producto.

El embalaje es el material o envoltorio secundario que agrupa varias unidades de artículo para su presentación comercial. No está en contacto directo con el producto, pero protege envase y producto de daños físicos y facilita su manipulación, transporte y almacenaje.

Funciones

• Contener el producto y dosificarlo en unidades físicas o logísticas, con la cantidad adecuada para su manipulación, almacenaje y transporte.
• Conservar las propiedades, características y calidad de la mercancía.
• Proteger el producto del entorno y agentes externos.
• Fraccionar las mercancías en distintos formatos y tamaños.
• Facilitar el uso y consumo del producto.
• Informar a través del etiquetado, de las características, uso o manipulación del producto.
• Identificar el producto, asociándolo a la marca comercial que lo diferencia de la competencia.

Características

• Resistencia para garantizar la protección del producto, en peso, en rotura, apilado y transporte.
• Hermeticidad o propiedades barrera para que el envase se interponga entre el producto y el exterior. El envase-embalaje debe evitar daños ambientales, que entren gases, insectos, etc., e impedir la evaporación o derramamiento del producto.
• Garantía de cierre hermético, pero que también se pueda abrir sin dificultad cuando el producto se tenga que consumir o utilizar.
• Protección mediante precinto para mantener la integridad del producto, evitar falsificaciones o fraudes y garantizar que no se pueda manipular antes de llegar al consumidor.
• Compatibilidad con la mercancía, deben estar elaborados con materiales que no originen reacciones físicas o químicas que deterioren la calidad del producto o su envase.
• Ergonomía, peso óptimo y adaptación del envase a la forma en que va a ser manipulado, destapado, trasladado, almacenado, etc., por el consumidor.
• Proporcionar información al consumidor: sobre normas de uso, caducidad, precauciones, consideraciones medioambientales.

Packaging: Elementos Clave

El packaging consta de 3 elementos:

1. Envase o envoltorio primario: está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. Su objetivo es proteger el producto y evitar su deterioro o contaminación.
2. Embalaje o envase secundario: contiene varias unidades de artículo, con sus envases primarios, y los protege de daños físicos o agentes externos durante el almacenaje y transporte.
3. Unidad de carga o envase terciario de transporte: es el envoltorio que facilita la manipulación, almacenaje y transporte de varias unidades de venta o varios envases colectivos.

Unidad de Consumo: es la cantidad de producto dosificada en una unidad y recubierta con envase primario.

Unidad de Venta o Pack: es una o varias unidades de producto envasadas y recubiertas con envase secundario para su presentación comercial.

Unidad de Carga o Transporte: es un conjunto de productos con envases primarios y secundarios en un contenedor o envase terciario que los unifica y protege durante la distribución comercial. La unidad de carga se forma colocando varias unidades de venta sobre una plataforma o paleta y recubiertas con embalaje de transporte retractilado y flejado.

Recomendaciones sobre Envases

1. Debe llevar el código de barras ubicado de tal forma que se pueda leer visualmente o con lectores ópticos.
2. El envase que contiene el producto o unidad de venta debe incluir información sobre: instrucciones de uso, fecha de caducidad o consumo preferente y cumplir las normas respecto al etiquetado de productos.
3. El producto debe estar envasado con el mínimo aire posible. El envase debe garantizar el aislamiento del contenido, ajustarse a las dimensiones y medidas de los lineales y mantenerse estable en las estanterías.
4. El diseño del envase debe permitir la identificación del producto desde todos los lados y ser ergonómico para el manejo y almacenamiento particular del consumidor.
5. El material de envase debe ser el mínimo posible y el envase debe cumplir la normativa vigente respecto a los procesos de tratamiento de residuos.
6. Los envases de un solo uso deberán ser reciclables y los envases-embalajes de plástico o materiales combinados deberán hacer constar la composición de los mismos.
7. Los envases reutilizables deben permitir varios procesos de envasado en condiciones normales de utilización y serán preferibles a los de un solo uso.

Recomendaciones sobre Embalajes

1. El embalaje debe llevar código de identificación y etiquetas de expedición, colocadas sobre su superficie y en lugar visible. Esta información se debe ajustar a las normas y requisitos para cada tipo de mercancía y medio de transporte.
2. Debe proteger los productos y sus envases, mantenerlos juntos, resistir el apilado y permanecer estable cuando esté paletizado. El proceso de embalado debe facilitar el etiquetado, la apertura del embalaje o envoltorio y dejar en su interior el mínimo de espacios vacíos.
3. El embalaje de transporte debe impedir la visión de los códigos de barras de las unidades de venta contenidas en su interior, para que no existan interferencias en la lectura óptica del código de la unidad de expedición. Además, debe estar fabricado con un material que produzca el mínimo residuo posible y pueda ser valorizado.
4. El embalaje cuando se utilice para la venta detallista, debe: contener un número uniforme y coherente de unidades de consumo; abrirse con facilidad y permanecer abierto sin que ello deteriore la mercancía; adaptarse para su exposición en la sala de venta.
5. El embalaje debe presentar un diseño ergonómico en cuanto a peso, volumen y forma que permita una manipulación eficiente.

Normativa sobre Residuos de Envases

Los objetivos respecto a la gestión de residuos son:

1. Valoración de todos los residuos de envases y embalajes (E+E) generados.
2. Reciclar los materiales de envasado que formen parte de todos los residuos de envases.
3. Reducir el volumen de residuos procedentes de envases y embalajes.

El ámbito de aplicación de esta ley abarca a todos los envases y residuos de envases puestos en el mercado y generados en el territorio del Estado.

Para conseguir dichos objetivos, se obliga a los fabricantes de E+E a utilizar en sus procesos de fabricación materiales procedentes de residuos de envases, reutilizables y reciclables, salvo disposición legal expresa; por ejemplo, los envases de ciertos alimentos no se pueden fabricar con plásticos reciclados.

Objetivos de la Unión Europea

• Prevención: reducir la cantidad de los residuos de envase y las bolsas comerciales de un solo uso, sustituyéndolas por bolsas biodegradables.
• Reutilización: utilizar envases y embalajes industriales y especialmente bidones y paletas de varios usos. Los objetivos de reutilización de envases de vidrio en todos los canales que no sean hoteles, restaurantes, cafeterías.
• Reciclado: garantizar y verificar el cumplimiento de los objetivos legales en materia de reciclado y valorización de envases. Aumentar la tasa de recogida selectiva y reciclado de residuos de envases elaborados con vidrio, papel y cartón, metales y plástico; así como la recogida procedente de otros canales como HORECA o grandes generadores.

Sistemas de Gestión de Residuos

• Sistema de depósito, devolución y retorno. Consiste en cobrar una cantidad por el envase desde que se pone en el comercio hasta que llega al consumidor. Esta cantidad se devolverá al devolver el envase, en sentido inverso en todas sus etapas.
• Sistema Integrado de Gestión (SIG). Los agentes afectados (envasadores, distribuidores, comerciantes) que se adhieran a un SIG pueden eximirse de la obligación expuesta en el apartado anterior.

El Sistema Integrado de Gestión (SIG) está constituido por empresas privadas, sin ánimo de lucro, que están autorizadas por la Administración a recaudar una cantidad por los E+E puestos en el mercado. Actualmente, los SIG autorizados son Ecoembalajes (ECOEMBES) y Ecovidrio, ambas utilizan el logotipo «Punto Verde». Se financian mediante una cuota única por inscripción y de cantidad variable, en función de los envases que cada socio pone en el mercado.

Los SIG (ECOEMBES y Ecovidrio) deben estar autorizadas por cada comunidad autónoma y su actividad también llega a las Administraciones Municipales para la recogida selectiva, manipulación y posterior valorización, reciclado o reutilización, de los residuos convenientemente separados. Los consumidores debemos colaborar clasificando los residuos que generamos y depositándolos en el contenedor correspondiente.