Optimización de la Gestión Empresarial: Técnicas y Estrategias

Desplazamiento de los Trabajadores en la Zona de Trabajo

El desplazamiento de los trabajadores en la zona de trabajo puede ser debido a varias causas. Para examinar este desplazamiento se utilizan diversas técnicas:

Diagrama de Hilos

Es un plano o modelo a escala en el que se sigue y mide con un hilo el trayecto recorrido por los trabajadores, de los materiales o del equipo, durante una sucesión determinada de hechos.

Cursograma Analítico para el Operario

Es un cursograma donde se registra lo que hace cada trabajador.

Diagrama de Actividades Múltiples

Es un diagrama en el que se registran las respectivas actividades de varios objetos de estudio (operario, máquina o equipo) según una escala de tiempos común para mostrar la correlación entre ellos; de esta forma se evidencian los momentos improductivos de una ojeada.

Gráfico de Trayectoria

Es un cuadro donde se consignan datos cuantitativos sobre los movimientos de trabajadores, materiales o equipo entre cualquier número de lugares durante cualquier periodo dado de tiempo. Es una técnica de registro más cómoda y rápida que el diagrama de hilos.

Gráfico de Gantt

Consiste en un gráfico donde se representa en las abscisas, el tiempo de realización de los trabajos, y en las ordenadas, cada una de las tareas que componen el trabajo a realizar. A través de las barras horizontales se refleja el tiempo necesario para realizar cada tarea (el tamaño de la barra es proporcional a su duración). A través de un sistema de sombreado se puede conocer en todo momento cuál es el estado de ejecución del proyecto y las actividades que marchen por debajo o por encima del tiempo previsto. Por lo que este tipo de gráfico permite un control visual del grado de ejecución de las actividades de un proyecto, pero no reflejan las interrelaciones entre los recursos o las relaciones precedentes entre las actividades del proyecto.

Planificación Estratégica en la Empresa

Todas las empresas tienen una planificación estratégica de objetivos pero pocas armonizan sus recursos con sus objetivos y oportunidades. Para Hector Uusmann, la planificación es muy importante, y cada programa debe tener un presupuesto, un responsable y un programa. La planificación rinde beneficios positivos:

• Estimula a la dirección a pensar en el futuro.
• Conduce a una mejor coordinación de esfuerzos.
• Es causa de que la compañía afine sus objetivos y políticas.
• Mejora la preparación para acontecimientos súbitos.
• Produce en los ejecutivos mayor conocimiento de sus responsabilidades.

La planificación consiste en decidir hoy lo que se va a hacer en el futuro, determinando las etapas necesarias para lograr el futuro deseado. Es el proceso en virtud del cual las empresas armonizan sus recursos con sus objetivos y oportunidades. Un plan es estratégico si es de largo alcance y el impacto del mismo es muy alto. El eje principal del plan estratégico es imaginar qué queremos lograr y hasta dónde podemos llegar.

Procedimiento Básico de Medición del Trabajo

La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida, ejecutándola según la norma preestablecida. Este método de estudio del trabajo sirve, entonces, para investigar, reducir y finalmente eliminar el tiempo improductivo o mejorar la eficacia de otros posibles métodos.

El procedimiento a seguir para la medición del trabajo será:

• Seleccionar el trabajo.
• Registrar los datos relevantes.
• Examinar los datos con espíritu crítico para verificar si el método es el más eficaz.
• Medir la cantidad de trabajo de cada elemento expresándola en tiempo.
• Evaluar el tiempo de cada operación, teniendo en cuenta descansos breves.
• Definir el nuevo método a utilizar y presentarlo a las personas afectadas e interesadas.
• Implantar los métodos.
• Controlar las actividades.

Técnicas de Medición del Trabajo

• Muestreo del trabajo.
• Estimación estructurada.
• Estudio de tiempos.
• Normas de tiempos predeterminados: tiempo predeterminado para movimientos humanos básicos.
• Datos tipo.

Usos de la Medición del Trabajo

La medición del trabajo tiene un doble objetivo:

• Destacar los tiempos improductivos y revelar sus causas.
• Fijar los tiempos tipo acertados.

Función de los Órganos Directivos

Debemos partir de que la determinación de la política empresarial a corto o largo alcance es la función de los órganos directivos. Las funciones directivas no solo están orientadas en el futuro, sino que también consisten en el estudio de problemas actuales. Todas las decisiones que se deben tomar desde el punto de vista global de la empresa, las tiene que adoptar la dirección, las demás se pueden delegar. Dirección también tiene la función de fijar la política empresarial, coordinar los grandes sectores empresariales y mantenerlos en equilibrio, así como elaborar una planificación orientada a mejorar todos los sectores. Los instrumentos de la dirección son: la planificación, la programación, la organización y el control.

Disposición del Espacio

Es la forma en que la maquinaria, el equipo y el material están dispuestos en el área de trabajo. Esta se suele determinar cuando una fábrica en oficio comienza a funcionar, pero siempre se dan cambios. Estas operaciones resultarán más incómodas debido a la congestión de materiales u operarios. Para replantearse una disposición del espacio hay que empezar por distinguir cuatro tipos básicos:

1. Disposiciones por posiciones fijas.
2. Disposición por proceso o función.
3. Disposición por producción en línea o en cadena.
4. Disposición por grupos o que posibilita la aplicación de métodos de producción por grupos.

Programa General de Producción (PGP)

Es el resultado de la planificación global, se elabora a partir de las previsiones de la demanda; y puede ser para un periodo de una duración desde un trimestre a dos años. Este PGP define las cantidades a producir en tiempo regular y suplementario y en máquina, los niveles de inventario, el número de empleados a contratar o despedir y con costes complicados. Para elaborar un PGP necesitamos saber:

• Previsiones de la demanda: si la empresa fabrica un solo producto, el PGP se puede elaborar a partir de las previsiones de la demanda de ese producto; pero si fabrica varios productos debe encontrarse una unidad de medida común.
• Niveles de inventario de productos terminados: debe determinarse el nivel de inventario de productos terminados para el principio y el final del periodo de planificación.
• Capacidad de producción: de la mano de obra, de la maquinaria y de la subcontratación. Hay que hacer informes relativos a la capacidad de producción de estos factores, para conocer los medios disponibles para responder a la demanda.
• Costes de producción: se calculan finalmente los costes de mano de obra, almacenamiento del producto acabado y materias primas, coste subcontratación y coste de la variación de la tasa de producción.

La estrategia de producción es el arte de combinar racional y económicamente las variables del sistema productivo dentro de un plan de acción que tiene como finalidad satisfacer la demanda. Ejemplos de estrategias:

• Variar el nivel de mano de obra según la demanda.
• Recurrir a la subcontratación.
• Aumentar los niveles de inventario.
• Hacer publicidad del producto.

La Planificación Global. Sistema de Planificación Global

La planificación es una etapa esencial que precede a los trabajos y engloba todas las previsiones relacionadas con la elaboración de planes de acciones eficaces. La planificación se puede hacer a corto, medio y largo plazo, dependiendo de qué se quiera planificar, así como a diferentes niveles del sistema de producción. La planificación global define, para un periodo dado, las orientaciones de la empresa en cuanto a producción de bienes y servicios. Su finalidad es evaluar el conjunto de recursos materiales, humanos y financieros necesarios para satisfacer, al más bajo coste posible, las previsiones de demanda de este periodo. Tiene por objeto evaluar el conjunto de recursos: materiales, humanos, financieros… necesarios para las actividades de la empresa en un periodo dado. La realización de este objetivo está sujeta a restricciones internas (política de la empresa) y restricciones externas (competencia, situación socio-económica). Cuyo objetivo es satisfacer al más bajo coste posible las previsiones de demanda de dicho producto, teniendo en cuenta las limitaciones de la propia empresa y las que impone el entorno.

Sistema de planificación global, elementos constitutivos:

1. Colección de datos.
   1. Conversión de las previsiones en una unidad común.
   2. Análisis y síntesis de la información.
   3. Definición de una estrategia de producción.
   4. Elaboración de varios PGP.
   5. Elección de un PGP.

Por lo tanto, el resultado de la planificación global es el Programa General de Producción (PGP).

Se elabora a partir de las previsiones de demanda de la empresa, y define las cantidades a producir, los niveles de inventario y la composición de la mano de obra para cada periodo de producción.

Análisis del Punto de Equilibrio como Instrumento de Gestión Empresarial

El estudio del punto de equilibrio se basa en el efecto que la existencia de los costes fijos produce sobre la rentabilidad de la empresa al variar el volumen de la actividad. Se dice que una empresa se encuentra equilibrada o en el punto muerto cuando el importe de sus ingresos por ventas iguala exactamente el importe de todos sus costes y gastos, es decir, cuando el beneficio es nulo.

Los elementos principales que afectan al punto de equilibrio son tres: los costes fijos, los costes variables y el precio de venta. La empresa puede actuar sobre cada uno de ellos, individual o conjuntamente, para alterar las condiciones de equilibrio y mejorar su capacidad de generar beneficios. Un nivel de ventas muy por encima del punto de equilibrio es signo de buena gestión empresarial.

• Disminución de los costes fijos: si la empresa es capaz de reducir los costes fijos, se reduce la cantidad del producto necesaria para alcanzar el punto de equilibrio.
• Reducción de los costes variables: disminuir los costes variables significa disminuir los costes totales con lo que si el nivel de ventas se mantiene, disminuye la pendiente de la recta y aumentan los beneficios.
• Aumento del precio de venta: menos ventas significa menos ingresos si no se altera el volumen de ventas si aumenta el beneficio.
• Otras condiciones: el método de análisis del punto de equilibrio también es extensible a una fábrica con varios productos.

Rentabilidad del Proyecto de Inversión

Es la capacidad para proporcionar rendimiento/rentas/beneficios.

• Rentabilidad media (RM): es el cociente entre el beneficio medio después de impuestos y la inversión media. Al elegir entre dos proyectos alternativos se preferirá el que ofrezca una rentabilidad media mayor. No tiene en cuenta el valor cronológico del dinero.
• Tasa interna de rentabilidad (TIR): es el tipo de interés que genera la inversión y anula el cash flow operativo. Tiene en cuenta el valor cronológico del dinero. La regla de decisión para seleccionar un proyecto es comparar el TIR con una tasa de coste que expresa la rentabilidad mínima exigida.
• Valor anual neto (VAN): el VAN tiene que ser positivo, es decir, mayor que 0; es lo que nos tiene que producir para aceptar una inversión.
  k = tasa de descuento
• Comparación entre TIR y VAN: la TIR es la tasa de descuento que anula el VAN. La TIR representa la tasa de descuento que ni crea ni destruye riqueza.

Concepto y Métodos de Amortización

La amortización es la representación contable de la depreciación (pérdida de valor) monetaria que en el transcurso del tiempo sufren los activos inmovilizados que tengan para la empresa una vida útil no ilimitada pero sí superior a un ejercicio económico. Tiene sentido contable y económico.

La amortización tiene la finalidad de mantener en la empresa los recursos necesarios para que esta se empobrezca (descapitalice).

El objetivo económico de una política de amortizaciones será mantener su capacidad de servicio.

Métodos de Amortización

• Uniforme o constante: considera que el inmovilizado presta un servicio idéntico durante cada uno de los años de su vida útil. A cada ejercicio se cargan con costes un % fijo del valor inmovilizado a amortizar.
• Acelerada: el inmovilizado se desgasta más en sus primeros años de vida por lo que se considera que habrá unos gastos de amortización mayores.
• Decelerada: el inmovilizado se desgasta menos en los primeros años de vida por lo que habrá unos gastos de amortización menores.

Cash Flow

Los flujos de cash flow, en un periodo dado.

El cash flow es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

El estudio de los flujos de caja dentro de una empresa puede ser utilizado para determinar:

• Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aún siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar las salidas en dinero.
• Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del valor actual neto y de la tasa interna de retorno.
• Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.

Los flujos de liquidez se pueden clasificar en:

1. Operacionales: efectivo recibido o expendido como resultado de las actividades económicas de base de la compañía.
2. De inversión: efectivo recibido o expendido considerando los gastos en inversión de capital que beneficiarán al negocio a futuro. (ej: la compra de maquinaria nueva, inversiones o adquisiciones.)
3. De financiamiento: efectivo recibido o expendido como resultado de actividades financieras, tales como recepción o pago de préstamos, emisiones o recompra de acciones y/o pago de dividendos.

Obligación del Empresario en Prevención de Riesgos. Evaluación de los Riesgos

La LPRL establece que la acción preventiva en la empresa, se debe planificar por el empresario a partir de una evaluación inicial de los riesgos laborales para la seguridad y la salud de los trabajadores; y esta evaluación inicial y periódica es obligación del empresario.

La evaluación de riesgos, parte de la imposibilidad de alcanzar un nivel de seguridad absoluta = riesgo “0”. Ello obliga al empresario a realizar un análisis para determinar el máximo en prevención y protección a realizar en cada caso concreto. El margen de riesgo inevitable ha de ser el menor posible intentando cambiar lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.

Se puede definir la evaluación de riesgos como aquel proceso dirigido a estimar la magnitud de los riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiadas sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas; entonces debemos considerar la LRPL como un medio para eliminar o disminuir los riesgos laborales.

En la evaluación de riesgos se impone la necesidad de conocer todas las condiciones de trabajo existentes y previstas, que tienen una influencia significativa en el origen de los riesgos, incluyendo las características locales, instalaciones, equipos, productos y útiles, así como la naturaleza y procedimientos en la utilización de agentes físicos, químicos y biológicos.

Ventajas de la Programación por Redes

Coordinan el proyecto total y todas las actividades interrelacionadas. Muestran las relaciones de cada actividad con el proyecto global.

Un proyecto puede estar constituido por numerosas actividades y lo que hace la programación por redes es relacionar cada una de ellas de una manera cronológica a su sucesión, y el lugar que ocupa cada una de ellas con respecto al proyecto global.

Fuerzan la planeación lógica de todas las actividades. Facilitan la organización del trabajo y su asignación.

Esta planificación por redes nos obliga a planificar y a determinar la secuencia lógica de la sucesión de actividades.

Identifican las relaciones de precedencia y la secuencia de actividades que son especialmente críticas.

Determinan aquellas actividades que son especialmente críticas en donde una demora de esta actividad nos supone una demora en la finalización del proyecto global.

Proporcionan estimaciones de tiempo de terminación y/o costo y un estándar para comparar con los valores reales.

Nos van a permitir determinar el tiempo y costo teórico, que después podremos compararlo con el real y así verificar cuál de las actividades son las que más tiempo nos ha llevado realizar según la estimación original.

Facilitan el mejor uso de los recursos identificando áreas donde los recursos humanos, materiales o financieros pueden asignarse.

Nos permiten una mejor utilización de los recursos materiales (ya que sepamos en qué actividades nos harán falta y cuándo nos harán falta) de los recursos humanos (para la formación de equipos de trabajo, para saber cuándo tenemos que recurrir a la maquila…). Y recursos financieros (nos sirve para determinar qué cantidad de recursos financieros tendremos que invertir en cada momento y de cuántos disponemos).