Optimización de la Gestión de Talleres Mecánicos

Distribución del Trabajo

Objetivo: Gestionar correctamente todas las cargas de trabajo según las necesidades de cada momento, para realizar los procesos de reparación con total organización y eficacia.

Planes de Distribución en Función de las Cargas

Ajustar la capacidad productiva del taller a la carga de trabajo, distribuyendo los operarios en las diferentes zonas.

Planificación de Personal

Mediante un control de tiempo, podemos llevar a cabo una planificación del personal de taller y obtener datos referentes a la capacidad de producción real. El sistema empleado consiste en el fichaje de tiempos. Cada unidad productiva tiene que conocer las funciones que lleva a cabo cada cargo:

Funciones del Recepcionista

• Recepción del vehículo y del cliente no habitual: realizar la apertura de la ficha del cliente y de la orden de reparación (OR) para la elaboración del presupuesto.
• Según la política del taller: puede efectuar el cierre de la OR para pasar a los departamentos administrativos, elaborar y cobrar la factura.
• Transmisión de documentación: se encargará de tareas logísticas como dar a conocer la OR, verificar los tiempos valorados y recambios que hay que pedir.
• Planificación de las revisiones periódicas: se encargará de la elaboración, registro y verificación de los documentos de los vehículos que van a entrar.

Funciones del Jefe de Taller

• Coordinador entre áreas del taller: debe tener como mínimo una reunión semanal con el recepcionista, jefe de equipo y encargado de recambios, para marcar objetivos y prioridades.
• Controlar el estado del taller para que esté limpio y ordenado, y los tiempos de reparación asignados en los presupuestos según baremación.
• Control de fichaje de operarios, revisando horas de entrada y salida.
• Seguimiento diario de todas las operaciones y cierre de la OR.
• Control de calidad de los vehículos antes de la entrega.

Funciones del Área Administrativa y del Administrador

• Es el encargado de cerrar la OR y convertirla en factura.
• Control del dinero de la caja y reflejo en las actas o libros para este fin.
• Control de las facturas pendientes de cobro.

Un trabajador puede ser requerido por cualquiera de estos cargos cuando se les genera dudas sobre una reparación en cuestión.

Consideraciones de los Planes de Distribución del Trabajo

En función de la carga laboral de los operarios:

• Determinación de la prioridad de las actuaciones: realizar todos los trabajos que puedan ser empezados y acabados en el mismo día.
• Asignación del trabajo a cada trabajador: durante la realización del planning, en función de la disponibilidad y la carga de horas de cada operario. También se tienen en cuenta factores como la capacitación, experiencia, categoría del operario y disponibilidad de equipos en el taller.
• Secuencia de la utilización de equipos e instalaciones de uso común: de manera que se eviten las esperas en el uso de equipos comunes.
• Control de tiempos productivos e improductivos: a partir de los datos obtenidos del sistema de fichaje, cada uno de ellos a partir de fórmulas matemáticas y estadísticas apoyados de los gráficos convenientes.
• Estudio de los datos de recepción-reparación de vehículos y su relación con la capacidad productiva del taller: se usarán para calcular los parámetros de productividad, a la vez que nos relacionan los distintos tipos de horas existentes en el taller.

Clases de Mantenimiento

• Mantenimiento preventivo: se hace en función de las probabilidades de que un elemento pueda fallar por desgaste, anticipándose a dicha anomalía.
• Mantenimiento predictivo: consiste en anticiparse a un futuro mediante la lectura de datos o parámetros.
• Mantenimiento correctivo: entra en funcionamiento una vez determinado que el elemento ha fallado. Consiste en reparar o sustituir componentes del vehículo.

Cargas de Tiempo: Tipos y Documentos

La carga de trabajo es la cantidad de trabajo disponible, según los medios técnicos del taller y del sistema de gestión que se emplee. La carga de trabajo se encuentra reflejada en las órdenes de reparación cerradas o abiertas.

Tipos de Cargas

• Ejecución: carga o cantidad de trabajo iniciado a partir de las órdenes de reparación.
• Previas: corresponde a la carga de las citas programadas, incluye los presupuestos.
• Estimada: aquella carga de trabajo que tiene tiempo de realización ya establecido.
• Planificada: cantidad de trabajo a realizar en una fecha próxima.
• Bloqueada: trabajo paralizado por falta de conformidad por parte del cliente o recambios para realizar la tarea.
• Reservada: porcentaje de la capacidad de producción reservada a la realización de trabajos urgentes no previstos.
• Adelantada o en retraso: trabajo realizado de más o de menos en un espacio de tiempo.