La Hoja de Trabajo en Contabilidad

Introducción

Se dará a conocer la hoja de trabajo y cómo está conformada. Es importante conocer esta herramienta porque es la que utiliza el contador para resumir toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período definido.

La Hoja de Trabajo

Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite observar el ajuste de saldos y analizar los movimientos en los cargos y abonos.

Es un papel de contabilidad que utiliza el contador para resumir toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa.

Es una herramienta que maneja el contador para hacer un ordenamiento lógico de todos los datos, no es para el uso del gerente ni para ser publicada, se elabora a lápiz para realizar las correcciones a medida que se prepara.

¿Qué permite la hoja de trabajo?

1. Verificar la exactitud de los registros contables
2. Hacer las correcciones necesarias
3. Realizar ajustes
4. Preparar la información

Estructura de la Hoja de Trabajo

La hoja de trabajo tiene una estructura muy sencilla para su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa, o a la actividad económica a la que se dedique.

Contiene un encabezamiento donde se indica:

1. Nombre de la empresa
2. El nombre específico de la hoja de trabajo
3. El período del ciclo contable que abarca.

Su estructura columnar:

1. Una columna para escribir los títulos de las cuentas
2. 3 pares de columnas con los siguientes encabezados:
   1. Balance de Comprobación
   2. Ganancias y Pérdidas
   3. Balance General

Estados Financieros

Son también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las empresas para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado.

Utilidad

Esta información resulta útil para la administración, gestores, reguladores, accionistas, acreedores y otros. La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad. Los estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los más habituales:

1. Estado de Situación = Balance General
2. Estado de Resultado = Ganancias y Pérdidas
3. Estado de Flujo de Efectivo

Estados que Conforman la Hoja de Trabajo

Balance de Comprobación

Instrumento financiero que se utiliza para enlistar el total de débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor), de esta forma permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

Información con la que se prepara el balance de comprobación:

Este balance se prepara con cada una de las cuentas del libro mayor y sus respectivos saldos.

¿Cómo se vacía la información en la hoja de trabajo?

1. En la columna reservada de título de cuentas se anotan cada una de las cuentas que conforman el balance de comprobación (activos, pasivos, capital, ingresos, gastos)
2. El monto de cada cuenta se registra en la sección de balance de comprobación: los saldos deudores se registran por el debe.
3. Se procede a totalizar las columnas debe y haber, el resultado debe ser igual en ambas columnas.

Estado de Ganancias y Pérdidas o de Resultados

Es uno de los estados financieros básicos, el cual demuestra la utilidad o pérdida obtenida en un período determinado, por cuenta una utilidad o pérdida se obtiene por actividades de diversas naturalezas a lo largo del tiempo.

Desde el punto de vista financiero reviste una importancia fundamental al determinar la correspondencia de ingresos, costos y gastos en diferentes períodos.

El estado de resultados está compuesto por las cuentas normales, y transitorias o de resultado, o sea, deben ser cerradas al finalizar los ejercicios contables. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que oponen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparezcan en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

Nota: en la sección balance de comprobación de la hoja de trabajo, se registran todas las cuentas reales y nominales

Cuentas Reales

Representan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, determinando el patrimonio. Activos, pasivo, capital.

Cuentas Nominales

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones del patrimonio mediante los gastos en un período determinado.