Optimización de la Gestión de Compras y Aprovisionamiento en la Empresa

La Empresa: Funciones y Organización

La empresa es la unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de una actividad empresarial. Según el sector de actividad, se clasifican en:

• Empresas extractivas: Sector primario. Actividad principal: extracción de materias primas.
• Empresas industriales: Sector secundario. Actividad: fabricación o manipulación de bienes físicos, transforman las materias primas en productos elaborados y aptos para el consumo o uso.
• Empresas de servicios: Sector terciario. Actividad: poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes que proceden de los otros sectores.

1.1. Funciones de la Empresa

• Función técnica: Realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos.
• Función comercial: Actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa.
• Función financiera: Actividades relacionadas con los flujos de capital.
• Función social: Relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal (departamento de recursos humanos).
• Función administrativa: Gestiona la administración y control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros, compras y ventas, etc.

Para llevar a cabo las funciones anteriores es necesario que exista una buena coordinación entre los distintos departamentos, secciones o áreas de trabajo, donde se realizan unas actividades concretas.

1.1.2. Organización de la Empresa

La organización y estructura interna de la empresa se representa a través del organigrama. En él se reflejan los distintos departamentos, secciones o áreas de trabajo, y la conexión, dependencia o relación que existe entre ellos.

1.2. El Departamento de Compras

Es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que esta pueda conseguir los objetivos marcados.

El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

Para ello se tiene en cuenta:

• Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Con una buena gestión de compras, la empresa obtiene beneficios debido a la reducción de costes.

1.2.1. El Personal de Compras

El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:

• Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
• Organizar las actividades de su departamento.
• Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.
• Transferir al departamento de administración la documentación.
• Informar y controlar.

Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.

1.3. Aprovisionamiento y Compras

Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa adquirir un bien, pero existen diferencias entre ellas:

La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la planificación y la gestión de las compras, el almacenaje de los productos, etc., procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.

Las funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

Los objetivos del aprovisionamiento son:

• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.
• Minimizar la inversión en inventarios.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de compras.

La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios y buscar proveedores. Sus funciones son:

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar los envíos de los proveedores.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

Sus objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Conseguir suministros a tiempo.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Conseguir materiales estándar.
• Colaborar con las demás áreas de la empresa.

1.4. Necesidades de Aprovisionamiento

La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda.

Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén:

• Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para no quedarse desprovisto.
• Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.
• Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional.
• Cuando los centros de producción están muy alejados de los puntos de consumo, para no encarecer los costes.
• Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes.

También existen muchas razones en contra del almacenaje:

• Fuertes inversiones en edificios e instalaciones.
• La mercancía almacenada ocupa espacio y genera costes.
• La mercancía envejece y sufre obsolescencia, etc.

Cuando la empresa no puede evitar almacenar, trata de minimizar los costes.

1.6. Circuito y Flujo de Materiales

El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde el centro de extracción o el centro de producción hasta que llega al consumidor o cliente se hace en dos etapas: una desde el centro de extracción a la fábrica o almacén (canal de aprovisionamiento), y otra desde la fábrica a los puntos de venta (canal de distribución).

Los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricación y venta.

Si analizamos la relación que existe entre la actividad principal de la empresa y el stock, podemos observar que el aprovisionamiento de materiales y otros bienes no tiene la misma importancia en todas las organizaciones.

Las empresas industriales (actividad transformadora) cumplen tres funciones básicas:

• Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales.
• Transformación de los materiales en productos terminados, aptos para la venta.
• Distribución y venta de los productos fabricados.

Las empresas comerciales (aprovisionar y distribuir):

• En empresas mayoristas, el aprovisionamiento se realiza directamente del fabricante, mientras que en los detallistas el proveedor puede ser fabricante o distribuidor mayorista.
• En empresas mayoristas, la distribución se dirige a través de empresas detallistas, y en el caso de estas, directamente al consumidor final.

Las empresas de servicios centran sus funciones en satisfacer las necesidades de los clientes. Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan, no se almacenan.