Guia de Reunions Efectives i Presa de Decisions en Educació

1. La Importància de les Reunions

Les reunions són eines fonamentals per a la comunicació efectiva, la presa de decisions i el treball en equip. Per a ser coherents, tots els membres són corresponsables del seu èxit. Tot i que requereixen més temps, el resultat és més elaborat i enriquidor.

2. Tipus de Reunions

En funció de la dimensió:

• Mítings: Sense selecció de participants. La relació entre l'orador i els participants és mínima.
• Comitès: Nombre de participants limitat, amb una selecció rigorosa. La relació entre l'orador i els participants és fluïda i constant.

En funció de la periodicitat:

• Anuals: Caràcter informatiu. L'objectiu és motivar i implicar l'equip a l'inici de l'any. El director ha de dur el pes principal i la reunió ha d'estar molt ben preparada.
• Mensuals: Caràcter informatiu i de compromís, la participació de tots és fonamental. S'aprofiten per reconèixer èxits individuals o col·lectius i per resoldre problemes.
• Setmanals: Responen als objectius operatius i d'equip plantejats setmanalment. Són un important *feedback* per a l'equip. Se celebren al principi o al final de la setmana per tenir una perspectiva global.
• Diàries: Objectiu: solució de problemes. Se celebren a primera hora del matí.

En funció dels objectius:

• Informativa: Transmetre o rebre dades, normes, etc. Va de l'orador als participants. Es desenvolupa en tres moments:

1. Comunicació de la informació per part del director.
2. Torn de preguntes i dubtes dels participants.
3. Resposta a les preguntes o dubtes per part del director.

• Resolució de conflictes/Anàlisi de problemes: Identificar la causa dels problemes i generar opinions, suggeriments i recomanacions que posteriorment s'analitzaran i avaluaran. La decisió la prenen autoritats superiors.
• Decisòria: L'objectiu és que els participants prenguin una decisió lliurement, tractin el problema amb llibertat d'opinió i discuteixin els diversos aspectes, interrelacions, causes, conseqüències o intercanviant experiències, punts de vista i opinions. Decisions consensuades.
• Obtenció de compromís: Exposar i explicar les raons de la decisió presa i obtenir compromisos i responsabilitats per a dur a terme determinades accions. Dissipa dubtes i temors.

3. Fases d'una Reunió

Documents: 1. Abans: Convocatòria (hora, data, etc.) 2. Durant: Ordre del dia (temes a tractar) 3. Després: Acta (acords, signatura dels assistents)

3.1. Preparació

• Data: Buscar una data en què la majoria dels assistents hi puguin assistir. Evitar principis i finals de mes, i dies anteriors a festes o vacances.
• Objectius: Tenir clars els objectius per a una reunió efectiva i una correcta distribució del temps.
• Participants: Escollir els participants segons la seva relació amb l'objectiu de la reunió.
• Informació prèvia: Informar els participants dels aspectes clau abans de la convocatòria.
• Temps: La durada ha d'estar en relació amb l'objectiu. Especificar l'hora d'inici i de finalització.
• Hora: A última hora del matí, les reunions tendeixen a ser menys productives.
• Ordre del dia: Establir l'ordre en què es tractaran els punts.
• Metodologia: Definir els procediments a seguir.
• Acords: Relacionats amb els objectius, són la finalitat de la reunió.

3.2. Començament

• Puntualitat: Començar a l'hora establerta.
• Bon clima: Trencar el gel i crear un clima positiu des del principi.
• Acollida: Fer referències personals en acollir els participants i saludar de manera individual.
• Comportament verbal: Preparar les primeres frases, no refiar-se de la improvisació.
• Comportament no verbal: Atendre el comportament no verbal, to de veu adequat, mirar els participants i evitar l'estatisme.

3.3. Objectius i Mètodes

Especificar els objectius i la metodologia de la reunió.

Objectius: Centrar els assistents, evitar falses expectatives i formular-los en termes positius.

Tipus d'objectius:

• Generals: Poc concrets, globals, formulats en termes de capacitat.
• Específics: Concrets, precisos, avaluables o mesurables.

4. Mètodes

• Exposar solucions i deixar espai per a aclariments i preguntes.
• Plantejar un problema, exposar-lo al debat i acordar solucions.
• Establir una ronda d'opinions.
• Demanar a l'equip el mètode a seguir, establir-lo i seguir-lo.
• Deixar que l'equip resolgui el problema per si sol.

5. Desenvolupament

1. Procurar el dinamisme.
2. Mantenir el control.
3. Animar a participar.
4. Escoltar activament.
5. Observar actituds individuals.
6. Mantenir un ambient cordial.
7. Reconèixer les intervencions.
8. Discutir els temes en profunditat.
9. Resumir cada fase.
10. Especificar cada decisió.
11. Emprar totes les ajudes disponibles.
12. Establir plans d'acció.
13. Adaptar-se als participants i a l'equip.

6. Conclusió

• Fer una síntesi dels acords.
• Nomenar responsables.
• Establir necessitats i dates de seguiment.
• Concretar la data de la propera reunió, si escau.
• Animar a aconseguir els objectius.
• Agrair l'assistència i la participació.
• Acabar a l'hora establerta.
• Fer un seguiment dels acords.

Reunions més utilitzades en Educació Infantil:

• Funció periodicitat: Mensuals i setmanals.
• Funció finalitat: Variable, depenent del tema.

7. Participació en una Reunió

Definir els rols i responsabilitats de cada participant.

• Líder: Organitza i dirigeix el grup, responsable dels resultats. Decideix la convocatòria i els participants. Màxim responsable dels objectius. Centrat en el contingut. Assigna responsabilitats.
• Facilitador: Neutral, gestiona el procés i la participació. Centrat en el procés. Treballa en un clima motivador. Estimula els participants. Dona suport al líder i a la resta de participants.
• Secretari: Recopila els punts clau i les decisions. Confecciona l'acta.
• Cronometrador: Recorda al grup el pas del temps, però no determina l'inici ni la finalització dels temes. Coneix l'agenda i els temps assignats.
• Participants: Expressen idees, opinions i fan propostes. Màxims responsables del contingut (excepte en reunions informatives). Escolten activament i contribueixen amb idees i experiència. Ajuden el líder a assolir l'objectiu. Segueixen el procés. Realitzen les accions assignades.

8. Presa de Decisions (UF2-NF3)

Fases:

1. Presa de consciència del problema.
2. Definició i anàlisi del problema.
3. Generació d'alternatives.
4. Estudi de les alternatives.
5. Reflexió.
6. Presa de decisions.
7. Posada en pràctica de la solució.
8. Avaluació de la decisió.

Treball en equip vs. Treball en grup:

• Treball en equip: Corresponsabilitat, més enriquidor, més lent.
• Treball en grup: Cadascú fa la seva part, més pobre, més ràpid.

Mètodes per a la presa de decisions:

1. Inacció: No es decideix res (negatiu).
2. Acció de l'autoritat formal: El líder pren la decisió.
3. Acció d'una minoria: Un grup reduït pren la decisió.
4. Majoria a través de votació i/o sondeig: Votació després d'un sondeig individual.
5. Consens: Tothom expressa la seva opinió i s'arriba a un punt mig (recomanat).
6. Decisions per consentiment unànime: Tothom està d'acord (difícil d'assolir).

9. Sociograma (UF2-NF4)

Tècnica per a representar gràficament els vincles socials dins d'un grup.

Conceptes clau:

• Grup d'interacció social: Vincles socials que formen el grup.
• Posició social: Lloc d'una persona dins del grup (apartat, líder, etc.).

Utilitat:

1. Conèixer: Relacions afectives, lideratges, individus al marge del grup i subgrups.
2. Actuar amb coneixement de causa: Preparar activitats i establir vincles adequats.
3. Dissenyar accions per a la millora: Dinàmiques de grup, apropaments a alumnes distanciats, gestió de lideratges, etc.

Tipus de sociograma:

1. Nominacions: Es valora una part del grup.
2. Valoracions: Es valora tot el grup (malament, bé, molt bé).
3. Autopercepció: Document personal per saber com està la persona dins del grup.

Sociograma adaptat (infantil): Basat en l'observació, anecdotari, preguntes simples o fotografies.

10. Avaluació de la Competència Social (UF2-NF5)

Procés per a examinar i mesurar les habilitats d'un individu per a interactuar amb els altres. Important en contextos educatius, laborals i clínics.

Coavaluació: Dues persones avaluen a una, basant-se en una rúbrica amb indicadors mesurables i ítems.

Avaluació creativa: Valora el procés d'aprenentatge, no només el resultat final. Fomenta la creativitat, l'atenció, la crítica i l'expressió (flexible i dinàmica).

• Marcar amb X a l'hora d'avaluar i afegir observacions.
• 0-3 ítems és la millor opció.
• Deixar una fila en blanc al final per a un comentari positiu.

11. Índex d'Avaluació de la Competència Social

Fases de l'avaluació:

1. Definició d'objectius.
2. Establiment del marc de referència.
3. Selecció i elaboració d'instruments.
4. Obtenció de dades.
5. Anàlisi de la informació.
6. Presentació de resultats i conclusions.
7. Proposta de millora i decisions.

Indicadors d'avaluació: Concreció d'un criteri d'avaluació.

Tècniques i instruments de recollida d'informació:

• Observació conductual: Directa, indirecta, natural, en situacions artificials.
• Instruments per a l'observació: Diari de classe, anecdotari, escala d'observació, llista de control, gravacions de vídeo, fitxes de seguiment.
• Entrevista: Formal, informal, individual, grupal, estructurada, no estructurada, semiestructurada.
• Proves o exàmens.

Anàlisi de dades: Anàlisi sistemàtica de la informació recollida.

• Anàlisi de tasques: Averiguar què i com aprèn l'alumne, errors i dificultats.
• Triangulació: Observadors o fonts, temporal, espais, metodològica.

Àrees de la competència social:

• Autonomia personal: Alimentació, vestimenta, higiene, responsabilitat personal.
• Grau d'ajuda: Nivell 0, Nivell 1, Nivell 2, Nivell 3.
• Habilitats socials: Relacions interpersonals, expressió dels sentiments.