La vida

Tema 7

INVENTARIO:

Es el estado detallado de todos los bienes y derechos que posee la empresa en un momento determinado.

Segun los bienes del almacen:

Es la relacion detallada de los materiales almacenados, clasificados por categorias o familias de productos, su lugar de ubicacion y su valoracion economica.

Segun los bienes relacionados el inventario puede ser:

- General: Abarca todo el patrimonio empresarial.

- Parcial: Comprende una parte de los bienes como pueden ser los de una seccion.

TIPOS DE IMVENTARIO

Segun la finalidad que persiga con los datos obtenidos, podemos clasificar los inventarios en dos grupos:

- INVENTARIO CONTABLE:

Consiste en anotar constantemente las entradas y salidas de cada uno de los articulos que hay en el almacen, por procedimientos automaticos o de forma manual.

• Permite conocer en todo momento las existencias en stock, en unidades fisica y valor monetario.
• Presenta el inconveniente de que por mucho control que lleve de entradas y salidas, con el inventario contable desconocemos la depreciacion de existencias por articulos obsoletos, por roturas, por mermas en los productos almacenados, robos, etcetera.

- INVENTARIO EXTRACONTABLE:

Consite en hacer un recuento de las existencias que de forma manual o con procedimientos de grabacion permita conocer las cantidades que tenemos en stock, al final de un perido de explotacion y valorarlas a precio de coste de mercado.

Permite comprovar el estado de los productos ya que se hace de forma ocular.

Segun cuando se realicen los inventarios extracontables, estos pueden ser:

- INVENTARIO FINAL: Cuando el recuento de existencias se hace al final del ejercicio economico.

- INVENTARIO ROTATIVO: Consiste en hacer el recuento de las existencias de manera continua y sin detener la explotacion de la empresa.

A Relacion entre el inventario y la contabilidad

 Podemos decir que la contabilidad y el inventario son complementarios, entre ambos dan una informacion completa de las gestiones que realiza la empresa. La contabilidad transmite informacion sobre el volumen de compras, el volumen de ventas y el margen comercial, mientras que el inventario, ya sea permanente o periodico, informa sobre el volumen de las existencias y su inversion en unidades monetarias.

COMPRAS NETAS= C.T - D.C

VENTAS NETAS= V.T - D.V

MARGEN COMERCIAL= V - C

 INVENTARIO FISICO

Realizar comprobaciones, introducir mejoras y rectificar contenidos.

Realizar el inventario es una obligacion legal que puede ser inspecionada por el organismo competente, se hace por lo menos una vez al año, coincidiendo con las fechas de cierre del ejercicio para regularizar las cuentas de existencias y poder calcular el resultado del periodo.

El recuento se hace in-situ es decir de forma ocular o grabado y posteriormente se transmite al sistema informatico, se hace cuando se acaba el ejercicio o en un periodo dado.

Generalmente se lleva a cabo con la actividad parada por la necesidad del personal, al mismo tiempo el que todo el personal colabore puede llevar a errores por lo tanto se debe tener cuidado.

AEl proceso del inventario fisico

Es organizado por un jefe que sepa las tareas que hay que realizar y prepare con tiempo suficiente el procedimiento que va a seguir, el material, las fichas o soportes que se utilizaran para las anotaciones y el personal que realizara los encuentros.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1 Decidir la epoca del inventario:

    - Debe coincidir con el final de producion.

    - Si no coincide seguir contablemente todos los movimientos del material, desde el momento del recuento hasta el final del  ejercicio.

2Instruir al personal sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir:

    - Crear jefes de grupo: seleccionar personal y verificar el inventario.

3 Preparas el almacen: consiste en ordenar y poner nombre a los articulos de una forma racional.

4 Programar las fechas de trabajo: debe ser comunicado a toda la empresa.

5 Preparar los impresos, formularios y sistemas de grabacion: seran el soporte donde anotaremos las diferentes cantidades inspecionadas.

Su formato debe permitir:

• Relacionar los objetivos inventariados por grupos o categorias, con la descripcion de sus caracteristicas fisica y de mercado.
• Indicar la referencia o codigo de cada articulo, su descripcion, el numero de unidades y las unidades de medida de cada uno.
• Anotar el valor de los objetivos inventariados. Sera el precio de coste, pero tambien se puede añadir una columna para incluir el precio de venta o de mercado.

ANOTACION: La empresa siempre puede confeccionar el proceso como mejor se adapte a sus necesidades.

B Formas de realizar el inventario

Para realizarlo se deben revisar los productos: grabando, mirando y apuntando.

Pero los metodos mas utilizados son:

• Control por sectores: Se utiliza cuando la mercancia sigue un orden de colocacion fijo en un mismo estante del almacen o de la tienda.

          - El impreso se divide en dos partes: Izquierda: operario encargado del recuento. Derecha: Aqui se anotan las variaciones ocurridas desde que se el recuento asta que se procede a la valoracion del inventario.

• Control por cupones: Este procedimiento es aconsejable cuando se desea conocer tambien la composicion del stock, segun determindados conceptos.

         - El impreso tiene doble copia la primera copia se pega en el articulo, la segunda copia se arranca en el momento de la valoracion y la tercera copia sin cupones queda unida al talonario.

•  Control en rayados sinopticos: Se utilizan para productos que estan valorados bajo un mismo precio pero presentan multiples variantes.

C

Una vez terminado el recuento fisico de los articulos, se procede a valorar el inventario, es decir, a calcular el valor de los bienes almacenados. 

Queda plasmado en el libro de inventarios.

Las partidas del inventario fisico se valoran a precio de adquisicion, este es el valor por el que figuraran en el balance de situacion final las existencias de mercaderias. Sin embargo si en la fecha del cierre del ejercicio el precio a disminuido, se devera poner el mas bajo por prevalecer el principio de prudencia valorativa.

IMVENTARIOS PERIODICOS: REGISTROS BASICOS

Para gestionar bien las existencias, muchas empresas necesitan hacer varios inventarios al año.

-Existen empresas que comercializan con productos que cambian segun la temporada y o bien se liquidan o se hace el inventario y se guardan para la proxima temporada.

-Los que utilizan los mismos productos todo el año: en este caso es la empresa la que dice cuando realizar los inventarios periodicos.

El control mediante recuentos permite que la empresa pueda tener un nivel de existencias mas bajo y, como la inversion en stock no produce beneficios, lo ideal es tener un nivel de existencias que nos permita un buen servicio sin dar lugar a la rotura de stock. La empresa puede utilizar herramientas que faculiten la gestion del stock e impidan situaciones de desabastecimiento, como son:

CALENDARIO SENCILLO Y COMPLETO

CALENDARIO SENCILLO 

Este tipo de registro se utiliza principalmente para productos de gran consumo, de rotacion rapida y con entradas regulares en el almacen.

El documento contiene lo siguiente: 

1. Referencia

2. descripcion

3. unidad o lote

4. pedido minimo

5. stock total

6. existencias del dia de inventario

7. Cantidad solicitada del pedido: stock real-stock pasivo, redondeando a la unidad de embalaje.

CALENDARIO COMPLETO

Este registro permite obtener una informacion mas amplia sobre la vida de un articulo, pues se utiliza una ficha por referencia.

El documento contiene lo siguiente:

1. Mes del recuento.

2. Ventas correspondientes al mismo periodo del año anterior.

3. Ventas del año en curso, por diferencia entre el stock anterior y el posterior.

4. Las existencias  en el momento del recuento, en el almacen y en el punto de venta.

5. El stock total.

6. Pedidos solicitados no finalizados.

7. Fecha de recepcion y cantidad recibida.

Sus ventajas son:

- Contemplar varios aspectos que influyen en las cuantia de los pedidos.

- Se puede utilizar para gran cantidad de articulos

- Se adapta muy bien a programas informaticos.

Pero en ocasiones cuando hay promociones: para registrar las oscilaciones en las ventas generalmente se utiliza el calendario de recuentos semanales, que ademas ofrece informacion acumulada mensual y trimestral.

El contenido del documeto es:

1. Periodo de recuento, desglosado por semanas

2. Stock de almacen, tienda y total.

3. Entradas con identificacion de fecha y cantidad.

4. Ventas correspondientes al año en curso.

5. Cantidad correspondiente a las promociones periodicas de dicho articulo.

6. Pedidos en curso, fecha y cantidad.