Fundamentos de la Administración: Funciones Esenciales y Estructura Organizativa

Definición de Administración, Dirección y Gestión

Consiste en dirigir los recursos humanos y materiales en unidades de organización dinámica para conseguir los objetivos a plena satisfacción de las personas que intervienen. Es lograr que se hagan las cosas por medio de los demás.

Funciones Básicas de la Administración

Planificar

Trazar un camino para conseguir los objetivos. Implica definir:

• Objetivos: Deben ser específicos (concretos), compatibles (en la misma dirección) y realizables (posibles).
• Procedimiento: Definir las actividades, determinar tiempos, revisar los recursos y determinar el lugar.
• Responsabilidades.

Organización

Diseñar o definir una estructura de puestos de trabajo que permita a la empresa ampliar los planes. Organizar implica establecer:

• Objetivos del puesto: Lo que tiene que hacer cada puesto de trabajo.
• Coordinación: Cada puesto de trabajo tiene que saber de quién depende y a quién tiene a su cargo.
• Autoridad: Las cosas que puede realizar cada puesto de trabajo independientemente.
• Responsabilidad: Si haces un trabajo, luego eres responsable de él para dar explicaciones.
• Definición: Todos los principios deben estar escritos.
• Amplitud de control: Número de puestos de trabajo que dependen de una persona.
• Unidad de mando: Para cada área tiene que haber un responsable.
• Delegación: Las tareas se pueden delegar hasta el punto más bajo de la organización.

Controlar

Comprobar que se cumplen los objetivos propuestos en el plan. La empresa establece tres tipos de control:

• Continuo: Supervisión constante.
• De advertencia: Solo se pone en marcha cuando algo va mal o hay algún problema.
• De personal: Incluye selección, formación, motivación, comprobación/inspección y evaluación.

Conflictos Organizacionales

Son enfrentamientos expresos entre partes interdependientes. Surgen por:

• Dificultades de comunicación.
• Proceso de toma de decisiones.
• Diferencias individuales.
• Características estructurales del grupo.

Resistencia al Cambio y a la Innovación

Causas principales:

• Los individuos temen perder la posición que ocupan.
• Los responsables temen perder eficiencia con el cambio.
• Puede atentarse contra la cultura organizativa vigente.

Otras Funciones Relevantes de la Administración

Normas de Rendimiento

Son proposiciones del resultado que se debe obtener si se hacen las cosas bien. Tipos:

• Históricas: Se basan en lo que han hecho otras personas anteriormente.
• Comparadas: Hacer lo que hacen otras empresas (benchmarking).
• Específicas: Se calcula el tiempo y se manda la cantidad de producción esperada.

Evaluación

Comparación entre la actuación real y sus normas de rendimiento. Secuencia:

• Comprobación.
• Revisión.
• Entrevista.

Comunicación

Proceso donde el emisor manda un mensaje al receptor y este responde (retroalimentación). Tipos:

• Formal: Verbal y escrita (siguiendo canales oficiales).
• Informal: Surge espontáneamente.
• Vertical: Ascendente (de menor a mayor cargo) y descendente (viceversa).
• Horizontal: Entre personas del mismo nivel jerárquico.

Motivación

Técnicas que se utilizan para que el personal trabaje bien o voluntariamente, alcanzando los objetivos.

Toma de Decisiones

Elegir la mejor alternativa entre todas las posibles. Proceso:

1. Definir el problema.
2. Reunir los datos necesarios.
3. Analizar la información.
4. Desarrollar soluciones alternativas.
5. Seleccionar y desarrollar la más apropiada.

El Organigrama y la Estructura Organizativa

Definición y Tipos de Organigrama

Es un gráfico que representa la estructura organizativa de la empresa. Tipos principales:

• Descendente (Vertical): Muestra la jerarquía de arriba hacia abajo.
• Lateral (Horizontal): Muestra la jerarquía de izquierda a derecha.
• Radial (Concéntrico): El nivel más alto está en el centro.

Principios Organizativos Adicionales

• Jerarquía: Línea de autoridad.
• División del trabajo: Descomposición de tareas complejas.
• Especialización: Concentración en tareas específicas.

Criterios para la Departamentalización (Crear Departamentos)

• Funciones (Marketing, Finanzas, etc.).
• Procesos (Producción, Ensamblaje, etc.).
• Conocimientos o Habilidades.
• Productos o Servicios.
• Clientes (Minoristas, Mayoristas, etc.).
• Áreas Geográficas (Norte, Sur, etc.).

Modelos de Estructuras Organizativas

• Estructura Simple: Centralizada, supervisión directa, comunicación informal. Típica en etapas iniciales de las empresas.
• Estructura Funcional: Crea unidades por procesos o funciones. Importancia de la línea media y la tecnoestructura. Estructuras bastante centralizadas y jerárquicas.
• Estructura Divisional: Importancia de los staffs en el primer nivel directivo. Dentro de las divisiones se mantiene la estructura funcional. Agrupación por productos, mercados o áreas geográficas.
• Estructura Matricial: Combina la estructura por actividades (funcional) con la estructura por objetivos (proyectos). Doble línea de mando.

Nuevas Tendencias en Organización

• Organización Virtual: Red de unidades independientes conectadas tecnológicamente.
• Organigrama Invertido: Prioriza al cliente y al personal de primera línea.
• Organigrama en Trébol: Núcleo profesional, margen flexible y subcontratación.