Guía completa de los procesos administrativos y contables de una empresa

1. Solicitud de Material de Oficina

¿Cómo se realiza el pedido de material de oficina?

El departamento de RRHH debe enviar una nota interna (de pedido) al departamento de compras. Posteriormente, el departamento de compras se encarga de realizar el pedido al proveedor.

2. Pago de Facturas a Proveedores

¿Quién se encarga del pago y cuál es el proceso?

El departamento de tesorería es responsable del pago de las facturas a proveedores. El proceso es el siguiente:

1. Tesorería recibe la factura contabilizada y sellada por el departamento de contabilidad.
2. Se analiza la factura, verificando la fecha de vencimiento y la forma de pago.
3. Si el proveedor no está registrado, se crea una ficha de proveedor.
4. Se registra el pago en el libro auxiliar de pagos.
5. Al vencimiento, se genera una orden de transferencia bancaria.
6. El banco realiza la transferencia y envía el justificante de pago (detalle de movimiento bancario).
7. Se anota el pago como realizado en el libro auxiliar de pagos.
8. La factura y el justificante se envían a contabilidad para su contabilización y posterior archivo.

3. Recepción de Factura Nº3 por parte de Contabilidad

¿Cómo se contabiliza la factura y cuáles son las responsabilidades de contabilidad?

Al recibir la factura Nº3 del departamento de ventas, contabilidad realiza lo siguiente:

1. Analiza la factura.
2. Realiza el asiento contable correspondiente y la anotación en el libro mayor.
3. Sella la factura con "contabilizado", incluyendo la fecha y el número de asiento.
4. Envía la factura a tesorería para el registro del cobro.

4. Pago de la Factura Nº3 mediante Cheque

¿Cuáles son los pasos que siguen tesorería y contabilidad?

El proceso de pago con cheque implica los siguientes pasos:

1. Tesorería recibe la factura de contabilidad y la analiza, verificando la forma de pago y el vencimiento.
2. Se crea una ficha del cliente si no está registrado.
3. Se registra el cobro en el libro auxiliar de cobros.
4. Al vencimiento, el cliente envía un cheque.
5. Tesorería envía el cheque al banco para su cobro.
6. El banco abona el cheque en la cuenta corriente y envía un justificante de cobro.
7. Tesorería completa el libro auxiliar de cobros, anotando el cobro como realizado.
8. Se envía la factura y el justificante de cobro a contabilidad.
9. Contabilidad analiza los documentos y realiza el asiento contable en el Libro Diario.
10. Se realiza la anotación en el libro mayor.
11. Contabilidad sella la factura con "cobrado" y la grapa al justificante de cobro para su archivo.

5. Conciliación Bancaria

¿En qué consiste y quiénes la realizan?

La conciliación bancaria consiste en comparar los movimientos de la cuenta corriente bancaria con los registros del libro mayor de la cuenta bancaria (572). El objetivo es identificar y corregir cualquier discrepancia. Este proceso lo realizan los departamentos de tesorería y contabilidad.

6. Operaciones Trimestrales

¿Qué debe hacer la empresa trimestralmente?

Trimestralmente, la empresa debe realizar las siguientes operaciones:

• Liquidación del IVA (modelo 303).
• Liquidación de las retenciones del IRPF (modelo 111).
• Balance de comprobación de sumas y saldos (aunque en este caso, la empresa Marmingo Luz lo realiza mensualmente).

7. Retenciones de RRHH

¿Qué retenciones debe aplicar RRHH sobre los sueldos?

El departamento de RRHH debe aplicar las siguientes retenciones a los sueldos de los trabajadores:

• Retención del IRPF.
• Cotizaciones a la Seguridad Social.