Gestión Eficaz de Correspondencia Empresarial: Procesos y Servicios

Correspondencia de Entrada

La gestión de la correspondencia de entrada abarca la organización, recepción, registro, clasificación y distribución de la documentación.

Recepción

• Recoger la correspondencia de las oficinas.
• Firmar el albarán.
• Abrir el correo ordinario.
• Si falta la fecha, escribirla.
• Revisar la dirección.
• Comprobar el contenido.

Registro

La correspondencia es confidencial. Los correos electrónicos se consideran constancia escrita. El proceso de registro implica:

• Asignar un número correlativo y la fecha.
• Número de registro: Número correlativo.
• Fecha: Fecha de llegada a la empresa.
• Remitente: Nombre y dirección de quien envía.
• Clase: Carta, postal, etc.
• Destinatario: A quien va dirigido.
• Anexos: Indicar si se adjuntan otros documentos.
• Asunto: Tema del documento.

Clasificación

La clasificación se realiza según el tipo de documento (cartas, facturas, etc.).

• El correo dirigido a una persona se coloca en su casillero.
• Si afecta a más de un destinatario, se fotocopia.
• Si no está especificado el destinatario, se debe apartar para su correcta asignación.
• Si los datos son erróneos, se debe aclarar.

Distribución

Una vez registrada y clasificada, la correspondencia debe ser distribuida siguiendo un recorrido establecido. La entrega se realiza en bandejas.

Correspondencia de Salida

La correspondencia de salida es la que envía la empresa, e implica elaboración, recogida, registro y envío.

Recogida

Dependerá del personal de conserjería.

Registro

• Nº de registro
• Fecha
• Destinatario
• Anexos
• Observaciones

Expedición o Envío

• Los datos deben aparecer claramente en el sobre.
• El contenido debe estar correctamente introducido en el sobre.
• Franquear (pesar y pegar el sello correspondiente).

Procedimientos en Registros Públicos

• En el mostrador
• Por correo
• Telefónicamente

Tipos de Envío

• Carta Urgente
• Carta Certificada: Requiere firma del destinatario.
• Burofax: Envío urgente con acuse de recibo y certificación de contenido.
• Valija: Intercambio de correspondencia a destino nacional.
• Postal Express: Paquetería urgente.
• Paquete Azul: Envío a territorio nacional y Andorra.
• Catálogos: Se envían envueltos en plástico.
• Publibuzón: Publicidad hasta 100g.
• Fax
• Telegrama: Comunicación clara y sencilla.

Servicios Adicionales

• Acuse de Recibo: Recoge información de la entrega e identidad del receptor.
• Certificaciones: Telegráficos, burofax o telegrama.
• Franqueo Electrónico: Abono online.
• Reembolso: Cobro seguro, sencillo y fiable.
• Valor Declarado: Garantía en caso de pérdida o daño.
• Recogida a Domicilio

Tarifas

El importe dependerá del tipo y peso del producto.

Servicio de Compañía

Nacional

• Urgente (el mismo día)
• Día siguiente
• Nocturno (primera hora del día siguiente)
• Día de la semana
• Servicios insulares (uno y diez días)

Internacional

Agrupar países por zonas.

Servicios Complementarios

• Reembolso (paga el destinatario)
• Confirmación (copia albarán)
• Valor Declarado (seguro)
• Buzón, Agencia-oficina

Medios Telemáticos

• Correo Digital (confecciona cartas)
• Franqueo Electrónico (paga a través de internet los envíos)
• Identificación de Certificados (confecciona una relación de envíos en internet)
• Telegramas
• Tu Sello (se pueden personalizar)

Administración Electrónica

Vía electrónica y procesos electrónicos.