Optimización de la Gestión Empresarial: Control, Organización y Principios Clave

Función de Control

Permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados. Después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para, finalmente, corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el óptimo funcionamiento de la empresa.

Fases

• Establecimiento de estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo. Estos estándares deben fijar metas evaluables en términos cuantitativos y deben recoger aspectos vitales para la empresa.
• Medición de resultados reales: para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos, dependiendo del tipo de información que se trate. La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con los estándares fijados.
• Comparación de resultados con estándares, es decir, entre lo que es y lo que debería ser. Han de realizarse con cierta periodicidad para detectar cualquier posible desviación.
• Análisis de las diferencias: los motivos de las desviaciones pueden ser diversos, bien debido a dificultades de organización, bien porque las decisiones no se hayan ejecutado como se había previsto o bien por el propio plan, lo cual obligaría a revisar la planificación.
• Corrección de las desviaciones: no basta con identificarlas si después no se hace nada para corregirlas. Para su corrección, en función de la causa, podrán introducirse más recursos, cambios de tareas, revisión de planes o metas, o la utilización de asesorías adicionales.

Función de Organización

La organización consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que han de existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principio de División del Trabajo y Especialización

La división técnica del trabajo es una forma de organizar la producción mediante la que se descompone el trabajo global en distintas actividades, y estas, a su vez, en distintas tareas. La división del trabajo aumenta la eficiencia y, por tanto, la productividad. Una de las manifestaciones de la especialización es la división del trabajo en diferentes departamentos.

Un principio derivado de la especialización es la necesidad de coordinación. La especialización requiere también lograr la coordinación de las diferentes tareas de los distintos especialistas para que su contribución se haga de la forma más eficiente.

Las causas por las que la división del trabajo permite mejorar la productividad son:

• El aumento de habilidad que supone especializarse en una tarea parcial y realizarla repetidamente.
• El ahorro de tiempo que se consigue evitando periodos transitorios que un individuo necesita para pasar de una tarea a otra.
• La posibilidad de que un especialista concentrado en la realización de una tarea concreta incorpore invenciones y procedimientos que faciliten su realización, posibilidad que es menor cuando una persona divide su atención entre múltiples tareas.

Los Principios Organizativos

• Principio de Autoridad y Jerarquía

  En las empresas, este poder deriva de los propietarios del capital y se ejerce a través de los administradores, en quienes aquellos delegan. Consecuencia directa de la autoridad es la organización jerárquica, que establece distintos niveles de mando. Debe existir una línea clara de autoridad en todos los ámbitos de la empresa, formando una cadena jerárquica.

  La autoridad va unida a la responsabilidad, dado que quienes la ejercen responden de las consecuencias de sus órdenes frente a sus superiores.

• Principio de Unidad de Mando

  Es un principio derivado del de autoridad, según el cual cada persona solo debe depender de un solo jefe. Contribuye a la asignación clara y definida de órdenes y funciones, evitando interferencias y órdenes cruzadas.

• Principio de Delegación de Autoridad

  Consiste en asignar una tarea a un subordinado, dotándole de libertad y autoridad para desempeñarla. Para que haya delegación efectiva, es preciso conferir autoridad.

• Centralización y Descentralización

  Cuando el poder para adoptar decisiones se concentra en un solo punto, la estructura es esencialmente centralizada. Por el contrario, cuando ese poder se reparte a lo largo de la pirámide jerárquica, la estructura es descentralizada, lo que implica la sistemática delegación de autoridad en todos los ámbitos de la organización.

• Principio de Alcance o Ámbito de Control

  Hace referencia al número de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión para el control eficaz.

• Principio de Motivación y Participación

  La participación de los trabajadores en las decisiones de la empresa, la información y la comunicación, así como la creación de equipos de trabajo, son factores que favorecen su motivación y su compromiso.