Gestión de Compras y Stock en Hospitales: Guía Completa
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Gestión de Compras en Hospitales
Operaciones de Compra
Previas a la Compra
- Previsión de necesidades
- Determinación de compras
Preparación
- Investigación de mercado
- Preselección de proveedores
Realización de la Compra
- Análisis de precios, plazos y calidad
Posteriores a la Compra
- Seguimiento y reclamación de pedidos
- Recepción de material (cualitativa y cuantitativa)
- Confirmación de facturas
- Devolución a proveedores
Derivadas
- Gestión de stocks
- Recuperación y enajenación de desperdicios y sobrantes
Objetivos de la Compra
- Mantener la continuidad de abastecimiento
- Mantener el nivel de calidad definido y adecuado
- Costes mínimos de adquisición
- Actualización de las compras
- Desarrollar la competencia
- Evitar desperdicios
Herramientas de Gestión de Compras
Manual de Compras
Define principios, objetivos, procesos y responsables de la actividad de compras.
Catálogo de Productos
Lista de artículos con descripción, proveedores, usos y unidades.
Evaluación de Proveedores
Se consideran aspectos como plazo de entrega, disponibilidad, fiabilidad, capacidad de entrega, condiciones, servicio y estructura organizativa.
Gestión de Stock en Hospitales
Programación de Compras
Priorizar la previsión para evitar stock innecesario, ahorrar espacio, evitar inmovilizado, introducir innovaciones y abaratar costes.
Sistema de Gestión de Stocks
Involucra a piloto, usuario y proveedor.
Niveles de Stock
Existencias Máximas
Dependen de la dimensión de almacenes, volumen de ocupación del producto y caducidad.
Existencias de Seguridad
Cantidad necesaria para atender emergencias.
Control de Existencias
Se utiliza el sistema ABC o ley 20-80 para clasificar los productos según su importancia.
Índice de Rotación
Tiempo que un producto permanece en el almacén. No debe superar la caducidad.
Reaprovisionamiento
Considerar el coste de posesión del stock, riesgo de retrasos, aumento de demanda y rotura de stock.
Punto de Pedido
Se calcula sumando el coste de posesión anual (CPA) y el stock de seguridad (SS).
Clasificación de Materiales
- Por unidad de gasto (sanitario, no sanitario, alimenticio, etc.)
- Por uso y duración (fungible e inventariable)
- Por relación con almacenes generales (almacenable y no almacenable)
Codificación de Materiales
Se utilizan sistemas numéricos, alfabéticos, alfanuméricos y simbólicos para identificar y clasificar los materiales.
Ventajas de la Codificación
- Misma denominación para todos
- Agrupación por características
- Facilita el tratamiento informático
Criterios de Codificación
- Por naturaleza
- Por destino
Codificación Hospitalaria
Suele ser alfanumérica, correlativa y por destino, con grupos, subgrupos y familias.
Gestión del Almacén
Estructura del Almacén
- Jefe de almacén
- Área administrativa
- Muelle
- Zona de almacenamiento (mayoritaria y minoritaria)
- Zona de trabajo
- Expedición
Actividades del Almacén
- Recepción cuantitativa y cualitativa
- Colocación de artículos
- Conservación de artículos
- Comprobación de existencias
- Expedición de mercancías
- Reaprovisionamiento
- Administración de material recuperado
Inventario
Permite conocer las cantidades de cada producto en el almacén. Existen métodos tradicionales, físicos, rotativos y permanentes.
Pactos de Consumo
Las unidades prevén su consumo y el servicio de suministros lo recopila para calcular el consumo total del hospital.
Estandarización de Pedidos
Ventajas
- Ahorro de tiempo
- Menos errores
- Conformidad con embalajes de proveedores
Inconvenientes
- Rigidez en las cantidades
- Posible falta de actualización
Informática en la Gestión de Stock
Proporciona información sobre localización de productos, niveles de inventario, clasificación ABC, productos obsoletos, rotura de stock, etc.