Gestió de llocs de treball: anàlisi i descripció

Gestió de Llocs de Treball

Objectiu

Determinar què fan les persones, com ho fan i quins són els requisits necessaris per al desenvolupament del lloc de treball.

Contingut

1. Conceptes previs
2. Anàlisi i descripció de llocs de treball (ADPT)
3. Tècniques per a l'anàlisi i descripció del lloc de treball
4. Descripció de llocs de treball
5. Estudi d'unitats organitzatives i limitacions del lloc de treball

1. Conceptes previs: Tasca

Conjunt d'activitats dirigides a aconseguir un objectiu específic, implicant una lògica i successió d'etapes. Implica esforç físic i/o mental.

• L'executor combina tecnologia, materials i equips amb destreses, coneixements i habilitats per aconseguir un resultat identificable.

1. Conceptes previs: Lloc de Treball

És el vincle determinant de la relació entre empresa i treballador. S'accedeix al treball mitjançant l'ocupació d'un lloc.

• Suposa una categoria professional, condicions laborals i econòmiques, que variaran en funció del lloc ocupat.

Lloc de treball: conjunt de tasques, activitats o funcions que poden ser realitzades per treballadors individuals, tot i que pot haver-hi més d'una persona en un lloc de treball.

• Posició: conjunt de tasques i activitats desempenyades per una sola persona.

1. Conceptes previs: Relació entre Tasca i Lloc de Treball

Els llocs no són més que agregats de tasques. Les tasques constitueixen la unitat d'anàlisi. Els llocs són la unitat de gestió organitzativa de la divisió del treball.

Dimensions:

• Abast: nombre de tasques diferents que corresponen a un lloc.
• Profunditat: grau en què es realitzen funcions de planificació, execució i control de la tasca.

1. Conceptes previs: Ocupació

S'utilitza com a sinònim d'ofici, feina, professió, etc. S'agrupen formant famílies, sectors, etc. Pot ser en base a:

• Criteris de mercat de treball: CNAE.
• Requisits formatius: enginyer, metge, advocat, etc.

2. Anàlisi i Descripció de Llocs de Treball (ADPT)

Procés metodològic que permet obtenir tota la informació relativa a un lloc de treball.

Consta de dues fases:

• Anàlisi del lloc
• Descripció del lloc

Permet l'avaluació formal i sistemàtica dels requisits d'un lloc de treball.

Respon a:

• Què s'ha de fer en aquest lloc?
• Com es relacionen les tasques del lloc amb l'empresa?
• Quins requisits són precisos i recomanables per accedir al lloc?

Consisteix en la recopilació i examen detallat de tots els fets relatius a cada lloc, amb l'objecte de conèixer els elements principals que els componen i els requeriments personals que presenten.

Descripció del lloc i especificació del lloc

Descripció del lloc

Document en què es recullen les activitats i obligacions que implica accedir a aquesta situació.

• Dades identificatives: nom del lloc, posició relativa, departament, relació directa de subordinació.
• Descripció general del contingut del lloc. Es tracta d'una sentència àmplia en què s'expressa el contingut global de la tasca a desenvolupar.
• Responsabilitats que corresponen al lloc.
• Relacions amb altres persones i departaments.
• Condicions de treball.
• Naturalesa i amplitud del lloc.
• Descripció més detallada del contingut i responsabilitats.
• Sistema de compensació i avaluació. Nivell de salari inicial, bases de millora i d'apreciació del rendiment.

Especificació del lloc

Descripció per escrit del tipus de qualitats que ha de reunir el treballador que ocupa un lloc concret.

• Edat preferent.
• Nivell educatiu.
• Experiència posseïda.
• Característiques personals.

3. Tècniques per a l'ADPT: pla d'actuació

1. Definició d'objectius que es persegueixen amb el projecte. Valorar de forma objectiva els llocs de treball del PAS laboral, utilitzant els criteris establerts per la Llei. En conseqüència, es proposa:
   • Analitzar i descriure els llocs de treball del PAS laboral que apareixen a la RPT.
   • Valorar els diferents llocs utilitzant un sistema objectiu ajustat als requeriments legals i a l'especificitat de la UV.
2. Identificació de llocs que seran objecte de l'ADPT.
3. Creació i organització de l'equip d'ADPT: pot ser del departament de RRHH o extern. Combinació de treball de camp i de gabinet. L'esquema de participació va ser:
   • Equip Tècnic: consultors externs que recullen i analitzen la informació, i realitzen informes tècnics.
   • Comitè de Seguiment: membres de la Universitat que proporcionen informació addicional, i realitzen el seguiment del projecte.
4. Planificació temporal i cronograma: els fluxos de treball no han de ser alterats ni en períodes vacacionals ni de treball intens.
5. Comunicació i participació en el projecte: el pla pot crear recels entre els treballadors, per això ha de ser comunicat de forma veraç i objectiva.

Metodologia: Per on comencem? Dependrà de cada situació. Claus:

1. Començant pels inferiors.
2. Finalitzar l'estudi d'una unitat abans de passar a les següents.
3. Sistema d'informació i el seu manteniment.
4. Pressupost: si s'inclouran costos indirectes com els produïts pel temps que el personal dedica a entrevistes, consultes, etc.

4. Com obtenir informació dels llocs?

• Observació
• Qüestionaris
• Diaris laborals i autoregistres
• Documentació del lloc
• Entrevista
• Mètode d'incidents crítics
• Mostreig d'activitat

a) Observació

L'analista observa directament les activitats que realitza l'ocupant del lloc per conèixer les funcions i tasques incloses. És un dels mètodes més utilitzats. Molt eficaç quan es desconeix el lloc, així com per a operacions manuals o de caràcter repetitiu.

Avantatges: informació no està esbiaixada, es tracta d'una conducta real i objectiva.

Inconvenient: temps que requereix. No és apropiat per a treballs amb una gran quantitat d'operacions mentals. Requereix que l'observador estigui ben entrenat.

b) Qüestionari

Permet l'obtenció d'informació sobre punts concrets que interessen sobre els llocs de treball.

Avantatges: implica a l'empleat i aquest és qui millor coneix el lloc de treball. És econòmic i ràpid.

Desavantatge: subjectivitat.

c) Diaris laborals i autoregistres

Es sol·licita als ocupants dels llocs que registrin les activitats que han realitzat, en intervals de temps preestablerts, en el curs de la jornada de treball.

S'utilitza per identificar activitats del lloc de les quals no es disposa d'informació prèvia.

d) Documentació del lloc

Procés d'estudi rigorós i sistemàtic de la documentació relativa al lloc o tasques objecte d'estudi. Els analistes consulten documents que genera o confecciona el lloc, manuals d'equips, fitxers de correspondència, arxius, bases de dades, etc. Aquest mètode ha de combinar-se amb altres per obtenir informació significativa del lloc.

e) Entrevista

Tipus:

• Exploratòria: tracta d'obtenir informació àmplia i general sobre el lloc per a la posterior elaboració de llistes de verificació o d'entrevistes finals.
• Aclaridores i de verificació d'anàlisi.
• De seguiment i confirmació: es tracta de comprovar que la forma en què queden redactades les afirmacions és clara, correcta, comprensible, precisa i exacta.

f) Mètode d'incidents crítics

El seu objectiu és obtenir elements que permetin diferenciar entre ocupants competents del lloc i executants incompetents. Tracta d'obtenir informació a través d'entrevistes individuals, de grup o de formularis de registre, de diferents situacions en què s'ha produït un acompliment del lloc excepcionalment bo o extremadament dolent. Es recolza de forma important en la memòria i valoració del propi informant, per la qual cosa és susceptible de produir biaixos.

g) Mostreig d'activitat

Es fa un gran nombre d'observacions a l'atzar en intervals ocasionals durant un cicle complet de treball. El propòsit de cada observació és verificar què està fent l'ocupant en cada moment. Al final del període d'observació, que pot durar entre diversos dies a diversos mesos, s'expressa el nombre de vegades que ocorre una activitat com a % del nombre total d'observacions fetes, anotant la importància relativa o freqüència.

5. Descripció de llocs de treball

Es tracta d'un document escrit que identifica, defineix i descriu el treball a partir de les seves obligacions, responsabilitats, condicions laborals i especificacions. Les descripcions poden ser de dos tipus:

• Descripció específica del treball: resum detallat de tasques, obligacions i responsabilitats del treball. Especifica nítidament el treball que és exclusiu de la persona que ocupa aquest lloc.
• Descripció general del lloc: només es documenten les obligacions i responsabilitats més genèriques per al càrrec.

Informació que inclou:

• Identificació del lloc: nom/títol del lloc, departament/secció, horari, relacions jeràrquiques (del tipus "informa a", "supervisa", etc.), inclusió en l'organigrama.
• Descripció bàsica del lloc: missió/objectius, tasques que es realitzen (dividides en quotidianes, periòdiques i ocasionals), recursos/materials utilitzats, condicions ambientals del lloc (lloc, il·luminació, condicions de seguretat, etc.), responsabilitats (sobre equips, recursos materials, altres llocs).
• Especificacions o perfil del lloc (professió grama): requisits bàsics (físics i intel·lectuals), formació i experiència recomanable.

5. Especificacions de llocs

Es refereixen als requisits i qualificacions que es demanen als ocupants dels llocs de treball per desempenyar correctament la missió i els objectius d'aquest. Han de venir determinats per les característiques del lloc i no per la persona que l'ocupa. El professió grama o perfil professiogràfic és l'expressió gràfica de les competències requerides per al desenvolupament del lloc de treball.

Contingut:

• Requisits mentals: formació bàsica i complementària, nivell intel·lectual, experiència anterior, aptituds i coneixements, etc.
• Requisits comportamentals i socials.
• Requisits físics: esforç, vista, oïda, complexió, resistència, etc.
• Autonomia i responsabilitat: informacions confidencials, etc.
• Condicions organitzacionals i de treball.