Manual de Procedimientos Administrativos y de Producción

Procedimientos Administrativos

Los manuales de procedimiento administrativo son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, permitiendo registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos

• Instruir al personal.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
• Cooperar con la ejecución correcta de las labores asignadas al personal.
• Servir como medio de integración y orientación al personal.
• Proporcionar información para la planeación e implementación de reformas administrativas.
• Permitir conocer el funcionamiento interno de la organización.
• Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.
• Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Intervenir en la consulta de todo el personal.
• Establecer un sistema de información o modificar el ya existente.
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
• Determinar las responsabilidades por fallas o errores.
• Facilitar las labores de auditoría y evaluación del control interno.
• Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles qué deben hacer y cómo hacerlo.
• Ayudar a la coordinación de actividades.
• Construir una base para el análisis posterior del trabajo y mejoramiento de los sistemas.

Recursos Humanos

Se encarga de todo lo relativo a la organización y conducción del personal.

Reclutamiento y Selección

Lleva a cabo los procedimientos necesarios para la incorporación del personal:

• Procesos de búsqueda: Determinación del perfil profesional (atributos que debe tener la persona según el cargo), publicidad del mensaje (requerimientos dados a conocer públicamente), postulación (forma de presentación de las personas que aspiran al cargo).
• Entrevistas: Conocer determinados aspectos de la personalidad.
• Pruebas: Determinar las condiciones profesionales, técnicas y psicológicas.
• Entrevista general: Conocer los gustos de los postulantes preseleccionados.
• Elección e incorporación.

Capacitación

Desarrollar las capacidades del personal para un mejor ejercicio de sus tareas y poder asumir nuevas funciones. La capacitación puede hacerse en el puesto de trabajo o por medio de cursos.

Servicios al Personal

Serie de servicios que permiten satisfacer los requerimientos del personal.

• Administración del personal: Confección y archivo de legajos y permanente actualización.
• Relaciones laborales: Espacios de comunicación entre el personal y los directivos. Formas de comunicación: buzón de sugerencias, panel de comunicación, delegación y círculos de calidad.

Producción

Área que lleva a cabo todas las acciones tendientes a la fabricación de los productos que vende la empresa.

Planificación de la Producción

Planificar la producción que se llevará a cabo, determina la cantidad de unidades a producir y la cantidad de materia prima, mano de obra y tecnología necesaria.

Compras

Se encarga de las compras de materias primas. Si solo se encarga de eso es descentralizada; en cambio, es centralizada si se encarga de todas las compras de la empresa.

Procedimientos de Compra

• Contratación directa: Directo a un proveedor.
• Licitación o concurso privado: Invita a dos o más proveedores a presentar su calidad, cotización y condiciones de venta.
• Licitación o concurso público: La empresa crea un pliego de condiciones al que se le pone un precio, se publica en diarios y las empresas interesadas expondrán sus ofertas.

El área cuenta con una base de datos: ficheros de proveedores y ficheros de productos.

Almacenes

Sus funciones son la recepción, custodia y entrega de las materias primas, materiales y productos terminados.

• Recepción: Con aviso previo o sin aviso previo.
• Custodia: Conserva los productos en las mejores condiciones. Se debe llevar un inventario permanente de los bienes en existencia y realizar inventarios físicos.
• Entrega: Ante la solicitud de fábrica o comercialización.

Fabricación

Su función es transformar la materia prima en productos terminados. Según el tipo de producto o por las necesidades concretas del cliente, la producción puede ser por pedido o por stock; y, teniendo en cuenta el proceso, puede ser continua o total, o por ensamble.

Sectores de Servicios

• Mantenimiento
• Seguridad

Control de Calidad

Control de los productos en forma preventiva, simultánea y final. El control se realiza por unidad o por muestreo de lotes productivos.

Ingeniería de Fábrica

Su función es encontrar o diseñar equipos destinados al proceso de producción y así mejorar la calidad de los productos.

Investigación y Desarrollo de Nuevos Productos

Se ocupa de ensayar y encontrar nuevos productos para sumarlos al proceso productivo. Trabaja directamente con el departamento de estudio de mercado.

Comercialización

Permite aportar al consumidor, con ayuda de la promoción y publicidad, el producto o servicio cuya naturaleza, presentación y precio respondan mejor a sus necesidades.

Ventas

Operación mediante la cual, a cambio de una contraprestación, se entrega en propiedad un bien o se presta un servicio.

Métodos de Venta

• Directo: En locales propios, domiciliaria, correspondencia, contactos personales.
• Indirecto: Mayoristas o distribuidores, corredores que llegan a minoristas y representantes o concesionarios.

La planificación de las ventas se realiza en función del estudio de mercado y deberá establecer objetivos, política de ventas y política de precios.

Expedición

Entrega del bien. Puede ser en el lugar de venta o en el domicilio del comprador y se realiza con transportes propios de la empresa, contratado o público.

Estudio de Mercado

Se realiza en forma permanente, dado que es necesario el conocimiento del mercado en forma continua. En base a los resultados obtenidos, se establecerán las políticas y las estrategias para el mantenimiento y crecimiento del mercado.

Promoción y Publicidad

Es el área encargada de buscar los medios que permitan dar a conocer a los clientes los productos que la empresa vende.

Publicidad

Acción específica, intencionalmente planificada y transmitida al grupo de sujetos al que se quiere llegar, con la finalidad de influir en su conducta de compra respecto a un producto.

Propaganda

Acción de esparcir una idea u opinión cualquiera. Es una tentativa realizada con el fin de influir en la opinión de otros (política, religiosa).

Promoción

Comunicación realizada sin el uso de medios masivos que persigue objetivos comerciales.

Publicidad:

• Objetivo: Lograr que las personas adquieran el bien o servicio.
• Elementos: Anunciante (ordena y paga el mensaje), agencia de publicidad (estudia el mensaje y los medios a utilizar), medio (canal mediante el cual se hace llegar el mensaje), mensaje (imágenes o palabras que se hacen llegar a los destinatarios), destinatarios (a quienes apunta el mensaje).
• Función: Lanzamiento (hacer conocer o imponer), persuasiva (diferenciarse de la competencia), rememoración (recordar al mercado la existencia del producto), agresiva (destruir la imagen de otros), derogativa (cambiar la imagen de un producto).
• Importancia de la publicidad: Económica (incremento del consumo), cultural (crea pautas culturales), social (influencia en las conductas sociales).

La publicidad (busca actuar sobre la conducta de los individuos) y la psicología (estudia la conducta). La publicidad se vale de la psicología. La publicidad tiene destinatarios definidos y es necesario diferenciarlos. La división del mercado es el principio básico de la publicidad, lo que implica diferentes receptores del mensaje publicitario.

El mensaje busca:

• Llamar la atención: Mediante apelaciones, esta es la dirección del mensaje. El centro de interés es racional o emocional y la apelación pretende lograr que la persona receptora asocie el mensaje a una sensación.
• Percibir el mensaje: Recepción mental, personal o subjetiva. Se utilizan palabras para la asignación de un significado.
• Voluntad de compra: Que no solo acepten el producto, sino que se les cree la necesidad de comprarlo.
• Mantener en el recuerdo: A través de la memoria.

Formas de publicidad:

• Escrita (visual o gráfica): Se percibe solo por la vista y se compone de textos, imágenes y diseño del anuncio. Medios: diarios, revistas, etc.
• Oral (auditiva): Palabras que se pronuncian y música o sonidos que la acompañan. Medios: radio y altavoces.
• Audiovisual: Apelación a dos sentidos: oído y vista. Es la de mayor alcance. Medios: TV y cine.
• Estética: Instalaciones (propias de la empresa, venden su propia imagen), vidrieras (decoración), displays (carteles apoyados en vidrieras), expendedores de los productos, góndolas, envases y etiquetas.