Gestión y Operaciones de Almacenes Sanitarios: Optimización y Seguridad

Almacenes Sanitarios: Gestión, Control y Seguridad

Definiciones Clave

Los almacenes sanitarios son instalaciones destinadas al almacenamiento de medicamentos y productos sanitarios. Cada tipo de producto, con sus características, tamaño y formato específicos, se denomina artículo o referencia. El stock o las existencias representan la cantidad disponible de un artículo en el almacén.

Gestión y Control de Stocks

La gestión de stocks comprende los procesos para determinar y mantener el nivel óptimo de stock de cada artículo. El control de stock implica:

• Conocer el consumo medio de cada artículo.
• Conocer el tiempo de entrega de cada proveedor.

Conceptos fundamentales en la gestión de stocks:

• Stock mínimo: Cantidad mínima de un artículo para evitar su agotamiento bajo consumo habitual.
• Stock de seguridad: Cantidad adicional al stock mínimo para cubrir incidencias.
• Stock máximo: Cantidad máxima permitida de un artículo en el almacén.
• Punto de pedido: Nivel de stock que indica la necesidad de realizar un nuevo pedido.

Ficha de Almacén

La ficha de almacén de un artículo contiene toda la información necesaria para su gestión, incluyendo:

• Identificación del producto
• Número de referencia
• Datos del producto
• Datos del stock
• Datos del proveedor
• Precios
• Condiciones de conservación

Aprovisionamiento y Planificación de Necesidades

El aprovisionamiento asegura la disponibilidad constante de un stock igual o superior al de seguridad para cada referencia. Incluye:

• Planificación de necesidades: Proceso para detectar las necesidades de compra.
• Registro de movimientos: Registro de todas las entradas y salidas de productos.

El registro de movimientos es crucial para:

• Mantener los stocks actualizados.
• Realizar una correcta planificación de necesidades.
• Asegurar la trazabilidad de cada producto.

Serie de Verificación

• Verificar la concordancia entre los artículos recibidos/entregados y la documentación.
• Asegurar que la cantidad registrada coincide con las unidades físicas.
• Confirmar el perfecto estado de conservación de los artículos.

Inventarios e Incidencias

Los inventarios son recuentos manuales para verificar y corregir las desviaciones en el sistema informático. Las desviaciones pueden deberse a:

• Errores al contar físicamente.
• Errores al introducir datos en el registro.
• Falta de registro de productos caducados o dañados.

Las incidencias comunes incluyen:

• No conformidades en la recepción.
• Deterioros y accidentes de artículos.

Checklist de Control

• Control visual e inventario de artículos críticos.
• Temperatura y humedad del almacén.
• Temperatura de las neveras para medicamentos.
• Indicadores de llenado en depósitos de gases.
• Incidencias de mantenimiento.

Tipos y Zonas de Almacenes

Tipos de Almacenes

• Almacenes centrales y de distribución.
• Almacenes generales de centros sanitarios.
• Almacenes de servicio.
• Almacenes cerrados: Acceso restringido, como los almacenes de farmacia.
• Almacenes abiertos: Acceso libre al personal, con mayor dificultad de control.

Zonas de los Almacenes

• Recepción y entrada.
• Almacenamiento.
• Salida.

Zona de Almacenamiento: Requisitos Especiales

• Control de condiciones ambientales (temperatura, luz, humedad).
• Gestión diferenciada.
• Condiciones especiales de seguridad.

Agrupación de Artículos

• Productos sanitarios y de asistencia sanitaria.
• Oxígenos:
  • Almacenar en locales ventilados.
  • Proteger del riesgo de golpes o caídas.
  • Las de capacidad superior a 5L en posición vertical.
  • Separar las llenas de las vacías.
  • Guardar con el grifo cerrado.
• Medicamentos.
• Material de limpieza y desinfección.
• Material adicional.

Almacenaje en la Ambulancia

Espacios de Almacenamiento

• Armarios y cajones.
• Compartimentos grandes y espacios en paredes o techo.
• Maletines o mochilas.
• Ampulario.
• Nevera y calefactor.

Operaciones de Almacenaje

• Planificación de necesidades.
• Control de entradas y salidas.
• Inventarios y control de caducidades.
• Gestión de incidencias.

Reposición de Oxígeno en Ambulancias

1. Abrir el manorreductor para purgar el circuito.
2. Desconectar el manorreductor de la botella mecánicamente.
3. Sustituir la botella por otra llena y depositar la vacía en la zona destinada.
4. Conectar el manorreductor a la botella nueva.
5. Abrir el flujo para comprobar que no hay fugas. Si hay fuga, reconectar o cambiar la botella.

Consignas de Seguridad en la Reposición de Oxígeno

• Transporte seguro:
  • No levantar las botellas por el grifo.
  • Utilizar material adecuado, como carretillas con cadenas.
• Evitar contacto con sustancias inflamables:
  • Manipular con manos limpias y sin grasas.
  • Mantener limpias las conexiones y no engrasarlas.
• No utilizar bombonas o dispositivos con anomalías:
  • Revisar el sistema al cambiar la botella.
  • No reparar grifos defectuosos ni forzarlos.
  • No utilizar conexiones intermedias inadecuadas.
• Manejo correcto del grifo o válvula:
  • No manipular bombonas sin tulipa protectora (excepto <5L).
  • Abrir el grifo progresivamente y nunca del todo.
  • No colocarse frente a la salida del grifo ni exponer a pacientes al flujo.