Gestión Eficiente de Puestos de Trabajo: Análisis, Descripción y Optimización

Gestión de Puestos de Trabajo

Objetivo: Determinar qué hacen las personas, cómo lo hacen, cuáles son las características o requisitos que se necesitan para el desarrollo del puesto.

Contenido:

1. Conceptos previos
2. Análisis y descripción de puestos de trabajo (ADPT)
3. Técnicas para análisis y descripción del puesto de trabajo
4. Descripción de puestos de trabajo
5. Estudio de unidades organizativas y limitaciones del puesto de trabajo

1. Conceptos Previos

Tarea

Conjunto de actividades dirigidas a conseguir un objetivo específico, implica lógica y sucesión de etapas. Implica esfuerzo físico y/o mental.

• Ejecutar combina tecnología, materiales y equipos con destrezas, conocimiento y habilidades para conseguir un resultado identificable.

Puesto de Trabajo

Es el vínculo determinante de la relación entre empresa y trabajador: Se accede al trabajo por medio de la ocupación de un puesto.

• Supone categoría profesional, condiciones laborales y económicas, que van a variar en función del puesto ocupado.

Puesto de trabajo: conjunto de tareas, actividades o funciones que pueden ser realizadas por trabajadores individuales, aunque puede haber más de una persona en un puesto de trabajo.

• Posición: conjunto de tareas y actividades desempeñadas por una sola persona.

Relación Tarea y Puesto de Trabajo

Los puestos no son más que agregados de tareas. Las tareas constituyen la unidad de análisis. Los puestos son la unidad de gestión organizada de la división del trabajo.

Dimensiones:

• Alcance: número de tareas distintas que corresponden al puesto.
• Profundidad: grado en que se realizan funciones de planificación, ejecución y control de la tarea.

Ocupación

Se utiliza como sinónimo de oficio, empleo, profesión, etc. Se agrupan formando familias, sectores, etc. Puede ser en base a:

• Criterios de mercado de trabajo: CNAE.
• Requisitos formativos: ingeniero, médico, abogado, etc.

2. Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADPT)

Proceso metodológico que permite obtener toda la información relativa al puesto de trabajo.

• Consta de dos fases: Análisis de puesto y Descripción de puestos.
• Permite la evaluación formal y sistemática de los requisitos de empleo.
• Responde a: ¿Qué hay que hacer en ese puesto? ¿Cómo se relacionan las tareas del puesto con la empresa? ¿Qué requisitos son precisos y recomendables para acceder al puesto?

Consiste en la recopilación y examen detallado de todos los hechos relativos a cada puesto, con objeto de conocer los elementos principales que los componen y los requerimientos personales que presentan.

Descripción del Puesto

Documento en el que se reconocen las actividades y obligaciones que implica acceder a esa situación.

• Datos identificativos: nombre del puesto, posición relativa, departamento, relación directa de subordinación.
• Descripción general del contenido del puesto. Se trata de una sentencia amplia en la que se expresa el contenido global de la labor a desarrollar.
• Responsabilidades que corresponden al puesto.
• Relaciones con otras personas y departamentos.
• Condiciones de trabajo.
• Naturaleza y amplitud del puesto.
• Descripción más detallada del contenido y responsabilidades.
• Sistema de compensación y evaluación. Nivel de salarios inicial, bases de mejora y de apreciación del rendimiento.

Especificación del Puesto

Descripción por escrito del tipo de cualidades que debe reunir el trabajador que ocupa un puesto concreto.

• Edad preferente.
• Nivel educativo.
• Experiencia poseída.
• Características personales.

3. Técnicas para ADPT: Plan de Actuación

1. Definición de objetivos que se persiguen con el proyecto. Valorar de forma objetiva los puestos de trabajo del PAS laboral, utilizando los criterios establecidos por la Ley. En consecuencia, proponer:
   • Analizar y describir puestos de trabajo del PAS laboral que aparecen en la RPT.
   • Valorar dichos puestos utilizando un sistema objetivo ajustado a los requerimientos legales y a la especificidad de la UV.
2. Identificación de los puestos que van a ser objeto del ADPT.
3. Creación y organización del equipo de ADPT: puede ser del departamento de RRHH o externo. Combinación de trabajo de campo y de gabinete. El esquema de participación fue:
   • Equipo Técnico: consultores externos que recopilan y analizan la información, y realizan informes técnicos.
   • Comité de Seguimiento: miembros de la Universidad que proporcionan información adicional, y realizan el seguimiento del proyecto.
4. Planificación temporal y cronograma: los flujos de trabajo no han de ser alterados  no en períodos vacacionales ni de trabajo intenso.
5. Comunicación y participación en el proyecto: el plan puede crear recelos entre los trabajadores, por ello ha de ser comunicado de forma veraz y objetiva.

La metodología: ¿por qué unidad empezamos? Dependerá de cada situación. Claves:

1. Empezando por las inferiores.
2. Terminar el estudio de una unidad antes de pasar a las siguientes.
3. El sistema de información y su mantenimiento.
4. Presupuesto: si incluirán costes indirectos como los producidos por el tiempo que el personal dedica a entrevistas, consultas, etc.

4. ¿Cómo Obtener la Información de los Puestos de Trabajo?

Observación. Cuestionarios. Diarios laborales y autorregistros. Documentación del puesto de trabajo. Entrevista. Método de incidentes críticos. Muestreos de actividad.

a) Observación

• El analista observa directamente las actividades que realiza el ocupante del puesto para conocer las funciones y tareas incluidas en el mismo.
• Es uno de los métodos más utilizados.
• Muy eficaz cuando se desconoce el puesto, así como para operaciones manuales o de carácter repetitivo.
• Ventajas: la información no está sesgada, se trata de conducta real y objetiva.
• Inconveniente: el tiempo que requiere. No es apropiada para trabajos con gran cantidad de operaciones mentales. Requiere que el observador esté bien entrenado.

b) Cuestionarios

• Permite la obtención de información sobre puntos concretos que interesan sobre el puesto de trabajo.
• Ventajas: implica al empleado y este es el que mejor conoce el puesto de trabajo. Es económico y rápido.
• Desventaja: subjetividad.

c) Diarios Laborales y Autorregistros

• Se solicita a los ocupantes de los puestos que registren las actividades que han realizado, en intervalos de tiempo preestablecidos, en el curso de una jornada de trabajo.
• Se utiliza para identificar actividades del puesto de las que no se dispone de información previa.

d) Documentación del Puesto de Trabajo

• Procedimiento de estudio riguroso y sistemático de la documentación relativa al puesto o a las tareas objeto de estudio. Los analistas consultan los documentos que genera o confecciona el puesto, manuales de los equipos, ficheros de correspondencia, archivos, bases de datos, etc.
• Este método debe combinarse con otros para obtener la información significativa del puesto de trabajo.

e) Entrevista

• Tipos de entrevistas:
• Exploratoria: trata de obtener información amplia y general sobre el puesto para la posterior elaboración de listas de chequeo o de entrevistas finales, aclaratorias y de verificación de los análisis.
• De verificación: persigue la comprobación de las aseveraciones y fundamentalmente la comprobación de que no se han olvidado aspectos claves del análisis.
• De seguimiento y confirmación: se trata de comprobar que la forma en que quedan redactadas las aseveraciones es clara, correcta, comprensible, precisa y exacta.

f) Método de Incidentes Críticos

• Su objetivo es obtener los elementos que permiten diferenciar entre ocupantes competentes del puesto y ejecutantes incompetentes del mismo.
• Trata de obtener información a través de las entrevistas individuales, de grupo o de formularios de registro, de distintas situaciones en las que se haya producido un desempeño del puesto excepcionalmente bueno o extremadamente malo.
• Se apoya de forma importante en la memoria y la valoración del propio informante, por lo que es susceptible de producir sesgos.

g) Muestreos de Actividad

•Se hace un gran número de observaciones al azar en intervalos ocasionales durante el ciclo completo de trabajo. •El propósito de cada observación es verificar lo que el ocupante está haciendo en cada momento. •Al final el período de observación, que puede durar entre varios días a varios meses, se expresa el número de veces que ocurre una actividad como un porcentaje del número total de observaciones hechas, anotando la importancia relativa o frecuencia.

5. Descripción de puestos de trabajo •Se trata de un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo a partir de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones. •Las descripciones pueden ser de dos tipos: •Descripción específica del trabajo: resumen detallado de las tareas, obligaciones y responsabilidades de un trabajo. Va a especificar nítidamente el trabajo que es exclusivo de la persona que ocupa ese puesto de trabajo. •Descripción general del puesto de trabajo: en ella sólo se documentan las obligaciones y responsabilidades más genéricas para un cargo. Información que incluye: •Identificación del puesto: •Nombre/título del puesto. •Departamento/sección. •Horario. •Relaciones jerárquicas (del tipo “informa a”, “supervisa”, etc.). •Inclusión en el organigrama. •Descripción básica del puesto: •Misión/objetivos. •Tareas que se realizan (divididas en cotidianas, periódicas y ocasionales). •Recursos/materiales utilizados. •Condiciones ambientales del puesto (lugar, iluminación, condiciones de seguridad, etc.). •Responsabilidades (sobre equipos, recursos materiales, otros puestos). •Especificaciones o perfil del puesto (profesiograma): •Requisitos básicos (físicos e intelectuales). •Formación y experiencia recomendable.

5. Especificaciones de puestos de trabajo: Se refieren a los requisitos y cualificaciones que se demandan a los ocupantes de los puestos de trabajo para desempeñar, correctamente la misión y los objetivos de éste. Deben venir determinadas por las características del puesto y no por la persona que lo ocupa. El profesiograma o perfil profesiográfico es la expresión gráfica de las competencias requeridas para el desempeño del puesto de trabajo. Contenido: Requisitos mentales: formación básica y complementaria, nivel intelectual, experiencia anterior, aptitudes y conocimientos, etc. Requisitos comportamentales y sociales. Requisitos físicos: esfuerzo, vista, oído, complexión, resistencia, etc. Autonomía y responsabilidad: informaciones confidenciales, etc. Condiciones organizacionales y de trabajo.