Gestió de l'Expedient Personal i Motivació Laboral

EXPEDIENT PERSONAL: és el conjunt de documents ordenats cronològicament que reflecteix l’historial laboral de cada treballador/a: formació, llocs de treball exercits, funcions, tipus de contractes laborals que ha tingut, etc.

DOCUMENTACIÓ EXPEDIENT: carta de presentació de la candidatura, document de vida laboral, còpia del contracte de treball, cursos de formació fets en l’empresa, amonestacions i sancions.

CONSERVACIÓ DOCUMENTS DE CARÀCTER LABORAL: 4 anys: contractes de treball, documents d’afiliació de la seguretat social, comunicats d’altes i baixes, nòmines i bulletins de cotització de la seguretat social. Codi de comerç: 6 anys.

OBLIGACIONS DE LES EMPRESES - PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS: informar les persones afectades, demanar consentiment, assegurar la qualitat de les dades, garantir els drets de les persones afectades, complir el deure de mantenir el secret professional, adoptar mesures de seguretat.

ORDENACIÓ EXPEDIENTS: per departament, per cognoms i nom, i cronològicament.

CARACTERÍSTIQUES DELS ARXIUS:

• Arxiu del DEPARTAMENT: conté la documentació actual que s’utilitza més sovint. Es guarden els arxius mentre la persona estigui a l’empresa.
• Arxiu INTERMEDI: rep la documentació del personal que ha finalitzat la relació amb l'empresa, la que ha perdut vigència jurídica i administrativa.
• Arxiu HISTÒRIC: es transfereix la documentació que es consulta rarament i que constitueix la memòria històrica de l’empresa.

EXPURGACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ: és la destrucció física dels documents que hagin perdut valor administratiu o probatori i que no es prevegi que hagin de tenir valor històric. Ex: documents duplicats, documents de difusió general, etc.

TEORIA DE MASLOW: 1. Necessitats fisiològiques: les bàsiques (aliments, descans, roba, calor, etc.). 2. Necessitats de protecció i seguretat: sorgeixen quan estan cobertes les necessitats fisiològiques (estabilitat en l’ocupació, protecció social, protecció contra danys materials i personals, etc.). 3. Necessitats afectives o de pertinença a grups: relacions amb l’entorn i que les persones se sentin acceptades (donar i rebre afecte, ser acceptat pels altres, etc.). 4. Necessitats de valoració o estima: engloben tant l’estima pels altres com la pròpia (guanyar-se el reconeixement i el respecte dels altres). 5. Necessitats d’autorealització: la necessitat de realització de valors personals i desenvolupament.

TEORIA DE CLAYTON ALDERFER: el primer aspecte és cobrir les necessitats bàsiques, però després no segueixen un ordre jeràrquic, sinó que depenen de les motivacions personals.

TEORIA MC GREGOR X i Y:

• TEORIA X: estil autoritari, la direcció dicta les normes a seguir assenyalant a cadascú el que ha de fer, com ho ha de fer i en quant de temps (l’única motivació del personal són els diners, la direcció sotmet al personal a una pressió constant, els treballadors no volen assumir responsabilitats).
• TEORIA Y: estil democràtic i participatiu, la direcció motiva a la plantilla, donant-los confiança i formació i facilitant la seva participació en la presa de decisions (les persones no senten aversió natural per la feina, les persones prefereixen ser controlades per si mateixes, busquen tenir responsabilitats).

TEORIA D’EQUITAT (Stacy Adams): aquesta teoria afirma que les persones tendim a comparar els nostres esforços i fets amb els resultats obtinguts i els esforços i resultats dels altres. Segons aquesta teoria, les persones se senten motivades cap a la feina quan hi ha un equilibri entre l’esforç i la recompensa rebuda. Es recompensa a tothom segons les seves aportacions.

MITJANS PER DIAGNOSTICAR I AVALUAR LA MOTIVACIÓ: enquestes anònimes, reunions en grup, entrevistes, enquestes i entrevistes de sortida (persona que marxa voluntàriament de l’empresa), observació i valoració de les actituds del personal, anàlisi de les condicions de treball, plans de suggeriment, bústies de reclamacions i queixes.

TÈCNIQUES MOTIVACIONALS: adequació de la persona al lloc de treball, polítiques de conciliació, millora de les condicions laborals, enriquiment del treball, reconeixement de la feina, formació i desenvolupament professionals, direcció participativa per objectius, gestió de l’acompliment.

GRUP DE TREBALL I EQUIP: un equip és un conjunt de persones que treballen juntes de manera coordinada per aconseguir unes metes comunes. Cada membre de l’equip és responsable d’una comesa i només si tots compleixen la seva funció, serà possible assolir els objectius. Cada membre de l’equip sol dominar una faceta concreta i fa una part del projecte. GRUP: conjunt de persones que duen a terme una tasca semblant en la mateixa empresa, tots volen assolir un objectiu similar però individual per a cadascú, cadascú a la seva feina i respon individualment.

SINERGIA: el resultat final obtingut per un equip és més gran que la suma dels resultats individuals de cadascun dels membres.

9 ROLS DE BELBIN:

• Cervell: persona creativa, plena d’idees, propostes i suggeriments, resol problemes difícils.
• Investigador de recursos: explora els recursos de l’exterior i estableix contactes en busca de noves oportunitats que poden ser útils per a l’equip.
• Coordinador: coordina els esforços de tots per aconseguir les metes.
• Impulsor: té una alta motivació i empeny els altres per fer la feina, treballa bé sota pressió.
• Monitor-avaluador: analitza les idees i els suggeriments i avalua la viabilitat i l’adequació als objectius de l’equip.
• Cohesionador: persona sensible cap a les necessitats i inquietuds de cada membre de l’equip.
• Realitzador: persona pràctica que transforma les decisions en tasques realitzables.
• Finalitzador: fa un seguiment continu de les tasques buscant la perfecció en els resultats.
• Especialista: aporta el saber especialitzat sobre el que es basa el servei o producte, contribueix només quan coneix l’assumpte.

ESTILS DE LIDERATGE:

• Autocràtic: la persona líder dona ordres contínuament a l’equip sense deixar espais perquè els membres aportin idees o suggeriments.
• Liberal: deixa als treballadors llibertat, gairebé plena, per fer el que considerin convenient.
• Democràtic: el líder coordina l’equip, aporta idees, reparteix tasques i fa suggeriments deixant espais per comunicar-se amb l’equip.

CAP I LÍDER: el cap és qui rep l’autoritat de la posició jeràrquica que ocupa. Ordena, està al capdavant, dirigeix i imparteix ordres. El líder rep l’autoritat de l’equip mateix, per factors de la seva personalitat o pels seus coneixements, guia i busca el benestar de l’equip.

CLASSES D'EQUIPS DE TREBALL: equips de la mateixa àrea, equips interdisciplinaris, equips de progrés o de millora i equips de processos.