Optimización de la Gestión Empresarial: Integración, Motivación, Comunicación y Supervisión

Análisis Marginal y Costo-Efectividad

Elección entre alternativas: Una vez evaluadas las diversas alternativas, se debe elegir la más idónea para las necesidades del sistema, buscando maximizar los beneficios. La toma de decisiones se basa en la experiencia, la experimentación y la investigación.

Aplicación de la decisión: Consiste en poner en práctica la decisión elegida, para lo cual se debe contar con un plan de desarrollo.

16. Integración

La integración es la función administrativa mediante la cual se eligen y se obtienen los recursos necesarios para implementar las decisiones y ejecutar los planes. Para lograr la efectividad en la integración, se deben considerar las siguientes reglas:

• El hombre adecuado para el puesto adecuado: El individuo debe poseer las características que la empresa requiere para desempeñar el puesto.
• Provisión de elementos necesarios: Cada miembro de la empresa debe recibir los recursos necesarios para cumplir eficientemente con las responsabilidades de su puesto.
• Importancia de la introducción adecuada: El momento en que el nuevo empleado se incorpora a la empresa es crucial, ya que de ello dependerá su adaptación al ambiente organizacional.

Etapas de la Integración

• Reclutamiento: Obtención de candidatos para ocupar los puestos de la empresa.
• Selección: Elección del candidato más idóneo para el puesto, utilizando técnicas de selección y considerando los requerimientos del mismo.
• Introducción o inducción: Articulación y armonización del nuevo empleado con los objetivos y el ambiente organizacional de la empresa.
• Capacitación y desarrollo: Fomento del crecimiento y mejora de las capacidades del personal para alcanzar su máxima eficiencia.

17. Motivación

La motivación es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia metas organizacionales, impulsada por la habilidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad individual. Si bien la motivación general impulsa el esfuerzo hacia cualquier meta, nos enfocaremos en las metas organizacionales para reflejar el interés en el comportamiento relacionado con el trabajo. Los tres elementos clave en esta definición son el esfuerzo, las metas organizacionales y las necesidades.

El elemento esfuerzo es una medida de la intensidad. Cuando alguien está motivado, se dedica con ahínco a su meta. Sin embargo, altos niveles de motivación no garantizan resultados favorables de desempeño a menos que el esfuerzo se canalice en una dirección que beneficie a la organización. Trataremos la motivación como un proceso de satisfacción de necesidades.

El Proceso de Motivación

La motivación es la fuerza que origina y mantiene un comportamiento. En la motivación, hay tres aspectos que resaltan su importancia:

• La motivación está siempre presente en cualquier tipo de relación de la persona con una organización.
• Desde el momento en que alguien solicita su ingreso a una compañía, existe motivación, la cual debe mantenerse durante su vida laboral para asegurar una actuación satisfactoria.
• El trabajador debe estar motivado para lograr una formación continua y para evitar abandonar la organización.

El proceso motivacional consta de cinco partes:

1. Necesidades
2. Deseos
3. Tensiones
4. Acciones
5. Satisfacción

Las personas tienen una serie de necesidades que se convierten en deseos. Estos deseos generan tensiones internas, originando sentimientos de frustración e inquietud. Para reducir estas sensaciones, la persona realiza un comportamiento, concretado en una serie de actuaciones dentro de la organización. Estas actuaciones conducen a la obtención de resultados positivos o negativos.

Los resultados proporcionan información sobre el logro de los deseos, lo que se traduce en una modificación del nivel de tensión original. La no satisfacción de las necesidades iniciales o el surgimiento de otras reiniciará el proceso.

La motivación no se puede dominar por múltiples razones, pero considerando el proceso de motivación, se puede decir:

1. No todas las personas tienen los mismos deseos.
2. Las personas no se comportan siempre igual, aunque tengan las mismas necesidades.
3. Los resultados no siempre acompañan las expectativas del motivador y del subordinado.
4. Las reacciones de las personas son impredecibles, logren o no logren sus deseos.

18. La Comunicación

La comunicación es uno de los facilitadores administrativos más importantes. Sin ella, no se pueden intercambiar ideas y experiencias. Un gerente transmite ideas e información de su mente a otras mentes, y lo que piensa de otra persona estimula la comunicación.

El gerente astuto sabe que la gente está influenciada por muchos factores y los toma en cuenta al interactuar con ella. La comunicación es necesaria en todas las relaciones humanas y esto implica enfrentarse a la influencia e importancia del comportamiento humano. Puede darse el caso de que la comunicación sea difícil entre dos personas que no se respetan o agradan mutuamente.

La comunicación capacita al gerente para obtener datos para la toma de decisiones, identificar problemas y determinar las acciones necesarias. Por lo tanto, la comunicación es un medio, no un fin; hace posible el proceso administrativo, ayuda a que la planeación administrativa se ejecute eficazmente y sea seguida con diligencia, y que el control administrativo se aplique con efectividad.

La comunicación es muy importante entre el director y sus subordinados para un mejor manejo de la empresa.

Tipos de Comunicación

1. Formal: Sigue la cadena de mando de la organización formal. La transmisión está prescrita y estipulada por la designación formal y la sanción oficial. Esto puede incluir órdenes ejecutivas sobre nuevos sistemas de bonos o planes de acción, información técnica para la toma de decisiones, y políticas sobre procedimientos y reglas fijadas por los manuales o compañías. También se refiere a aquella que se da siguiendo reglas impuestas por un grupo, como reuniones, juntas, entrevistas, etc.
2. Informal: Comúnmente llamada rumor o telégrafo secreto, es utilizada por los gerentes para comprender la comunicación formal. Este tipo de comunicación puede ser útil y precisa o dañina para el manejo de las personas. Se dice que hay un 80% de exactitud en los rumores, lo cual ayuda a conocer las controversias en las organizaciones. También se refiere a aquella que parte de reuniones y es de carácter personal, pero puede distorsionar el mensaje que se quiere dar.
3. Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicación hasta los niveles altos de una empresa.
4. Descendente: Es aquella que va desde los niveles más altos a los más bajos, por ejemplo, desde el presidente o gerente de una empresa hasta los obreros.
5. Verbal: Es aquella que se da a través de palabras, por ejemplo, reuniones, juntas.
6. Escrita: Es la que se da a través de cartas, memorandos, etc.
7. Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de intercambio de información. El costo puede incluir dinero, privación de comodidad y la cantidad de energía y esfuerzo gastados en la comunicación. La comunicación se considera eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso en comparación con otros canales alternativos.
8. Efectiva: Comprende la mejor forma de envío y recepción de la información, logrando el pleno entendimiento del mensaje al final del intercambio.

19. Supervisión

La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que intervienen directa o indirectamente en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a satisfacer las necesidades de un mercado de consumidores cada día más exigente. Mediante su gestión, la supervisión puede contribuir al éxito de la empresa.