Funciones Administrativas y Financieras en la Empresa: Procesos, Documentación y Fiscalidad

Función Administrativa de la Empresa

Una empresa es una organización que persigue el logro de una serie de objetivos a través de unas funciones básicas:

• Función primaria: Conforman el proceso productivo.
• Función de apoyo: Sirven de apoyo a la función primaria (administrativa, financiación, RR.HH, etc.).

La función administrativa es una de las funciones básicas de apoyo necesarias en todas las empresas.

Los Procesos Administrativos

Son los que controlan y documentan la información. Para que este proceso sea eficiente, debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Oportunidad: Debe hacerse a tiempo.
• Seguridad: La información ha de ser segura.
• Utilidad: Debe estar disponible cuando se necesita.

Circuito de Documentación de Compraventa

Contrato, vendedor, comprador, pedido, albarán, factura, recibo.

Contrato de Compraventa

Se denomina compraventa a la adquisición de un bien con ánimo de lucro. Sus elementos son:

• Vendedor: Persona que entrega el producto y cobra el precio.
• Comprador: Persona que recibe el producto y paga el precio.
• Producto: Objeto del contrato.
• Precio: Cantidad de dinero asignada al producto.
• Condiciones de venta: Plazo, forma de pago, lugar, entrega.
• Forma: Puede ser oral o escrito.

Obligaciones de las Partes

Todos los contratos generan una serie de obligaciones:

• Comprador: Recibir la mercancía y pagarla.
• Vendedor: Custodiar la mercancía hasta su entrega en buen estado.

Tipos de Contrato

• Suministro
• Leasing: Se aplica a los bienes inmuebles.
• Renting: Alquiler de bienes inmuebles sin derecho a compra.
• Contrato por Internet: Regulado por una normativa legal específica.

El Pedido

Partes del pedido:

• Identificación de las partes: Datos del comprador y del vendedor.
• Identificación del documento: Número del documento, fecha de emisión y fecha de realización del pedido.
• Identificación de la mercancía: Código del producto, unidades, precio unitario, total, etc.
• Condiciones de compra: Fecha de compra, de entrega, formas de pago, etc.
• Declaración de voluntad: Firma de ambos.

El Albarán

Es el documento emitido por el vendedor en el que se detallan las mercancías entregadas. Contenido:

• Identificación de las partes.
• Identificación del documento.
• Identificación de las mercancías.
• Condiciones de entrega.
• Declaración de voluntad.

La Factura

Es el documento expedido por el vendedor que acredita la compraventa. Contenido:

• Identificación de las partes.
• Identificación del documento.
• Descripción de la operación.
• Información sobre el pago.

Otros Documentos de Compraventa

El contrato de seguros: Cubre los riesgos de los objetos dañados.

Documentos de Pago y Cobro

Se dividen en:

• Pago al contado: Se realiza en el momento de la entrega. Puede ser en efectivo, cheque, transferencia o tarjeta.
• Pago aplazado: El precio aumenta por la demora del pago. Los intereses se calculan de la siguiente manera:
  • Meses: 1200
  • Días: 360.000

El Recibo

Es la forma en que una persona puede acreditar que ha pagado algo. Tiene dos partes:

• Matriz: Se la queda quien la entrega.
• Recibo: Es lo que se entrega.

El Cheque

Es una forma de pago. Se puede comprobar la autenticidad de la firma. Este tipo de cobro es peligroso porque puede cobrarlo cualquiera que lo encuentre sin dar ningún tipo de dato.

La Letra de Cambio

Es un documento en el que una persona ordena a otra el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada. Ha de ser timbrada para tener valor.

Fuentes de Financiación Empresarial

Son los recursos que tiene la empresa frente a sus necesidades de dinero.

Fuentes de Financiación Propias

• Aportaciones de capital: Realizadas por los propietarios.
• Ampliación de capital: Se realiza después de la creación de la empresa.
• Autofinanciación: Recursos generados por la empresa después de su constitución.

Fuentes de Financiación Ajenas

• Crédito comercial: Aplazamiento que las empresas conceden a sus clientes.
• Préstamo bancario: Consiste en prestar dinero y mercancías con un interés que puede ser fijo o variable.
• Cuenta de crédito: Es una forma de conseguir dinero cuando se necesita.
• Tarjeta de crédito: Permiten utilizar los fondos de las cuentas. Pueden ser de crédito (el dinero se descuenta al mes) o de débito (el dinero se descuenta en el instante). Estas tarjetas tienen un coste anual de mantenimiento.
• Financiación pública: Se da en empresas públicas.
• Financiación preferente: Se centra en la financiación en etapas importantes de la empresa.

Financiación Preferente: El ICO

El Instituto de Crédito Oficial (ICO) tiene como objetivo que las empresas alcancen su madurez rápidamente y superen el periodo crítico de los dos primeros años de vida, obteniendo una buena posición. Los beneficiarios de estos créditos oficiales son las microempresas y emprendedores que inicien una nueva actividad y cumplan los siguientes requisitos:

• Estar dado de alta en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas).
• Emplear a menos de 10 trabajadores.
• Tener una facturación inferior a 2 millones de euros.

La financiación se concreta mediante la adquisición de activos fijos hasta un 90%. Características de los préstamos:

• Devolución del préstamo en 3, 5 o 7 años, con o sin carencia.
• El interés puede ser fijo o variable. Si es variable, hace referencia al EURIBOR.
• La solicitud se realiza en oficinas de bancos o cajas.
• Estas ayudas son compatibles con todas las comunidades autónomas.

Sistemas de Garantía Recíproca

Avalan a las PYMES para que puedan conseguir la financiación que necesitan.

Préstamos Participativos

Varían en función de la empresa.

Viveros de Empresa

Espacio físico en el que se acoge a las empresas de nueva creación.

Ayudas Públicas

• Ámbito local: A través de los servicios municipales de empleo, como ayuntamientos, etc.
• Ámbito autonómico: Las comunidades autónomas centran sus esfuerzos en empresas sociales, colectivos desfavorecidos y empresas innovadoras.
• Ámbito estatal: Subvenciones para la Formación Profesional, etc.
• Ámbito europeo: Fondos estructurales cuya misión es reducir las desigualdades económicas.

La Fiscalidad en la Empresa

Los impuestos no son una obligación, sino una cuestión de justicia. Con ellos se construyen hospitales, carreteras, etc. Los ingresos públicos se pueden clasificar en:

• Tasas: Se pagan por recibir un servicio.
• Contribuciones especiales: Por ejemplo, mejoras urbanas.
• Impuestos: Los pagamos todos para obras en general.

Tipos de Impuestos

• Directos: Gravan la renta de las personas (IRPF e Impuesto de Sociedades).
• Indirectos: Se pagan por realizar determinadas acciones (IVA, impuestos sobre el tabaco, etc.).

Elementos Comunes de los Impuestos

• Contribuyente: Persona sobre la que recae el impuesto.
• Base imponible: Cantidad sobre la que se calcula el impuesto.
• Tipo impositivo: Porcentaje que se aplica a la base imponible.
• Deuda tributaria: Cantidad total que se ingresa en las arcas públicas.

Impuestos Locales, Autonómicos y Estatales

El impuesto más importante es el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Otros impuestos son: Impuesto sobre Bienes Inmuebles, Impuesto de Circulación, Impuesto sobre Construcciones y Plusvalía.

El IRPF

Es un impuesto que afecta a todas las personas del territorio español que obtengan rentas. El IRPF se divide en tres partes: rendimiento del trabajo, rendimiento del capital y ganancias y pérdidas patrimoniales.

Para calcular los rendimientos, hay tres formas:

• Estimación directa normal: Obligatoria si se factura más de 600.000 € al año.
• Estimación directa simplificada: Voluntaria para quienes no superen los 600.000 € al año.
• Estimación por módulos: Para quienes realizan determinadas actividades.

Impuesto sobre Sociedades

Grava la obtención de rentas por parte de una persona jurídica. Normalmente, el tipo impositivo es del 30% para la mayoría de las empresas. A las empresas que facturan menos de 8 millones se les denomina PYMES.

El IVA

Es la diferencia entre el valor de los bienes y el coste de la materia prima. Las empresas soportan el IVA cuando pagan los bienes y servicios. No todas las operaciones pagan IVA. Normalmente, el IVA que repercute la empresa es mayor y se puede solicitar la devolución.