Gestión de Recursos Humanos: Funciones, Planificación y Selección de Personal
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Departamento de Recursos Humanos: Gestión y Administración del Personal
El departamento de recursos humanos se encarga fundamentalmente de la gestión y administración del personal. Sus funciones dependerán del tamaño de la empresa; por lo general, al aumentar el tamaño, crecerán también las funciones del departamento.
Funciones de la Gestión del Personal
- Planificación de plantillas y descripción del puesto de trabajo.
- Reclutamiento y selección del personal.
- Acogida de nuevos trabajadores.
- Valoración del puesto de trabajo y retribución.
- Evaluación del desempeño y control del personal.
- Formación y desarrollo profesional.
- Relaciones laborales.
- Prevención de riesgos laborales.
Funciones de la Administración del Personal
- Elaboración de nóminas.
- Trámites de seguridad social y hacienda.
- Trámites relacionados con infracciones y sanciones.
- Trámites de contratación.
- Trámites relacionados con la finalización de la relación laboral.
Planificación de Plantillas
La planificación de plantillas es un conjunto de actuaciones que consiste en:
- Descripción de los puestos de trabajo: Detallar las funciones, tareas y actividades que se realizan en cada puesto. Una vez identificados los puestos, se puede definir el perfil del candidato:
- Formación necesaria para el puesto.
- Experiencia requerida.
- Nivel de responsabilidad a asumir.
La planificación de plantilla no es un acto cerrado ni inamovible. La empresa debe adaptarse al entorno, por lo que una vez realizada, debe revisarse continuamente y modificarse en función de las circunstancias.
Reclutamiento y Selección del Personal
Una vez que la empresa tiene claro qué tipo de puesto de trabajo desea cubrir y los requisitos que debe cumplir el futuro empleado, comienza la fase de reclutamiento. Esta consiste en informar sobre la oferta de empleo de la empresa para conseguir un número considerable de candidatos y poder realizar la selección de los más adecuados. Se puede hacer de dos formas:
- Buscando los candidatos dentro de la propia empresa.
- Acudiendo al exterior mediante anuncios en los medios de comunicación.
Se utiliza:
- La prensa: Tanto diaria nacional, semanal, insertando su propio anuncio o consultando las demandas de empleo por parte de los trabajadores. También se deben tener en cuenta las revistas especializadas.
- El servicio público de empleo: Una vez recibida una oferta por los servicios públicos de empleo, estos tratan de buscar a los candidatos más idóneos. Cuando cuentan con un número adecuado, lo remiten a la empresa para que sean ellos quienes realicen la correspondiente selección.
- Agencias de colocación privadas: Funcionan como intermediarios entre las empresas y los futuros trabajadores, ofreciendo sus servicios a ambos. No tienen ánimo de lucro, por lo tanto, lo que obtengan tiene que estar en concordancia con los gastos que se ocasionarán. Al final, los ingresos tienen que ser iguales a los gastos, su beneficio es cero.
- Bolsa de trabajo: Universidades, ayuntamientos, cámaras de comercio, etc., ofrecen este servicio que utilizarán las empresas y las personas que buscan empleo. Aquí estarían algunas páginas web denominadas portales de empleo. Además, algunas insertan su propia página web, bolsa de trabajo, para demandar a los trabajadores.
Empresas de Trabajo Temporal
Empresa que pone a disposición de otra, con carácter temporal, a trabajadores contratados por ella.
Contactos Personales
A veces, las empresas acuden a personas conocidas, bien para que ellas cubran el puesto de trabajo o para que recomienden a alguien. Siempre, a la hora de realizar el reclutamiento, se debe tener en claro el número de personas que se admitirán para el proceso de selección, la fecha probable de incorporación y quién o quiénes son los responsables del proceso de selección.
Recepción de Solicitudes
La empresa empezará a recibir solicitudes de los candidatos. Generalmente, recibe un número muy elevado, por lo que tendrá que hacer una preselección.
Realización de Pruebas
Una vez hecha la preselección, los candidatos realizarán una serie de pruebas. Estas son variadas y entre ellas tenemos:
- Pruebas psicotécnicas: Son los denominados test. Su finalidad es conocer la capacidad intelectual del candidato, así como los principales rasgos de su personalidad.
- Pruebas profesionales: Su finalidad es evaluar el grado de aptitud que tiene el candidato para realizar las tareas del puesto de trabajo.
- Dinámicas de grupo: Pruebas en donde se plantea una situación y los que componen el grupo tienen que llegar a una conclusión conjunta. Se valora el comportamiento de cada candidato y su integración en el grupo. Con esto se valorará, por ejemplo, la capacidad de liderazgo, dotes de persuasión, trabajo en equipo, etc.
- Pruebas de bandeja (In Basket): Generalmente se utiliza para la selección de directivos. Al candidato le dan una bandeja con documentación acerca de asuntos pendientes de resolver. Tendrá que organizar toda la documentación y resolver los problemas en un tiempo determinado.
- Centros de evaluación: Es la más completa y consta de diferentes pruebas, pudiendo durar varios días.
Entrevista de Selección
Una vez realizadas las pruebas, se elegirá un número reducido de candidatos que pasarán a realizar una entrevista. Esta la suele realizar el responsable del departamento. A veces se realizan más de una entrevista, siendo la última la decisiva y con el director general de la empresa.
Incorporación, Acogida y Adaptación
La incorporación del trabajador a la empresa lleva consigo una serie de trámites. Además, la empresa necesita un plan de acogida e incorporación del nuevo personal:
- Presentaciones de compañeros y superiores.
- Visitas a distintas áreas de la empresa.
- Información detallada sobre la empresa en general y sobre el puesto de trabajo en particular.
- Riesgos laborales existentes.
- Medidas de prevención.
Comunicación Horizontal
Se denomina también lateral, y se produce entre los departamentos y personas del mismo nivel. Consiste en trabajos conjuntos, puesta en común, resolución de asuntos laborales. Los principales obstáculos con los que se enfrenta la comunicación horizontal son las rivalidades personales, la ausencia de espíritu de equipo y la sensación de no tener tiempo para realizarlo. Para superar las barreras que se producen en este tipo de comunicación, la dirección puede actuar mediante técnicas como convocar reuniones informativas conjuntas, organizar puestos en común o hacer rotar al personal por distintos departamentos.
Comunicación Descendente
Cuando la dirección hace llegar sus planes y objetivos a los mandos intermedios y desde ahí a los trabajadores de base. Se transmite desde las jerarquías superiores a los subordinados y su objetivo es que se cumplan una serie de normas u órdenes. Mediante esta comunicación, la dirección de la empresa informa a los niveles intermedios e inferiores sobre aspectos como objetivos de la empresa, órdenes que deben ser cumplidas, medios de control, etc.
Comunicaciones Escritas
Normalmente, la comunicación en la organización formal de la empresa se realiza por escrito para que quede constancia. Las comunicaciones escritas más frecuentes son: circulares interiores (son una herramienta de dirección empresarial, pero no pueden suprimir derechos adquiridos de los trabajadores), avisos, memorándums, informes de personal, boletines.
Comunicación Ascendente
Los niveles jerárquicos inferiores hacia los superiores suelen ser (sugerencias, opiniones, quejas, reclamaciones). Esta comunicación permite conocer a la dirección de la empresa las inquietudes, aspiraciones y dificultades del personal, e incluso detectar situaciones de abuso de los mandos intermedios. Tiene dos barreras: la reserva de los trabajadores hacia sus superiores y los inconvenientes que pueden poner los mandos intermedios a la transmisión de la información. Para superar estas dificultades, se suelen utilizar encuestas, entrevistas personales, sondeos, buzones de quejas y sugerencias, etc.