Optimización de Adquisiciones y Control de Proyectos de Ingeniería

Gestión de Adquisiciones y Control de Proyectos

4.1. Plan de Compras

Política de licitación: Establecer un proceso claro y transparente para la selección de proveedores.

• Preparación de la lista de proveedores.
• Selección de proveedores para cada ítem.
• Procedimiento de licitación.
• Revisión de propuestas y adjudicación.
• Procedimiento de pagos.
• Inspección de bienes y servicios.
• Gestión de cambios a las órdenes de compra.
• Relación con representantes del vendedor.
• Compra de repuestos.
• Compras en terreno.

Programa de compras: Definir un cronograma para las adquisiciones.

• Identificación de ítems principales e ítems menores (agrupados).
• Fechas clave:
  • Especificaciones (Ingeniería).
  • Requisición.
  • Recepción de propuestas.
  • Colocación de la orden de compra.
  • Aprobación de planos.
  • Fecha de embarque.
  • Recepción de planos para ingeniería (“Información Certificada”).

Plan de control de compras: Establecer mecanismos de seguimiento y control.

• Definir responsables del control (quién, dónde, cómo).
• Cubrir desde las requisiciones hasta la entrega en terreno.
• Coordinación entre ingeniería, compras y construcción.
• Informes de avance (“información certificada”), fechas de inspección en fábrica, embarques, etc.
• Control de recepción, transporte, entregas, etc.
• Actividad crítica para costos y programa.

4.2. Proceso de Compras

• Lista de proveedores:
  • Preparada por el contratista de ingeniería.
  • Revisada por el Dueño, Operaciones y el Departamento de Materiales del Dueño.
  • Entrevistas y revisión en terreno de proveedores críticos.
• Requisiciones y recepción:
  • Por el equipo de compras (Ingeniería o Dueño).
• Evaluación de propuestas:
  • Equipos separados de evaluación técnica y comercial (ingeniería y compras) para equipos o materiales principales.
  • Eventual participación del Dueño y Operaciones.
  • Contratista prepara evaluaciones y recomendación.
  • Dueño aprueba recomendación final.
  • Emisión de la Orden de Compra (OC).

4.3. Compra de Repuestos

• Conviene comprar con la orden de compra original.
• El proveedor proporcionará una lista recomendada.
• Revisar con Operaciones y el Equipo de Proyecto para evitar sobre stock o falta de repuestos críticos durante la puesta en marcha.
• Establecer procedimiento de traspaso a Operaciones.

4.4. Adquisiciones: Personal Involucrado

4.4.1. Personal del Dueño

• Compras por el Dueño:
  • Gerente de Adquisiciones.
  • Experto en Contratos, Asesores de Contratos.
  • Gerente de Compras, Compradores.
  • Coordinador de Inspección, Control de Expedición, Bodegas.

4.4.2. Compras por Contratista de Ingeniería o EPCM

• Experto en Contratos.
• Experto en Compras.
• Coordinador de Inspección.
• Coordinador de Expedición.

4.5. Lecciones Aprendidas en Adquisiciones

• Las adquisiciones de proyecto (compras, contratos) son una especialidad diferente a las adquisiciones operacionales.
• El grupo de adquisiciones debe estar integrado físicamente en el Equipo de Proyecto.
• La dinámica de Proyectos es mucho más rápida, requiere decisiones inmediatas a riesgo de impactar todo el proceso.
• Se requieren buenos procedimientos y su seguimiento estricto.
• Se deben establecer y seguir normas de ética en los negocios (regalos, comunicaciones, normas de negociación, etc.) para evitar conflictos.
• Debe buscarse un tratamiento “justo” de contratistas y proveedores.
• Los Gerentes de Contrato deben liderar el proceso de contratación.
• Hay que trabajar en equipo, “con” y no “contra” los contratistas y proveedores.

5. Control de Proyectos

5.1. Control de Plazos

Completar el proyecto en plazo es un objetivo primordial.

• Tarea conjunta del Gerente del Proyecto, Gerentes de Contratos, Ingenieros de Control y Contratistas.
• El Contratista prepara un programa detallado (CPM).
• El equipo de Proyecto:
  • Revisa el programa.
  • Obtiene datos, informes, pronósticos.
  • Toma y propone medidas correctivas.
  • Administra la Reserva del Programa (Schedule Reserve).
  • Informa semanal y mensualmente.

5.2. Medición de Avance y Re-programación

• El control de avance se registra sobre los programas CPM.
• Se utiliza un ponderador para computar el avance porcentual (horas-hombre, costo).
• La re-programación periódica también se ejecuta sobre el CPM.

5.3. Reserva del Programa (Schedule Reserve)

• El programa del contratista generalmente no incluye reservas para:
  • Cambios normales en los proyectos.
  • Omisiones, crecimientos, contingencias.
• Se debe agregar una Reserva para estos ítems, de acuerdo con la experiencia del dueño y las características del proyecto. 1 mes por año (8%) es una cifra típica.
• Esta cifra se va reduciendo a medida que el proyecto avanza.

5.4. Tendencias Relevantes en la Gestión de Contratos

La tendencia es administrar contratos que sean más eficientes y que generen ahorros. A mayor contratación de recursos especializados externos, se simplifican las operaciones de las empresas, pero se corre el riesgo de aumentar los cobros incorrectos y que el servicio no sea prestado adecuadamente. En el futuro se espera generar operaciones eficientes y controladas, integrando el personal de la empresa con los contratistas, para aprovechar las oportunidades de ahorro del interior de la empresa.