Gestión Eficaz de la Correspondencia: Registro, Clasificación y Distribución

B.- Registros

No toda la correspondencia tiene que registrarse. Por ejemplo, la publicidad y la correspondencia personal o confidencial no se registran.

Los correos electrónicos que la organización quiere guardar, así como los documentos que llegan por fax, se imprimen y se suelen registrar junto con la correspondencia en el registro de entrada. El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad.

El primer paso del registro de la correspondencia de entrada consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y apuntando la fecha de recepción. Una vez enumerada y fechada la correspondencia, hay que apuntarla en el registro de entrada.

C.- Clasificación

1. Una vez recibida, la correspondencia se clasifica según se trate de cartas, impresos, facturas, etc. Para ello, se dispone de bandejas clasificadoras.
2. En una segunda clasificación, diferenciamos entre:
   • Correo urgente
   • Correo certificado
   • Correo ordinario
   • Documentación personal o confidencial
3. Esta selección previa permite repartir las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad a los departamentos y secciones que correspondan.

Reglas de Clasificación

1. El correo dirigido a una persona o departamento concreto de la empresa se debe colocar en los casilleros correspondientes para su distribución.
2. Cuando un documento afecta a más de un departamento, se deben hacer fotocopias para cada uno de ellos. Se entrega el original al departamento destinatario y las copias al resto.
3. El correo dirigido a la empresa sin especificar persona ni departamento, se aparta para ser abierto y revisado por el departamento administrativo.
4. Si la correspondencia no está identificada correctamente, se debe apartar para aclarar su posible identificación.
5. Cuando se recibe por error correo que no va dirigido a la empresa, se ha de apartar para remitirlo de nuevo a la oficina de correos.

D.- Distribución

Una vez registrada y clasificada, la correspondencia tiene que ser distribuida a los departamentos o personas correspondientes, teniendo en cuenta:

1. Hay que pensar en el recorrido, especificando los departamentos por los que hay que pasar para la entrega.
2. En algunas empresas y organismos, la entrega no se hace en mano, sino que hay bandejas especiales para dejar la correspondencia. Cada punto del recorrido tendría al menos dos bandejas: entrada y salida.

1.2.- Tratamiento de la Correspondencia de Salida

Es la que se origina en la empresa u organismo público para comunicarse con el exterior a través del servicio de Correos, empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc.

Etapas de la Correspondencia de Salida

1. Elaboración: Redacción, firma y preparación de los anexos.
2. Recogida: Se recoge la correspondencia que los diferentes departamentos de la empresa quieren enviar.
3. Registro: Se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.
4. Envío: Se envía al servicio de Correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.