Guia per a l'Organització d'Esdeveniments en Hotels

La Feina de l'Organitzador

La feina de l'organitzador d'esdeveniments depèn del bon funcionament de l'hotel i tot el seu personal, inclosos proveïdors externs.

Reunió Prèvia

1/2 dies abans de l'arribada dels assistents a l'esdeveniment.

L'objectiu és posar en contacte l'organitzador de l'esdeveniment i el seu equip amb el responsable de l'esdeveniment de l'hotel i els caps dels departaments que hagin d'estar involucrats amb el servei directe al grup.

Tasques a Realitzar:

• Revisar el programa que disposa l'hotel.
• Comprovar possibles canvis o detalls d'última hora.
• Verificar que tots els implicats tenen la informació i estan al cas del programa de l'esdeveniment.

Assistents a la Reunió Prèvia (Esdeveniments Grans)

1. El client, el seu organitzador d'esdeveniments i l'equip d'aquest.
2. El responsable d'esdeveniments de l'hotel.
3. Personal del departament comercial o el director comercial.
4. Director d'aliments i begudes, el maître d'esdeveniments i el cap de cuina.
5. Director d'allotjament o el cap de recepció.
6. Depenent de les necessitats: responsable de comunicació, seguretat, relacions públiques, manteniment i representant de proveïdors de serveis o productes importants per a l'esdeveniment.

Finalització de la Reunió Prèvia

• Reconeixement a l'organitzador de l'esdeveniment i al seu equip per part del personal de l'hotel.
• Reconeixement a l'organitzador de l'esdeveniment i al seu equip per part dels assistents de l'esdeveniment.

El responsable de l'esdeveniment de l'hotel ha de dirigir aquesta reunió entre el client i el personal de l'hotel.

Llistat del Personal

Quan l'organitzador de l'establiment no pot estar disponible, els clients demanen un llistat de noms i números de telèfon dels caps dels departaments operatius i altres càrrecs importants per a l'esdeveniment. Exemple: responsables d'audiovisuals o de comunicació.

Recomanacions:

• Tenir entrenats els caps de departament per informar als clients.
• Mantenir informat el responsable d'esdeveniments de qüestions o canvis.
• El personal de l'hotel ha de prendre decisions ràpides i de manera encertada si el responsable no està localitzable.
• Recapitular per escrit i mantenir actualitzats tots els moments crítics especials que s'han produït amb anterioritat.

Memoràndum

Preparat pel responsable d'esdeveniments i l'organitzador. La informació es treu de la carta d'acord i de la correspondència que s'ha intercanviat amb el client. S'ha de fer arribar a tot el personal relacionat amb l'esdeveniment, amb antelació suficient que asseguri que tots els departaments involucrats tindran temps de preparar-se.

Ordre de Servei

Inclou informació bàsica de tot l'esdeveniment, amb annexos per incloure els detalls i enviar-los només als departaments implicats.

Llista d'Habitacions

El departament de recepció ha de saber amb antelació si les reserves d'un grup es faran de manera individual o es rebran amb una rooming list. El client o l'organitzador prepara el llistat d'habitacions a partir de les reserves rebudes i l'envia a l'hotel abans de la data límit.

Muntatge de Sales

L'organitzador d'esdeveniments ha de supervisar i donar per bons els muntatges de les sales abans de cada una de les reunions.

Muntatges correctes:

• Mobiliari correcte.
• Sala ventilada i neta.
• Material complementari acordat.

Seguretat

• Registre de tots els assistents.
• Han de passar per recepció on es farà el registre i es lliurarà algun tipus d'acreditació per identificar a cada assistent.
• Tenir bona comunicació entre el responsable d'esdeveniments i la persona de seguretat.

Avaluació de l'Èxit

Un organitzador d'esdeveniments avalua l'èxit del seu esdeveniment en la mesura en què s'acompleixen els seus compromisos adquirits per part de l'hotel.