Gestión y Fases del Archivo Clínico: Activo, Pasivo e Histórico

2. Fases de un Archivo Clínico

En función de la situación de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo de Historias Clínicas (HC) puede organizarse en tres fases:

• Archivo activo
• Archivo pasivo
• Archivo histórico

Archivo Activo

Es aquel que reúne las Historias Clínicas activas, es decir, los expedientes sometidos a continua utilización y consulta.

Archivo Pasivo

Es aquel que reúne las Historias Clínicas inactivas, es decir, aquel al que han de transferirse los documentos de los archivos activos cuando su consulta en un intervalo de tiempo de 3 a 5 años es nula y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

Archivo Histórico

Es aquel al que se ha de transferir desde el archivo pasivo, la documentación que, transcurridos 10 años sin ser consultada, deba conservarse permanentemente por no haber sido objeto de eliminación por parte de la comisión competente.

El volumen de los archivos clínicos va aumentando y necesita cada vez más espacio para almacenar sus expedientes en papel, pero este espacio no es ilimitado, por lo que se traspasan las Historias Clínicas inactivas, sin movimiento, a zonas del edificio de más difícil acceso o a otro edificio donde se intenta aprovechar al máximo los espacios disponibles. De esta forma se libera espacio en el archivo activo, se facilitan las tareas de búsqueda y extracción de HC para el préstamo y se conservan en su soporte original las Historias Clínicas inactivas.

En el archivo pasivo e histórico, las Historias Clínicas depositadas deben estar debidamente identificadas y archivadas según un sistema de clasificación determinado que no ha de ser necesariamente el utilizado en el archivo activo.

Suele buscarse un sistema de clasificación que ahorre más espacio; por ejemplo: si en el archivo activo se utiliza el triple dígito terminal, en el pasivo se puede utilizar el doble dígito terminal, que permite ocupar menos espacio.

Cuando solicitan en préstamo documentación que tenemos en el pasivo, las Historias Clínicas solicitadas se reintegran de nuevo al archivo activo (las que son solicitadas para investigación o docencia suelen volver al archivo pasivo). Un caso especial es la historia de urgencias, ya que normalmente no está integrada en la HC y suelen guardarse en cajas archivadoras ordenadas secuencialmente por día de asistencia y separadas del archivo activo. Algunos centros optan también por mantener los archivos de exitus separados físicamente del archivo pasivo debido a que son expedientes que se consultan con frecuencia para investigación y docencia.

3 Transferencias de HC del Activo al Pasivo

Los expedientes permanecen en el archivo activo mientras tengan movimiento; transcurridos entre 3 y 5 años sin que una historia haya sido solicitada en préstamo, se considera historia inactiva y se procede a su transferencia. Esto debería incluirse en el manual de normas del archivo (fotocopia).

4 Expurgo de Documentos Clínicos

No existe un criterio común a nivel nacional sobre qué documentos de la HC deben conservarse permanentemente y cuáles pueden eliminarse, pero sí queda claro que deben tomarse una serie de medidas para su conservación, destruyendo solo aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. En la década de los 70, la OMS consideró que el periodo de tiempo que las historias deberían conservarse estaba en función del tiempo de reclamación legal existente en cada país. Como orientación general, propone los siguientes tiempos de conservación a partir de los cuales los documentos podrían ser destruidos:

• Notas de enfermería, hojas de balance hídrico y gráficas de enfermería: deben destruirse al alta del paciente.
• Registro de alta y fallecidos: después de un año.
• HC de urgencias y consultas externas: después de 2 años.
• Estadísticas mensuales del hospital: después de 5 años.
• HC: 10 años después del alta del paciente.
• Estadísticas anuales: deben conservarse indefinidamente.
• Índice de pacientes de enfermedades y de intervenciones: también indefinidamente.
• Registro del parto y registro de admisión con el nº de HC: también indefinidamente.