Gestión de Proyectos Técnicos: Fases, Documentación y Planificación

Proyecto Técnico: Definición y Fases

Un proyecto técnico es un conjunto de documentos que define una obra a realizar, de forma que un técnico competente pueda dirigir siguiendo estos documentos.

Fases de un Proyecto

1. Estudio previo
2. Anteproyecto
3. Proyecto
4. Tramitación
5. Ejecución de la obra
6. Recepción

Documentos del Proyecto

1. Memoria: (anexos - cálculos justificados, estudio medioambiental y económico). Al final de la memoria debe figurar la fecha, firma, nombre del técnico proyectista y número de colegiado.
2. Planos: (situación geográfica, emplazamiento, arquitectura, obra civil, estructuras y cimentaciones, instalaciones). Estarán en A3 o A4, con cajetín que incluya: título del proyecto, situación de la obra, título del plano o esquema, peticionario, número de planos, escala, fecha y autor del proyecto.
3. Proyecto
4. Pliego de condiciones
5. Estudio de seguridad y salud: consta de memoria descriptiva, pliego de condiciones particulares, planos, mediciones y presupuesto.

Objetivos y Funciones en la Gestión

Objetivo: Meta que se implanta una persona después de un proceso de liberación y decisión.

Función: Actividad parcial de la actividad global.

Tipos de Objetivos

• Funcionales: Tienden a favorecer al sistema.
• Disfuncionales: Impiden o reducen la función del sistema.
• Incompatibles: Se excluyen mutuamente.

Función y Actividad de la Empresa

Sinergia: La actividad total de un sistema organizado es siempre superior a la suma de las actividades realizadas individualmente.

Eficacia y Eficiencia

Eficacia: Lograr el objetivo marcado.

Eficiencia: Obtener determinados resultados empleando los recursos adecuados.

Gestión y Administración

Los accionistas de la empresa se encargan de: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Manager: Es jefe o mando.

Management: Función ejecutiva propia del jefe o mandos.

Funciones de los Jefes o Mandos

• Planificar
• Organizar
• Dirigir
• Controlar
• Tomar decisiones

Roles de los Mandos

Roles de Relación

• Representación
• Líder
• Coordinador

Roles Informativos

• Monitor
• Difusor
• Portavoz

Roles Ligados con Otras Personas

• Emprendedor
• Solucionador de problemas
• Distribuidor de recursos
• Negociador

Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt es un método de programación sencillo y clásico. Es un diagrama bidimensional con un eje vertical para las actividades y un eje horizontal para la duración. Dentro de las barras se indican los recursos materiales y humanos utilizados.

Proceso de Elaboración del Diagrama de Gantt

1. Definir actividades principales
2. Estimar la duración
3. Representación gráfica
4. Enumerar y condicionar actividades
5. Conversión de la escala de tiempos

Limitaciones del Diagrama de Gantt

• Se utiliza para actividades pequeñas.
• Solo representa la ejecución del trabajo.
• Dificultades para prever los recursos necesarios.
• No permite conocer las acciones correctoras.

Utilidad del Diagrama de Gantt

• Calcular plazos de ejecución.
• Detectar y reducir tiempos de espera y tiempos muertos de personas y máquinas.

Niveles de Mando

Alta dirección: Responsables de la empresa, fijan los grandes objetivos y planifican a largo plazo.

Mandos intermedios: Responsables de los principales departamentos de la empresa.

Mandos operativos: Responsables directos de los bienes y servicios (capataz, supervisor, encargado...).

Condiciones para ser un Buen Mando

1. Conocimientos técnicos de la gestión: deben conocer la gestión de la empresa, la experiencia es importante.
2. Conocimientos teóricos en áreas relacionadas: necesitan habilidades humanas y formación en psicología y sociología.
3. Tener necesidades sociales elevadas: la necesidad de relacionarse con los otros es muy importante.
4. Tener idea de dimensión: evitar errores en presupuestos y ventas.
5. Tener experiencia: conocimientos teóricos más prácticos más observación de la realidad. Tratar bien a los compañeros y subordinados. Sin ello no se alcanzarán puestos más altos.

Aptitudes de los Mandos

• Aptitudes técnicas
• Aptitudes humanas
• Aptitudes conceptuales, visión estratégica: consiste en conocer en profundidad el sistema de la empresa y pronosticar la evolución futura.

Estructura de Descomposición del Proyecto (EDP)

La Estructura de Descomposición del Proyecto (EDP) (WBS - Work Breakdown Structure) es una herramienta común que consiste en una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto. Una EDP finaliza en la suma de todas las tareas, y estas construirán una EDP.

Asignar recursos a cada tarea:

• Personas
• Materias primas
• Herramientas y equipos

Relaciones entre las Distintas Tareas

• Principio-fin: Cuando acaba una empieza la otra.
• Simultaneidad (parcial o total): Dos tareas se pueden realizar a la vez.
• Fin-fin: Son tareas que deben acabar a la vez para poder empezar con otra.

Factores que Determinan el Orden de Ejecución de Actividades

1. Algunas necesitan para realizarse resultados de otras.
2. Para ejecutar algunas se precisan de recursos que comparten con otras.
3. Para abaratar costes hay que realizar unas detrás de otras.

Técnicas de Planificación y de Programación

Planificación: Se ocupa de estructurar las tareas a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y orden de las mismas.

Programación: Transformación del plan del proyecto en un calendario real, que tenga en cuenta aspectos de recursos, costes, carga de trabajo, etc.

Duración de Cada Actividad Depende de

• Disponibilidad de materiales (proveedores)
• Complejidad
• Personas disponibles
• Equipos y herramientas

Planificación del Proyecto

Es necesario conocer de antemano el plazo de ejecución, el coste total y la calidad (pliego de condiciones, planos...).

Definir Alcance del Proyecto

• Objetivos
• Inicio y finalización
• Recursos (materiales y humanos)
• Limitaciones internas y externas
• Marco legal
• Organizar los recursos humanos: organigrama de la empresa o personal que interviene en el proyecto.