Gestión de Stocks: Tipos, Funciones y Variables Clave

Los Stocks o Existencias

Los stocks o existencias son un conjunto de productos acumulados en el espacio y en el tiempo, que poseen un valor económico y permanecen acumulados hasta su utilización o venta posterior.

Diferencia entre Stock y Surtido

• Stock: mucha cantidad de un mismo producto (ejemplo: Coca-Cola).
• Surtido: mucha variedad de un producto (ejemplo: zapatería).

Aprovisionamiento del Stock

Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los productos necesarios. Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos necesarios y permite mantener unos stocks mínimos o de seguridad para cada material.

Funciones del Stock

• Permite regular los ritmos de producción y ventas.
• Permite obtener ventajas en los precios de compra cuando se adquieren grandes cantidades.
• Permite cubrir las variaciones de la demanda y los posibles retrasos en la entrega del proveedor.
• La rotura del stock siempre influye negativamente.

Objetivos de una Empresa con una Buena Planificación

• Establecer un inventario suficiente.
• Determinar el volumen óptimo de pedido.
• Minimizar la inversión en stocks.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de ventas.

Tipos de Stocks según su Finalidad

• Activo: formado por los artículos que tiene la empresa para hacer frente a la demanda normal durante un período de tiempo determinado. Evoluciona entre un nivel máximo y mínimo, se renueva cada cierto tiempo. Su ubicación puede formar parte de un stock de presentación o un stock de almacén.
• De seguridad: complementario del stock activo, se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. Sirve para hacer frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma.
• Óptimo: formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor rentabilidad almacén o capital invertido.
• Cero: consiste en aprovisionar solo la cantidad necesaria en el momento que se necesita. Los factores más importantes son: rapidez en el suministro y encarecimiento del precio de adquisición.
• De temporada: se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por cambio de estación o temporada.
• De especulación: se planifica antes de que surjan las necesidades y sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda, el suministro o el precio. Este stock se suele crear en situaciones de huelgas, guerras, etc.
• En tránsito: se encuentra entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución. También es el stock que está en camino, en almacenes de tránsito o locales situados entre el almacén del vendedor y el del comprador.
• De recuperación: formado por artículos usados y que son susceptibles de nueva utilización, como materiales de envase y embalaje, cajas, cestos, palets, etc.
• Muerto: formado por artículos viejos o nuevos, pero que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos. Se encuentran almacenados como materiales obsoletos y su única salida es su venta como chatarra.

La Gestión de Stocks

El almacén pretende llegar a una situación ideal que permita conocer con exactitud el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un período de tiempo programado (día, campaña, etc.), con el fin de solicitar al proveedor los productos necesarios. La gestión de stocks tiene como objeto que el aprovisionamiento se lleve a cabo al menor coste posible, realizar los estudios necesarios. Permite cubrir las necesidades propias o los pedidos de clientes, solo tenemos que almacenar la cantidad que utilizaremos o venderemos cada día o período de tiempo.

Dificultades en la Gestión de Stocks

• Dificultad de prever con exactitud.
• Necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo.
• Problemas de entrega y suministro.
• Costes periódicos y repetitivos.
• Perder compras ventajosas al desaprovechar los descuentos por volumen (rappels).

Ventajas de una Buena Gestión de Stocks

Una buena gestión de stock permitirá a la empresa disponer de los productos adecuados para:

• Establecer un inventario suficiente.
• Minimizar la inversión en stocks.
• Conocer el volumen óptimo de pedido.
• Conocer el punto de pedido.

Variables que Influyen en la Gestión del Stock

• El nivel de servicio que se pretende ofertar al cliente.
• La previsión de ventas para cada período concreto.
• Los costes de gestión y existencias almacenadas.
• Los plazos de entrega de proveedores.

El Nivel de Servicio Ofertado

Es la capacidad de poder ofrecer los productos que demanda el cliente en el momento de la compra.

La Previsión de Ventas

Nos permite decidir el nivel óptimo de mercancías que debemos almacenar, se identifican o clasifican los artículos por su nivel de demanda para prestar mayor atención. Cuanto más acertada sea la previsión de ventas, menos será el stock de seguridad necesario y mayor será el nivel de servicio al cliente.

Debemos tener en cuenta los siguientes factores:

• Evolución de las ventas de períodos anteriores.
• Variaciones sobre las ventas de los últimos años.
• Situación general del mercado.
• Evolución de la competencia.

Los Costes de Gestión

• Coste de adquisición: el importe de la factura y sumados todos los gastos a cargo del comprador.
• Costes de almacenaje:
  • Costes del capital invertido.
  • El riesgo al que está sometido el stock.
  • Los costes del local, instalaciones y maquinaria.
  • Los gastos para conservar y mantener en buen estado las mercancías almacenadas.
• Costes de aprovisionamiento: son gastos repetitivos, gastos de teléfono, fax, material de oficina, transporte, embalaje, seguro, etc.
• Costes por roturas de stocks: se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias.

El Plazo de Entrega de Proveedores

Transcurre desde que se emite la orden de pedido hasta que llegan las mercancías. Dicho plazo se puede dividir en los siguientes tiempos:

• Realización y envío del pedido, por el comprador.
• Preparación, por el vendedor, de los materiales que solicita el comprador.
• Duración del transporte.
• Recepción de la mercancía y preparación para su disponibilidad.

Nivel y Tamaño del Stock

Para mantener un stock equilibrado se deben conseguir los siguientes objetivos:

• Cubrir la protección.
• Hacer frente a la producción.
• Tener la cantidad suficiente de existencias para hacer frente a la demanda.
• Estar preparado ante las posibles oscilaciones en la demanda.

Stock Total

• Stock activo, normal o de ciclo: que permite realimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos.
• Stock de exposición o presentación: empresas con venta directa al público.
• Stock de seguridad: es un stock de protección para hacer frente a la demanda no prevista o retraso del aprovisionamiento.