Guía completa para la redacción de documentos administrativos: Memorandos, circulares, informes y citaciones

Guía completa para la redacción de documentos administrativos

Memorandos, circulares, informes y citaciones

1. El Memorando

1. Membrete de orden interno:

• Nombre de la organización o institución.
• Nombre de la oficina emisora.

Ejemplo:

• Nombre W. O Inst
• Oficina emisora

2. Nombre y número del documento: (Mayúscula y subrayado)

Ejemplo: MEMORANDUM Nº 85

3. Fecha:

Ejemplo: 26/08/09

4. Preposiciones o palabras: De, A

• De: Indica el cargo del emisor (no va el nombre del emisor).
• Ejemplo: De: Departamento de Finanzas
• A: Jefe de Sección de Contabilidad

5. Referencia: 3ra persona

Ejemplo: Ref: Solicita monto remuneración del personal

6. Texto: Breve y preciso.

7. Salutación: Breve. Ejemplo: Atte. Cordialmente.

8. Nombre, cargo y firma del emisor:

Ejemplo:

________________________

Azucena Morales

Gerente Depto. Finanzas

9. Iniciales de responsabilidad:

Ejemplo: AMV/rit

10. Inclusos: Documentos que lo acompañan.

11. Con copia (CC): Para que queden guardas en el archivo.

2. La Circular Administrativa

1. Membrete de orden interno:

• Nombre de la empresa. Ejemplo: Importadora Alva Ltda.
• Nombre de la oficina emisora. Ejemplo: Gerencia General

2. Título y número del documento: (Para archivar el documento)

Ejemplo: CIRCULAR Nº 76 (Mayúscula)

3. Texto: (3 partes)

• A. Fundamento: La autoridad emisora señala las razones o motivos por los cuales entrega una instrucción o información a cumplir por los destinatarios.
• B. Instrucción: La autoridad emisora procede a entregar en forma detallada la instrucción o norma que debe ser cumplida por los destinatarios a quienes se dirige la circular.
• C. Recomendación o petición: En esta parte la autoridad emisora entrega ciertas sugerencias para que la instrucción o norma que se entregó sea cumplida de la mejor forma posible por los destinatarios.

4. Lugar y fecha: (Igual que la comercial)

Ejemplo: Valparaíso, septiembre 9 de 2009

5. Nombre, cargo y firma del emisor:

Ejemplo:

______________________________

Ana Pérez Reyes

Jefe Depto. Recursos Humanos

6. Iniciales de responsabilidad:

Ejemplo: AMV/jui

Ejemplo de encabezado:

Señores Jefe de... / Señores Jefes

Secciones / Depto. Bienestar

Presente / Presidente

3. El Informe Administrativo

Estructura:

1. Membrete:

Ejemplo:

C.S.A.V.

Gerencia

2. Título: (Mayúscula)

Ejemplo: INFORME Nº 89

3. Lugar y fecha: Igual a la comercial.

Ejemplo: Valparaíso, mayo 13 de 2009

4. Referencia: Igual al comercial.

Ejemplo: Ref: Informa curso de capacitación

5. Vocativo: (Cargo de la persona que encomendó la labor sin nombre)

Ejemplo: Señor Gerente General

6. El cuerpo del informe: (Se divide en 3 partes)

• A. Introducción: El informante se refiere al medio a través del cual se le solicita que cumpliera una labor específica, puede ser escrito (memo, circular, notificación escrita, etc.) o información oral.
• B. Texto de la información: El informante detalla claramente qué es lo que hizo para cumplir con la labor encomendada. Este texto va en párrafos numerados.
• C. Conclusión: En esta parte el informante señala el producto que obtuvo una vez que concluyó la labor que se le encomendó.
• D. Sugerencias: El informante entrega algunas recomendaciones o aporta algunas ideas para que la labor que se le encomendó pueda ser mejorada en labores futuras.

7. Frase de salutación:

Ejemplo: Es todo cuanto se puede informar a Ud. / Es cuanto se puede informar a Ud.

8. Nombre, cargo y firma del informante.

9. Iniciales de responsabilidad:

Ejemplo: KIJ/abv

10. Inclusos: Cuando corresponda.

11. Con copia (CC): Archivo.

4. La Citación

Estructura:

1. Membrete de orden interno:

Ejemplo:

Industrias Químicas OCIQUIM

Valparaíso

Depto. de Personal

2. Título de la citación: CITACIÓN (Mayúscula)

3. Texto de la citación:

• A. Clase de reunión:
  • Reunión ordinaria: Es aquella que ha sido calendarizada con anterioridad y se realiza de acuerdo con un programa previo. Ejemplo: Reunión último martes de cada mes.
  • Reunión extraordinaria: Es aquella que no está programada previamente y se realiza cuando alguna situación urgente así lo exige. Ejemplo: Reunión efectuada en cualquier momento.
• B. Fecha, lugar y hora de la reunión: Ejemplo: Martes 26 de noviembre en la sala de concejo, a las 15:00 hrs.
• C. Tipo de citación: Corresponde a la señalización de los horarios de convocatoria que pueden ser los siguientes:
  • Primera y segunda citación: Con dos horarios con el fin de dar al convocante un pequeño plazo para su llegada. Ejemplo: Se cita a reunión, a las 15:00 hrs. en única citación y a las 15:20 hrs. en segunda citación.
  • Única citación: Esta da solo un horario de convocatoria. Ejemplo: Se cita a reunión a las 15:00 horas en única citación.
• D. Personas citadas: Este elemento señala las personas citadas de acuerdo con el cargo que cumplen o la función que desempeñan. Ejemplo: Se cita a las secretarias del Depto. de Informática / Se cita a todos los señores jefes del área operativa.
• E. Tabla: Corresponde a la indicación de los puntos, materias o asuntos que se tratarán en la reunión. Esto se ordena en forma de títulos. Ejemplo:
  • Tabla
  • - Finalización 2do semestre 2009
  • - Titulación alumna egresada año 2008
• F. Lugar y fecha de emisión: Ejemplo: Valparaíso, 28 de septiembre de 2009
• G. Nombre y cargo del emisor: Ejemplo: ________________________ René Vergara Muñoz Director
• H. Datos del destinatario: Ejemplo: Al señor socio Don Pedro Ramírez B. Presente