Gestión de Almacenes: Tipos, Técnicas y Optimización

El Almacén

El almacén es el lugar en el que se realiza la recepción, almacenamiento, preparación y movimiento de materiales hasta el punto de consumo y utilización de estos.

Es también la unidad que debe gestionar, además, todos los datos generados en dichos procesos.

La mayoría de las empresas necesitan utilizar almacenes para ajustar su oferta a la demanda sin retrasos ni gastos adicionales.

Con esto reducimos el coste de material, al poder aprovechar descuentos por volumen en los pedidos y posibilita el uso en otra instalación de los excedentes.

Tipos de Almacén

Dependiendo de las características de la empresa y de los trabajos a los que se dedique, ésta podrá utilizar uno o varios tipos distintos de almacén

Almacén Central

Es el lugar donde se reúnen todos los materiales y productos de la empresa, nos permite un mayor y mejor control de las mercancías y productos, una mejor economía de espacio y un mayor aprovechamiento de los medios de manipulación. Solamente distribuye mercancías a almacenes periféricos, lo que es la primera pieza clave dentro de la cadena de distribución dentro de la empresa.

Al elegir la ubicación de un almacén central, tenemos que plantearnos una serie de cuestiones previas como: la distancia entre el almacén central y los almacenes periféricos, y la posterior distancia entre estos últimos y el cliente final, el tipo de transporte necesario para recorrer la distancia entre unos y otros, y la existencia de vías de comunicación cercanas para reducir costes de transporte.

Almacén de Tránsito

Consiste en almacenes, situados en zonas estratégicas, que disponen de un stock reducido de los materiales que se utilizan con mayor frecuencia en el trabajo diario, o bien los más necesarios para trabajos urgentes.

Están diseñados para una entrada y salida rápida de la mercancía, no suele contar con los clásicos medios de almacenamientos, solo tiene equipos para la carga y descarga.

Almacén de Cross-Docking

Se trata de un almacén situado en puntos estratégicos, como el de tránsito, y que trabaja sin stock, es decir, se limita a distribuir inmediatamente la mercancía hacia otros almacenes o directamente a las obras (la mercadería permanece menos de una jornada en el almacén).

Almacén Externos en Operadores Logísticos

En algunas ocasiones resultará mas ventajoso utilizar la infraestructura de un operador logístico para almacenar y distribuir los materiales, en lugar de emplear un almacén propio.

Almacén de Obra

Son los sitios o lugares destinados a conservar, guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artículos. Uno de sus objetivos es establecer las normas de almacenamiento de los materiales con el fin de disminuir el riesgo de golpes por caída de objetos, daños o perdida de equipos e incendio por el mal uso de los materiales.

Zonas

Que permitan un trabajo más eficiente y ordenado, así como una adecuada atención a las normas de prevención de riesgos laborales.

Estas zonas deberán estar delimitadas mediante marcas o señales y la existencia de unas u otras dependerá de la tipología específica del almacén.

Las zonas más habituales son:

Zona de Recepción

Es la zona del almacén en la que se recibirá la mercancía entrante, que quedará situada allí hasta que se compruebe que corresponde con el pedido realizado y se haya registrado correctamente en la herramienta de gestión del almacén.

Zona de Control

En esta zona se realiza una revisión más exhaustiva de la mercancía entrante.

Salvo en almacenes de gran tamaño o para mercancías que requieran este tipo de revisión, esta zona coincidirá con la zona de llegada (recepción).

Zona de Almacenamiento

Los materiales estarán en esta zona hasta que se solicite su salida.

Habitualmente estará formada por estanterías o soportes adecuados para la mercancía almacenada.

Zona de Preparación o Picking

En esta zona se irán agrupando los distintos materiales que requiera el pedido.

Zona de Preparación Expedición

Una vez preparado el pedido, se coloca en esta zona a la espera de que sea recogido por los técnicos o transportistas.

Técnicas de Gestión de Almacén

En la gestión del almacén intervienen varios procesos, que parten desde la planificación y organización previa a la implantación del almacén y que se extiende hasta la actividad diaria del mismo.

Planificación y Organización

Ubicación de los almacenes: atendiendo a una visión global de la empresa y a las particularidades locales de cada zona; teniendo en cuenta el coste y el tiempo de transporte.

Responsabilidad de los almacenes: pueden ser de gestión propia, permite mayor control y requiere más recursos (es rentable a largo plazo), o subcontratada, requiere menor gestión y riesgo, flexibilidad en los espacios y conocimiento exacto de los costes, en contra, pueden aparecer problemas de comunicación y espacio en casos puntuales.

Dimensionamiento del almacén: atendiendo a factores como la cantidad de artículos, la demanda o consumo, espacio necesario de oficinas, pasillos , etc., método de almacenaje, rotación de mercancías y medio de entrada y salida, entre otros.

Organización física del almacén: en la gestión propia la empresa deberá elegir entre:

➢Almacén organizado. Cada artículo tiene una ubicación física fija, lo que facilita su búsqueda, pero requiere de un espacio preasignado.

➢Almacén caótico. Cada artículo es almacenado según el espacio disponible y los criterios del encargado del almacén. Permite una mejor economía del espacio. Suelen ser almacenes de gestión automatizada y robotizados.

Recepción o Entrada de Mercancía

La recepción de mercancía consiste en la descarga e inspección de la mercancía y la actualización de los inventarios y controles de stock.

Las entradas de mercancía se pueden dividir en dos situaciones distintas:

➢Entrada de origen interno o propio. No es necesaria una inspección exhaustiva y el trabajo se concentrará principalmente en la actualización de registros.

➢Entrada de origen externo. Esta recepción requerirá un inspección mayor, comprobando el número y características de cada bulto, registrando documentalmente cualquier incidencia.

El tiempo y recursos destinados a las inspecciones es un factor a tener en cuenta a la hora de seleccionar proveedores, prefiriendo los que tengan implantado un control exhaustivo de entregas.

Para almacenar y manipular las mercancías existen dos tipos de medios operativos:

➢Medios fijos. Son estáticos y se utilizan como depósito del producto durante el tiempo que está almacenado (el edificio, las estanterías, las cámaras frigoríficas, etc.).

➢Medios móviles. Son equipos dinámicos que se mueven dentro del almacén y sus instalaciones y facilitan el flujo de mercancías.

Se utilizan en operaciones de carga y descarga, almacenamiento puro, preparación de productos y traslado de mercancías de un lugar a otro, etc.

Almacenamiento

Este proceso consiste en la conservación de la mercancía en el almacén de una forma segura y optimizando el aprovechamiento del espacio y de los recursos.

Esto obliga a realizar una adecuada zonificación del almacén, así como a la elección del tipo de almacenamiento más adecuado; que puede ser:

➢Almacenamiento en rack o estantería: los artículos se colocan en soportes o estantes que permiten aprovechar al máximo el espacio vertical. En contra nos obliga a disponer de medios mecánicos para acceder a la mercancía almacenada.

➢Almacenamiento en suelo: Los artículos se almacenan directamente sobre el suelo, generalmente paletizados. Esto permite un acceso más fácil a los bulto, pero el aprovechamiento del espacio es más reducido.

➢Almacenamiento por zonas: los artículos de similares características se colocan próximos. Esto simplifica bastante la gestión de entradas y salidas, pero puede provocar una utilización ineficiente del espacio (unas zonas casi vacías y otras sobrecargadas).

➢Almacenamiento aleatorio: se atiende sólo a la optimización

del espacio para su colocación en el almacén.

En este tipo de gestión cada lote se coloca en lugar donde exista un hueco adecuado a sus características disponible.

Obliga a mantener un registro con la ubicación de cada artículo almacenado, pero se maximiza el uso del espacio disponible.

_{3 3.2.4. Movimiento}

➢FIFO (First ln First Out): la mercancía sale del almacén en el mismo orden en el que entró. Se utiliza en materiales que puedan perder propiedades o quedar obsoletos.

➢LIFO (Last In First Out): La última mercancía en entrar es la primera en salir. Normalmente se emplea a efectos contables, o en series de materiales con cambios frecuentes, reservándose el material anterior para material de mantenimiento.

➢FEFO (First Expired First Output): La mercancía con fecha de caducidad o de obsolescencia más próxima será la primera en salir.

_{3 5. Información, codificación y trazabilidad}

Una de las técnica más habituales de codificación se realiza por:

➢Pasillos: Cada pasillo tiene asignado un código y dentro de cada pasillo los distintos espacios o estanterías. (suele reservarse los números impares para la izquierda y los pares para la derecha).

➢Estanterías: En lugar de codificar los pasillos, se nombrarán las estanterías mediante códigos correlativos y, dentro de cada una de ellas, se numerarán los distintos espacios de arriba abajo.

La identificación de la mercancía, además de indicar su ubicación en el almacén, cada articulo debe de disponer de una codificación que permita rastrear su origen y destino.

Esta trazabilidad se suele realizar mediante las siguientes técnicas:

➢Etiquetas RFID: este sistema utiliza etiquetas o dispositivos (tags), generalmente pasivos, que tienen capacidad para transmitir la identificación de un artículo mediante ondas electromagnéticas.

Son de tamaño reducido y con posibilidad de escaneo automático.

Son leídos al pasar cerca de un lector RFID, que identifica automáticamente todos los artículos.

_{3 3.2.5. Información, codificación y trazabilidad}

➢Código de barras: Está basado en el uso de barras paralelas que presentan un grosor y espaciado variable en función de código numérico que desea representarse.

Hay varios códigos de barras y estándares; los más usados son:

▪ EAN-13: Permite distinguir una referencia de otra, pero no distintas unidades de un mismo articulo. Se utiliza en los puntos de venta.

▪ Code 39: Permite codificar las letras de la A a la Z, números y algunos signos (+, -, espacio y punto).

▪ EAN 128: Se utiliza en operaciones logísticas, permite añadir datos como número de lote, peso, fecha de caducidad, volumen, etc. Mediante identificadores de aplicación (IA).

Codifican caracteres ASCII sobre etiquetas de 148 x 210 mm.

▪ PDF417: es una especificación de código de barras de dos dimensiones que puede almacenar como máximo 1.800 caracteres alfanuméricos (ASCII) o 1,100 códigos binarios por cada símbolo (cada rectángulo en forma de “nube de puntos”).

Una vez fijada la anchura del símbolo, su altura depende de la información incorporada. Si la cantidad de información a almacenar es mayor de la que cabe en un símbolo, pueden enlazarse varios hasta superar el espacio de almacenamiento necesario.

▪ Códigos QR: tienen forma cuadrada y se caracterizan por presentar unos cuadros en tres de sus esquinas.

Permiten una lectura rápida (Quick Response) incluso empleando terminales no específicos como teléfonos o PDA.

METODO 5 S

-Seiri(Clasificación):Separar innecesarios. Cada espacio de trabajo debe estar solo lo que se necesita y cantidad necesitada.

-Seiton ( Orden):Situar necesarios. “Un lugar para cada cosa”

-Seiso(Limpieza): Suprimir suciedad. No se limita a limpiar sino a eliminar las causas que producen o facilitan que se acumule la suciedad.

-Seiketsu(Normalización): señalizar anomalías. Conosiste en ibtegrar las 5 S.