Optimización y Gestión de Datos en Excel: Vinculación, Formularios, Relaciones y Limpieza

Preparación de Base de Datos

Vinculación de Excel

La vinculación de Excel sirve para conectar datos entre diferentes hojas o archivos, permitiendo actualizar automáticamente la información, combinar datos dispersos, hacer referencias cruzadas y automatizar procesos. Es útil para trabajar de manera más eficiente con datos en Excel.

Requisitos para que no se rompan vínculos

• Archivos deben estar en la misma red (física o nube)
• No cambiar de nombre los archivos

Otros

• Las tablas deben tener el mismo orden para que la información sea significativa.
• No se deben cambiar la ubicación de los archivos
• La comprobación de vínculos nos sirve para revisar el estado del vínculo, identificar errores y en ocasiones solucionar esos errores. (Datos > Vínculos y conexiones > Editar vínculos > Comprobar estado)

Creación de formulario

Permite crear formularios personalizados para ingresar datos en una hoja de cálculo de manera estructurada. Estos formularios facilitan la introducción de datos al presentar campos específicos para cada entrada. Puede utilizarse junto con la validación de datos en Excel para garantizar que los datos ingresados cumplan con ciertos criterios, además de ingresar fórmulas y que sean calculadas de forma automática sin tener que arrastrarlas.

• Se activa el complemento de formulario (archivos > opciones > personalizar cinta de opciones > todos los comandos > crear grupo nuevo > cambiar nombre > (seleccionar) formulario…)
• Completar base de datos
• Creaciones de relaciones

Creación de Relaciones

La creación de relaciones entre tablas en Excel permite combinar datos de manera eficiente y realizar análisis avanzados sin duplicar información.

Vinculamos la tabla: Datos > Herramientas de datos > relaciones

Power Pivot

• Permite gestionar relaciones entre tablas de datos de manera eficiente.

Creación de relaciones

• Permite establecer relaciones entre tablas de datos basadas en columnas comunes. Esto facilita el análisis de datos al permitir combinar información de diferentes tablas de manera coherente.

Administración de relaciones

• Permite visualizar y gestionar las relaciones entre tablas de datos. Puedes definir si las relaciones son uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos, y también puedes modificar o eliminar relaciones según sea necesario.
• Se activa el complemento de Power Pivot archivos > opciones > complementos > complementos com > Microsoft Power Pivot for Excel > aceptar
• Se puede poner nombres a las distintas tablas para poder diferenciarlas de mejor manera

Importación de Datos

La importación de datos en Excel sirve para traer información de fuentes externas (como archivos CSV, bases de datos, páginas web o incluso otros libros de Excel) a una hoja de cálculo, facilitando el análisis, la manipulación y la visualización de los datos en Excel.

Datos > obtener datos > cargar (se importa tal y como están) o transformar (para editar la tabla eliminando información, fórmulas o el aspecto)

Limpieza de Datos (Curación)

Capitalización de texto

Significa convertir la primera letra de cada palabra en mayúscula, mientras que el resto de las letras permanecen en minúscula. Esto es útil para estandarizar el formato de texto, especialmente en nombres propios o títulos, para que comiencen con mayúscula.

Las fórmulas para capitalizar los datos son:

• =MAYUSC
• =MINUSC
• =NOMPROPIO

Después de capitalizar texto, podemos usar el autorrelleno para aplicar la misma capitalización a otras celdas. Simplemente seleccionamos la celda con el texto capitalizado y arrastramos hacia abajo.

Extracción de datos

Podemos usar el relleno rápido escribiendo los primeros dos nombres sin código para que Excel reconozca el patrón y pueda generar el rellenado.

Usar la función DERECHA o IZQUIERDA para extraer cierto número de datos. La sintaxis de la fórmula es texto (la columna que tiene el texto) num_caracteres (la cantidad de caracteres que va a extraer)

Datos de num_caracteres

• Es opcional
• Debe ser mayor a 0
• Si no se especifica será igual a 1 carácter
• Si el número de caracteres especificado es de mayor longitud que el texto de la columna se devolverá todo completo

Usamos control + enter para pegar la fórmula IZQUIERDA o DERECHA en toda la columna

Ancho Fijo y delimitado por caracteres

La función "Delimitar" en Excel se utiliza para dividir el contenido de una celda en columnas separadas en función de un carácter delimitador, como una coma, un punto y coma o un espacio. Esto es útil cuando tienes datos que están separados por un carácter específico y queremos dividirlos en columnas separadas.

Por otro lado, el formato de ancho fijo se utiliza cuando los datos están organizados en columnas de ancho fijo, es decir, cada columna tiene un ancho específico y los datos se ajustan a ese ancho. Esta opción es útil cuando los datos están estructurados de manera que cada campo ocupa una cantidad fija de caracteres, independientemente del contenido real.

Limpieza de datos

Eliminación de celdas en blanco

Las celdas en blanco pueden interferir en una base datos ya que Excel las interpreta como el fin de una tabla lo que haría inexactos los cálculos que realicemos.

Para eliminarlas usamos las opciones especiales de buscar y seleccionar para poder seleccionar todas las celdas en blanco dentro de la tabla, luego las eliminamos.

Reemplazar

Cuando tenemos una base da datos calculada y una celda con error que no permite realizar cálculos podemos buscar las celdas y solucionar el error de manera provisional.

Para ellos usamos las opciones especiales de buscar y seleccionar para poder encontrar las celdas con error, luego escribimos = "si datos" para poder eliminar el error de manera provisional y poder realizar cálculos