Gestió de la Recepció de Vehicles al Taller: Guia Completa

GESTIÓ DE LA RECEPCIÓ DE VEHICLES

5.1 ATENCIÓ AL CLIENT I ELABORACIÓ DE DOCUMENTACIÓ TÈCNICA

L'assessor de servei, el recepcionista o, en defecte, el cap de taller, han de realitzar una intervenció de qualitat des del primer moment en què es genera la relació entre el client i el taller, ja que d'aquest fet en dependrà la generació d'hores de M.O. amb el seu respectiu benefici econòmic, sempre que la part tècnica quedi resolta a la primera.

5.1.1 Fulles de Treball

Un protocol per a la presa de dades d'un client ha de tenir un sentit i un ordre; per això, no es poden prendre dades del client de manera aleatòria. Primer es pot prendre el NIF, després el nom, el domicili, la localitat, el telèfon, etc.

Prendre les dades del client correctament ens pot ajudar en la planificació diària/mensual/anual, en les campanyes, en els estudis i investigació de mercat i ajudarà al comercial (màrqueting).

Les dades que prenem han de ser clares, no generar errors, i ser el més exactes i variades possible, tant en dates com en tipus.

5.1.2 Softwares de Base de Dades

Els més comuns són Microsoft Access, Suite OpenOffice (gratuït), SQL, Oracle, MySQL i CactusGest.

Alguns d'específics del sector poden ser Adtaller Win, InfotronicSoftware, Nuevo PGT, Taller Matic, TallerGP, SGTaller, CactusGest Taller i programes específics de la marca.

5.1.3 Avantatges i Desavantatges dels Programes Específics

Avantatges:

• Tenen la possibilitat de generar documentació a partir de l'entrada de dades. El tècnic, en introduir les dades, generarà altres documents de forma fàcil i eficaç.
• Els documents que tots els programes realitzen són: l'OR, resguard de dipòsit, pressupost i factura.

Desavantatges:

• Tenen una limitació per afegir dades exclusives d'interès del taller, ja que això pot elevar el preu.

5.2 DISTRIBUCIÓ DE LES CÀRREGUES DE TREBALL

Una bona planificació és la base del funcionament, i l'èxit del taller en depèn en molts casos.

En un taller, s'ha d'evitar la concentració temporal de vehicles tant al taller com a la recepció, ja que al client no li agrada això; al client li agrada que el seu cotxe sigui atès de manera prioritària.

5.2.1 Com ho Distribuïm?

L'itinerari de l'ordre de reparació ha de ser el següent:

1. Inspecció de la fulla de revisió del vehicle.
2. Demanar els recanvis necessaris.
3. Preparar el lloc de treball.
4. Revisar els detalls tècnics de la reparació.
5. Iniciar la reparació intentant complir els barems de treball.
6. Finalitzar la reparació i entregar la fulla de treball.

5.2.2 Itinerari d'una OR

Es crea l'OR amb les dades del programari disponible, s'assigna una data prevista a la planificació, es fa la sol·licitud de recanvis, es valida l'arribada del vehicle, es compleix amb l'itinerari de l'ordre de reparació, es recull l'OR finalitzada, es tanca l'OR, es prenen les dades i, finalment, es genera la factura.

5.2.3 Particularitats de la Reparació

1. Aplaçament dels treballs (falta de recanvis).
2. Condicions físiques de treball (21-26 °C amb un 50-70% d'humitat).
3. Precisió de la informació amb les dades als clients (data i hora de finalització comunicada).
4. Distribució de càrregues de treball (data i hora d'inici de l'OR).
5. Operacions dels operaris (temps invertit en l'OR).

5.2.4 Gestió i Control del Temps

Els objectius que tenim amb això són la comprovació/regulació i la verificació dels treballs, evitar comparacions entre operaris o entre vehicles, impedir els errors i comprovar que s'està arribant als resultats esperats.

Les operacions de control més habituals són: quantitat i tipus de treball realitzat, qualitat del treball efectuat, temps invertit en el treball, avaluació del treball i comparació del treball efectuat amb el facturat.

5.3 SOFTWARE PGT (Programa Gestió Taller)

En el programari, primer es fa servir el programa de gestió del taller, després el programa de valoració de les peces, la valoració a partir del GtEstimate i, finalment, la valoració a partir de l'Audatex.

5.3.1 Programa de Gestió del Taller

Id. Empresa: Introducció inicial, identificació del client, introducció i identificació d'un vehicle i configuracions del programa.

Id. Client: Durant l'entrada de dades, quedarà reflectit si el client a facturar és un particular o una empresa, si el client té o no descompte en mà d'obra o en peces i la forma de realitzar el pagament.

Id. Vehicles: Les dades de configuració són del taller, les tarifes, els operaris i les opcions. Les opcions que ens dona el programa són el peu de pàgina i la capçalera. A més, el programa té una forma seqüencial de treball, on primer es fa l'OR, després el pressupost i, finalment, la factura.

5.3.2 Programa de Valoració de Peçes i Valoració a Partir del GtEstimate

El programa GtEstimate pot incloure: bona rapidesa per realitzar un pressupost complet i agilitzar els tràmits; disposa d'una gran base de dades amb preus i temps oficials de diferents fabricants; disposa d'una base de dades amb 600 models de 32 marques de fabricants de peces/turismes/tot terrenys/vehicles industrials lleugers; disposa de la major profunditat mecànica del sistema; té diferents manteniments de tots els vehicles documentats; ofereix l'accés a peces/temps/preus de mecànica amb tots els seus manteniments; també ofereix el mateix per a carrosseria i pintura; i és un programa de gestió de documents del taller integrat.

5.4 SOFTWARE AUDATEX

Aquest programa permet optimitzar els processos, fer una investigació constant de models i fabricants, processos de manteniment, accessos ràpids dins del programa, funció específica per a les llunes, valoració de danys i té una estructura informàtica que pot ser integrada dins de sistemes de gestió.

5.5 ASSESSORAMENT EN REPARACIONS

Un exemple d'un procés d'anàlisi del vehicle és:

1. Col·locar els utensilis necessaris per no embrutar el seient o altres parts.
2. Posar el vehicle en marxa, sempre que sigui possible.
3. Controlar els elements vitals per a la seguretat dels ocupants.
4. Revisar els nivells dels elements del vehicle.
5. Fer la prova del vehicle (segons el cas, per analitzar la disfunció).
6. Un cop es tingui clara l'avaria, es prendran les dades d'entrada del vehicle.
7. Es comunicarà al client l'hora aproximada de la recollida del vehicle.