Optimización de la Oficina: Espacios, Equipos, Ergonomía y Trabajo en Equipo

La Oficina: Espacio de Trabajo y Gestión Empresarial

La oficina es el núcleo operativo de una empresa, donde se llevan a cabo los procesos administrativos y de gestión. Su organización es clave para la eficiencia y varía según el tamaño, las características y la actividad de cada empresa. La coordinación y cooperación son fundamentales.

Acondicionamiento de las Oficinas

Aspectos clave para un espacio de trabajo óptimo:

• Confortabilidad ambiental
• Luminosidad adecuada
• Decoración y color de paredes apropiados
• Distribución eficiente del mobiliario
• Espacios y condiciones de trabajo adecuados
• Limpieza y orden
• Infraestructura para la informatización
• Estética agradable
• Ergonomía para el bienestar del trabajador

Localización de las Oficinas

La ubicación de las oficinas puede variar:

• Oficinas en el lugar de la actividad
• Oficinas en un lugar distinto a la actividad
• Oficinas distribuidas, combinando ambas ubicaciones según las funciones

Equipos de Oficina

Conjunto de máquinas e instrumentos esenciales para las tareas administrativas:

1. Máquinas de escribir

• Manuales
• Eléctricas
• Electrónicas

2. Máquinas reproductoras de documentos

• Reprografía
• Fotocopiadora
• Multicopista
• Impresora multifunción
• Escáner

3. Máquinas para la manipulación de documentos

• Guillotinas y cizallas
• Encuadernadoras
• Manipuladoras de correspondencia: plegadora, ensobradora, pesacartas, franqueadora, abre cartas eléctrico
• Destructoras de papel
• Plastificadora

4. Máquinas y aparatos para comunicaciones

• Telemática
• Teléfonos
• Dictáfono y magnetófono
• Centralita

5. Ofimática

Aplicación de la informática a las tareas de oficina:

• Paquete integrado (ej: Office)
• Programa informático (ej: Word)

Ventajas de la Ofimática

• Facilidad de trabajo
• Presentación y orden
• Rápida localización
• Rápida ejecución

Materiales de Oficina

Productos complementarios para las tareas administrativas:

• Material fungible (consumibles): de un solo uso (ej: folios, sobres, etiquetas)
• Material no fungible: de varios usos (ej: calculadoras, grapadoras, taladradoras)

Ergonomía en la Oficina

La ergonomía busca adaptar el entorno de trabajo a las características de los trabajadores, mejorando su bienestar y productividad.

Beneficios de la Ergonomía

• Disminución de riesgos y accidentes
• Reducción de riesgos ergonómicos
• Disminución de enfermedades profesionales
• Aumento de la eficiencia

Organización del Trabajo en la Oficina

Las tareas en la oficina son variadas, desde fáciles a difíciles, dinámicas a monótonas, y rutinarias a excepcionales. La combinación de estas tareas depende del criterio del trabajador.

Adquirir hábitos de trabajo es beneficioso, pero no debe limitar la flexibilidad.

Solución de Problemas

Proceso para resolver problemas de forma individual o colectiva:

1. Seleccionar
2. Ordenar
3. Reflexionar
4. Decidir
5. Actuar

Eficacia en el Trabajo

La eficacia (E) se compone de:

E = F + S + M

Donde:

• F = Formación
• S = Selección (adecuada para el trabajo)
• M = Motivación

El Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo es la capacidad de interactuar para lograr objetivos comunes.

Ventajas del Trabajo en Equipo

• Suma de aptitudes
• Potenciación de esfuerzos
• Disminución del tiempo invertido
• Aumento de la eficacia

Un grupo se convierte en equipo al alcanzar cohesión, con un líder que gestione la coordinación y eficacia.

Requisitos para un Trabajo en Equipo Exitoso

• Fijación de objetivos claros
• Líder que organice y dirija
• Motivación de los miembros
• Buen ambiente de trabajo
• Comunicación y cohesión
• Reuniones periódicas
• Evaluación del trabajo
• Solución de problemas sin buscar culpables
• Buena comunicación con la organización
• Confianza entre los miembros

La Agenda: Herramienta Clave

El uso de la agenda es vital para la organización del trabajo, facilitando las tareas y brindando seguridad.