Gestió Comptable: Llibres, Xecs, Lletres i Targetes

Llibres Obligatoris

Llibre de Registre Factures Expedides

Els empresaris i professionals han de portar i conservar un llibre de registre de les factures i documents substituts que hagin expedit. S'anotaran, degudament separats, tots els documents. El contingut de cada anotació ha de reflectir les dades següents:

• Número de factura o document i data d'emissió
• Nom o raó social del client
• Base imposable, tipus impositiu i quota tributària
• Import de l'operació

Llibre de Registre Factures Rebudes

Als efectes de l'IVA, els empresaris i professionals han de numerar correlativament totes les factures i documents de duanes corresponents als béns adquirits o importats i als serveis rebuts en el desenvolupament de la seva activitat.

• Nom, cognoms o raó social de l'expedidor
• Base imposable i tipus tributari
• Quota IVA suportat
• Import de l'operació

Llibre Registre i Liquidació IVA

Els empresaris i professionals han de presentar les declaracions liquidacions periòdiques de l'impost sobre el valor afegit, així com la declaració resum anual. Han de presentar-se directament o amb entitats col·laboradores.

Llibre Registres a Pagar

En aquest llibre s'anoten les lletres de canvi a càrrec de l'empresa. D'aquesta manera, es coneix la situació comptable amb proveïdors i les quantitats que l'empresa deu per aquest concepte.

Llibre Registre d'Efectes a Cobrar

Recull les lletres que gira l'empresa a càrrec dels clients, indicant si les lletres han estat acceptades, descomptades o entregades en gestió de cobrament. Els dos llibres es porten en fitxes i per períodes mensuals, prestant especial atenció als venciments perquè siguin presentades al cobrament o pagades en el seu moment.

Mesures en l'Ús del Xec

• Comprovar si el talonari conté xecs numerats correlativament.
• Protegir les xifres de barres.
• Inutilitzar espais lliures.
• Evitar donar xecs en blanc.
• Emetre preferentment xecs nominatius i barrar-los abans de lliurar-los, a mà o a màquina.
• Comprovar l'extracte.
• Informar al banc immediatament de robatoris o extraviaments.
• Guardar el talonari en un lloc segur.

En Cas d'Impagament

Protest Notarial

És una declaració que dona fe de l'impagament, estesa en una acta per un notari. Ha de realitzar-se abans de l'expiració del termini de presentació del xec.

Declaració d'Impagament Substitutòria del Protest

És realitzada per l'entitat bancària o sistema de compensació que fa constar el dia de presentació del xec i que no ha estat pagat. Tots dos s'han d'efectuar abans de l'expiració del termini de presentació del xec.

Lletra de Canvi

Regulada per la llei 19/1985. S'utilitza per efectuar pagaments ajornats. El venedor emet el document i el comprador l'ha d'acceptar, encara que no té obligació de fer-ho, simplement ajuda a confiar que la lletra es pagarà. Document expedit pel venedor (lliurador) que ordena a una altra persona (lliurat) el pagament d'una quantitat de diners en la data indicada a una tercera persona (prenedor). Aquest document accepta endossament i aval.

Participants del Document Cambiari

• Lliurador: Persona que emet la lletra i ordena el pagament.
• Lliurat: Persona que ha de realitzar el pagament al venciment de la mateixa.
• Tenedor (prenedor): Persona que presenta al cobrament la lletra, també pot ser qui la presenti a l'acceptació i fins i tot té capacitat de realitzar endossament.
• Avalista: Persona que assegura i es fa responsable del pagament si el lliurat incompleix l'obligació.
• Endossant: Persona que transmet la lletra a una altra persona i deixa de ser el tenedor.
• Endossatari: Persona que rep la lletra i es converteix en tenedor.

Targetes

Són documents que permeten el pagament ajornat, es coneixen com a diners de plàstic i són emeses per entitats financeres a petició de bancs o caixes. Les entitats solen exigir als usuaris de les targetes que disposin d'un compte corrent o la nòmina domiciliada. La seva utilització és per a compres o pagaments freqüents de certs despeses usuals. La liquidació del pagament es realitza mensualment i, en cas de no poder cobrir la totalitat del deute, es permet un ajornament.

Tipus de Targetes

• Dèbit: Estan sempre associades a un compte corrent i la diferència principal respecte a les anteriors rau en què l'import de l'operació es carrega en el moment en què s'efectua la despesa i es necessita saldo al compte.
• Affinity: Són targetes a les quals estan associades determinades empreses que ofereixen descomptes pel seu ús, per exemple, Visa Repsol.
• Targetes d'Establiments: Les emeten els propis establiments i el seu ús queda restringit a ells. Permeten recollir dades útils per observar la despesa mitjana de compra dels usuaris.
• Targeta Xip o Moneder: No han tingut l'èxit esperat. Xip electrònic que substitueix la banda magnètica. Són de prepagament, primer han de carregar-se en un caixer. Per substituir els diners metàl·lics.