Gestió de Correspondència i Arxiu: Guia Completa
Enviado por Chuletator online y clasificado en Informática y Telecomunicaciones
Escrito el en 
catalán con un tamaño de 11,85 KB
Gestió de la correspondència
L'abast de la correspondència abasta diferents processos, com la recepció, el registre, la distribució de diferents documents i la paqueteria.
Tractament de la gestió de la correspondència d’entrada
Fases de la gestió de la correspondència d’entrada:
1. Recepció de la correspondència
Hi ha les fases següents:
Comprovació de l’enviament: en el moment de la recepció, és important que la persona que rep el sobre o paquet comprovi que està en bon estat.
Classificació del correu: ens permetrà conèixer la finalitat de la recepció. Així, podrem classificar la correspondència pel seu origen, contingut, formalitat i recepció.
2. Registre d’entrada
Sol consistir en l’assignació de números correlatius a cada document d’entrada.
Número de registre, data, remitent, assumpte, destinatari, classe de document, annexos, observacions.
3. Distribució (Prioritat)
Correu urgent
Correu certificat
Documentació privada (caràcter personal o confidencial)
Correu ordinari
Tractament de la gestió de la correspondència de sortida
La correspondència de sortida està formada per les fases següents:
1. Elaboració
S’ha de redactar, signar, fer les còpies necessàries, guardar-les i pujar-les on calgui. També s’han de plegar i ensobrar.
S’ha de signar per un superior i per tu mateix.
Ex: L’ha de signar la directora, nosaltres i l’empresa.
En el cas que sigui en paper, especial cura amb el plegat i ensobrat:
Plegat
Documents de mida A4 (no oficial): es dobleguen en tres parts, sempre amb el text o el contingut cap endins.
Notes breus: si es pot no es plega i, sinó, a la meitat.
Invitacions o saludes: impreses en paper gruixut i de qualitat, no s’han de doblegar mai.
Contractes o documents oficials: no es pleguen i van en un sobre molt més gran.
4. Recollida: La recollida es fa un cop al dia.
5. Registre de sortida: El sistema és similar al d’entrada. Registre de sortida: número assignat, data de sortida, destinatari, etc.
6. Enviament: És l’últim pas. Pot realitzar-se a través d’empreses privades de missatgeria o mitjançant el servei oficial de Correus.
Serveis de Correus
Correus (creat l'any 1716)
Està format per:
Correos: Fa el servei universal.
Correos Express: Empresa de paqueteria urgent del grup Correus.
Nexea: Companyia especialitzada en la gestió de les comunicacions massives a les empreses.
Correos Telecom: Empresa responsable de la gestió de la xarxa de telecomunicacions de Correus.
Serveis de Correus
Serveis d'enviament de documents per a particulars i empreses:
Burofax premium: Necessita la prova.
Carta certificada: Garanteix la vostra recepció, et buscaran per la signatura i el DNI. Ex: multa.
Carta ordinària: Per a qualsevol enviament que no és urgent ni confidencial.
Carta urgent: És igual que la carta ordinària, excepte el caràcter d'urgència.
Serveis privats de missatgeria i paqueteria
Hem de saber que hi ha altres empreses de missatgeria i paqueteria. Ex: SEUR
Signatura electrònica i certificat digital
Electrònica: és la informació electrònica que utilitzes per signar un document digital, com un codi PIN o una paraula de pas, i està associada directament amb el contingut del document.
Electrònica avançada: aquesta no té tanta validesa com la reconeguda, no obstant això, sí que s’actualitza si canvies les dades personals.
Electrònica reconeguda: és la que substitueix una signatura oficial, és la més completa i segura. Ex: DNI electrònic.
Procediments de seguretat i confidencialitat
Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPD).
Dades de caràcter personal
Dades d’identificació (nom, cognoms, DNI…)
Circumstàncies socials i personals (estat civil, raça, religió…)
Dades sanitàries (malalties, expedient mèdic…)
Dades professionals o acadèmiques (titulació, situació laboral…)
Dades comercials (activitats, solvència…
Els drets ARCOPOL
Accés, rectificació, cancel·lació, oposició i també s’amplien drets de portabilitat, oblit i limitació de tractament.
Arxiu. Concepte i finalitat
Sistema de conservació de la informació degudament ordenada i classificada. També pot fer referència al lloc físic on es conserven tots els documents.
Finalitat: mantenir la informació organitzada i accessible, millorant la gestió i l'eficiència de l'organització.
Sistemes de classificació
1. Alfabètica: Classificació sobre la base de l'ordre alfabètic del nom principal del client, distribuïdor o proveïdor.
Recomanacions:
Per a l’ordenació alfabètica del nom de les persones:
Primer cognom, segon cognom i nom. Noms i cognoms compostos compten com un.
Els articles o les preposicions no s'utilitzen com a paraula ordenadora.
Noms estrangers: Primer cognom, es tenen en compte les partícules Du, Mac, etc.
Per a l’ordenació alfabètica del nom d'empreses:
Nom de la denominació social. Sense articles ni classificacions genèriques.
La paraula ordenadora que se sol utilitzar és el nom de la denominació social.
2. Numèrica: Ordenació exclusivament amb números, seguint ordre creixent o decreixent. Requereix guia o índex.
3. Geogràfica: Classificació segons adreça o ubicació geogràfica, usualment descendent: països, comunitats autònomes, províncies, municipis.
4. Temàtica: Categorització basada en contingut o tema. Facilita la recerca, però dificulta la classificació inicial.
5. Cronològica: Ordenació per dates d'entrada, descendent: any, mes, dia. Fàcil d'ordenar, però requereix coneixement de la data.
6. Alfanumèrica: Utilitza lletres i números. Útil en arxivament i codificació de productes.
Arxiu: concepte i tipus
Hi ha diferents tipus d'arxius en funció del propòsit a què es destinin:
1. Arxiu de documents: S'emmagatzema amb carpetes, arxivadors, caixes, calaixos o armaris.
2. Arxiu informatitzat: S’emmagatzema en un servidor de fitxers o suport extern. S'ha d'accedir des d'un PC o dispositiu mòbil.
En funció del lloc físic on es trobi:
Arxiu centralitzat: són els que ocupen un únic espai o departament.
Avantatges
Es produeix un estalvi de recursos.
S’evita haver de duplicar la documentació que afecta diversos departaments.
Inconvenient
És recomanable per a empreses petites o per a documentació que no s’hagi de consultar sovint.
Arxiu descentralitzat: són els que no es troben unificats en un únic espai físic, sinó que estan dividits entre els diversos departaments d’una empresa.
Avantatges
Major proximitat, l’accés a la documentació és més ràpid.
Hi ha més autonomia.
Inconvenients
S’augmenta l’espai destinat a l’arxiu (és més car).
Pot passar que un departament no tingui la informació que necessita perquè és en un altre arxiu.
Menor especialització de les persones dedicades a l’arxiu.
Procés d’arxivament
Revisar: s’ha de fer una revisió prèvia, rebutjant o destruint els documents que no siguin necessaris.
Classificar: es classificaran segons el criteri escollit (alfabètic, numèric, etc.).
Referenciar: cal anotar una referència per saber on són, o bé arxivar fotocòpies en diferents parts.
Prearxivar: els documents es col·locaran seguint un mateix criteri.
Arxivar: quan els documents ja no siguin necessaris de forma contínua, s’arxivaran en el lloc on corresponguin.
Exemple
La Rose, treballadora de l’empresa HOLANDE, SL, és la persona encarregada de gestionar la correspondència i l’arxiu de l’empresa. Com que ha de realitzar dues tasques, la documentació per arxivar se li acumula de manera freqüent, ja que no té capacitat d’organització i sempre ajorna la feina d’arxivar perquè no li agrada. Tampoc classifica cap document ni posa els testimonis per al lliurament del document.
La Rose no hauria d’ajornar les tasques que menys li agraden. Si no pot arribar a fer tota la feina, hauria de parlar amb els seus caps. S’hauria d’organitzar i seguir aquest ordre:
Revisar: Diàriament, la documentació que ha de classificar, rebutjant la que no sigui necessària.
Classificar: La documentació en funció dels criteris establerts.
Referenciar: els documents amb testimonis que no es desenganxin.
Prearxivar o Arxivar: els documents per poder-los localitzar amb facilitat quan faci falta.
Destrucció de documents
1. Documents confidencials: es destrueixen mitjançant màquines destructores de documentació (no es poden recuperar).
Formes de destrucció:
Una trituradora de paper.
Contractar els serveis d'una empresa externa. Cal complir els requisits que marca la LOPD.
Incineració dels documents.
2. Documents no confidencials: poden rebutjar-se per qualsevol procediment (s’han de destruir prèviament).
Arxivament de la informació en suport informàtic
Bases de dades
Els principals avantatges d'utilitzar bases de dades:
Utilització de menor espai en l'emmagatzematge de la informació.
Fàcil accés, proporcionen més comoditat en tasques d'ordenació, actualització, reserva, etc.
Permeten l'accés de diversos usuaris alhora.
Fan possible l'intercanvi d'informació entre sistemes informàtics.
Proporcionen les eines adequades per poder fer consultes i elaboració d'informes personalitzats.
Procediment de protecció de dades
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades: és l’organisme encarregat de vetllar pel compliment de la legislació de dades personals i controlar-ne la seva aplicació.
Les còpies s’han de realitzar: diàriament, setmanalment, mensualment, anualment.
Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT): organisme independent que vetlla per garantir, en l’àmbit de les competències de la Generalitat, els drets a la protecció de dades personals i d’accés a la informació que hi està vinculada.