Funcionament i Organització de l'Empresa: Guia Completa

El Funcionament i l'Organització de l'Empresa

L'Empresa com a Sistema

Un sistema és un grup d'elements interdependents que poden ser identificats i tractats com un conjunt.

L'empresa està constituïda per un conjunt d'elements (persones, maquinària, instal·lacions) que actuen de forma coordinada, mitjançant una direcció, i que han d'assolir unes finalitats i uns objectius fixats per aquesta. Per tant, una empresa és un sistema.

• Inputs: recursos materials, recursos humans, recursos financers.
• Sistema empresa: transformació en l'empresa.
• Outputs: béns i/o serveis, dividends, impostos.

Principals Característiques

• És un sistema obert: es veu influïda per l'entorn i també influeix en ell.
• Està composta per diferents subsistemes: es poden diferenciar en 3 grans subsistemes.

1. Subsistema real: inclou els fluxos dels materials i els recursos humans procedents de l'entorn. Inclou al seu torn diversos subsistemes (subsistema de RRHH, subsistema d'aprovisionament, subsistema de producció, subsistema comercial).
2. Subsistema financer: conté els fluxos de diners (inputs-outputs), i incorpora la inversió i el finançament.
3. Subsistema administratiu i de direcció: fixa els objectius globals de l'empresa (planifica, organitza, motiva, controla i decideix). Per a l'activitat d'aquest subsistema es requereix informació.

• És un sistema global: la incidència sobre un subsistema influeix en la totalitat.
• S'autocontrola: s'adapta als canvis.

Tots els subsistemes de l'empresa actuant conjuntament obtenen més rendiment que si actuessin per separat; es diu que existeix sinergia.

El Procés de Direcció

Consisteix a fer tasques de govern en l'empresa. Consta de les següents funcions: planificació, organització, gestió, control.

Planificació

• Metes: missió de l'empresa (fins fonamentals perseguits per l'empresa com a activitat que ha de desenvolupar). Exemple: produir electrodomèstics de baix consum per a les llars.
• Objectius i subobjectius: concrecions de les metes.
  • Objectius: afecten totes les àrees de l'organització de l'empresa.
  • Subobjectius: afecten àrees determinades.

Els objectius i subobjectius s'estableixen tenint en compte:

• Han de ser realistes.
• S'han de jerarquitzar per ordre de prioritat i tenint en compte els costos d'oportunitat de cada alternativa triada.
• S'han d'ajustar eficientment a les possibilitats de l'entorn.
• En la seva consecució no han d'aparèixer conseqüències imprevistes i els seus costos han de ser mínims.
• Tots els subsistemes de l'empresa han de disposar dels recursos necessaris per assolir-los.

Polítiques: són principis bàsics que serveixen de guia en el moment d'establir criteris d'autoavaluació. (Exemple: protegir l'entorn).

Procediments: són els passos a seguir per executar una acció.

Regles: indiquen què es pot fer i què no.

Pressupostos: són la quantificació econòmica dels plans.

• Planificar: fixar prèviament les actuacions que es creuen necessàries per aconseguir una finalitat.
• Classificació dels plans:
  • Per la seva duració temporal (llarg termini: 5 anys, mig termini: d'1 a 5 anys, curt termini: fins a un any).
  • Per funcions o departaments: el contingut de cada pla és específic per a cada funció o departament (pla de finançament...).

Etapes del Procés Productiu

1. Anàlisi de la situació de partida (cal informació actualitzada de l'empresa i l'entorn).
2. Fixació dels objectius.
3. Creació d'alternatives o línies d'actuació.
4. Avaluació d'alternatives.
5. Elecció d'una alternativa (elaboració del pla).
6. Control i determinació dels desviaments (si cal, correcció del pla durant el període d'execució).

Organització

Fa que els plans es portin a terme mitjançant la col·laboració de tots els elements que integren l'empresa.

Organitzar: dissenyar un sistema de funcionament de l'empresa basat en la determinació de les funcions que han de complir les persones que l'integren, així com les relacions que s'han d'establir entre elles.

S'ha de procurar que tothom tingui clara la seva funció, que sàpiga quina és la seva responsabilitat, qui el mana i a qui ha de manar, així com la forma de comunicar-se amb els altres.

L'estructura organitzativa ha de ser simple i flexible davant dels canvis.

Gestió

Gestionar: és intentar que les persones que formen l'empresa realitzin les tasques necessàries perquè s'assoleixin els objectius marcats en el pla, durant el seu període d'execució.

Control

Controlar: és l'activitat adreçada a avaluar el nivell de desenvolupament de les actuacions previstes en el pla, i el nivell de compliment dels objectius.

Etapes del control:

1. Marcar uns estàndards.
2. Mesurar les activitats (comparar les mesures amb l'estàndard marcat).
3. Corregir les possibles desviacions.

Estils de Direcció

Un estil de direcció és la manera d'actuar del directiu de l'empresa en realitzar la funció directiva.

• Estil autoritari/autocràtic: el líder imposa les decisions.
• Estil democràtic/participatiu: el líder consulta abans de decidir (als subordinats).

Teories X i Y de McGregor

McGregor va estudiar l'estil de direcció en relació amb la forma de veure els treballadors segons dues teories:

• Teoria X (autoritari): els treballadors són ganduls, no s'identifiquen amb els objectius de l'empresa, no volen responsabilitats i no tenen iniciativa. En conseqüència, l'estil de direcció ha de ser autoritari.
• Teoria Y (democràtic): els treballadors són actius, gaudeixen amb la feina, accepten responsabilitats, s'identifiquen amb els objectius i tenen iniciativa. Estil de direcció democràtic.

Aquestes dues teories són comportaments extrems; en general, caldrà aplicar estils situats en una posició intermèdia entre els dos anteriors, en funció de les circumstàncies.

La Presa de Decisions

Prendre una decisió és escollir entre diferents alternatives, normalment aquella que es valora com la millor per assolir un objectiu determinat. També es pot dir que és el procés de convertir la informació en acció, i el resultat del procés, la decisió, és el conjunt d'accions adaptades en un moment concret.

Procés de decisió: informació (-procés-) acció (decisió)

Etapes en la Presa de Decisions

Per decidir correctament s'han de seguir els següents passos:

1. Formulació d'un objectiu que es vol assolir, o definició d'un problema que es vol resoldre.
2. Informació (obtenció de tota la possible).
3. Identificació i priorització dels criteris i restriccions que calguin utilitzar per triar l'alternativa més adient.
4. Generació i disseny d'alternatives que permetin assolir l'objectiu o resoldre el problema.
5. Avaluació de les alternatives.
6. Selecció d'una alternativa (decisió).
7. Aplicació i execució de l'alternativa seleccionada.
8. Control dels resultats (si no són els esperats, reformulació del procés).

La Matriu de Decisió

Quan s'ha de prendre una única decisió es pot utilitzar una matriu de decisió, que és una taula amb tots els elements que intervenen en la presa de decisió. La matriu de decisió facilita l'anàlisi de les alternatives i és el punt de partida per seleccionar la millor d'elles. Consta de:

• Estratègies: són les alternatives considerades i que podem escollir.
• Estats de la naturalesa: són situacions que es poden donar i que no podem escollir.
• Probabilitats: són les probabilitats dels diferents estats de la naturalesa.
• Desenllaços o resultats esperats: són els resultats esperats en cadascuna de les estratègies davant un estat concret de la naturalesa.

Es poden donar 3 situacions segons la informació disponible:

1. Situació de certesa: es coneix amb precisió l'estat de la naturalesa.
2. Situació de risc: es coneixen els estats de la naturalesa possibles i les seves probabilitats.
3. Situació d'incertesa: es coneixen els estats de la naturalesa possibles, però es desconeixen les seves probabilitats.

A l'hora de prendre una decisió, la forma d'actuar dependrà del tipus de situació informativa i de la personalitat de qui prengui la decisió.

Decisions en Situacions de Certesa

Es tria l'estratègia que proporciona com a desenllaç un valor més alt.

Decisions en Situacions de Risc

Si no hi ha més condicionants, s'aplica el criteri del valor mitjà (es calcula l'esperança matemàtica del valor a obtenir, desenllaç, i es tria l'estratègia que proporcioni el valor més alt.

Esperança matemàtica: és la suma sobre tots els valors possibles d'una variable aleatòria dels productes d'aquests valors per les seves probabilitats.

Decisions en Cas d'Incertesa

La decisió es pren de manera subjectiva, és a dir, segons la manera de ser de la persona que dirigeix quant a l'assumpció dels riscos. Hi ha 4 criteris:

• Criteri pessimista (Wald): el triaria una persona que pensés que el desenllaç serà el pitjor possible.
  • Si interessen valors màxims: s'aplica el criteri maxi-min (es tria el màxim dels mínims).
  • Si interessen valors mínims: s'aplica el criteri mini-max (mínim dels màxims).
• Criteri optimista: el triaria una persona que pensés que el desenllaç serà el millor possible.
  • Si interessen valors màxims, s'aplica el criteri maxi-max (es tria el màxim dels màxims).
  • Si interessen valors mínims, s'aplica el mini-min (mínim dels mínims).
• Criteri de Laplace: s'assigna a cada estat de la naturalesa la mateixa probabilitat, i es calcula el valor esperat de cada estratègia, utilitzant l'esperança matemàtica. S'escull l'estratègia que ofereix un valor més alt.
• Criteri de Hurwicz: es consideren només els valors màxims i mínims de cada estratègia. Se suma el millor resultat de cada estratègia, ponderat amb un coeficient d'optimisme, amb el pitjor resultat ponderat amb un coeficient de pessimisme.
• Criteri de Savage: a partir de la matriu de decisió que coneixem, es crea una nova matriu de decisió anomenada"matriu d'oportunitat o de penediment" on se substitueixen els desenllaços pel que es deixa de guanyar, per comparació amb la millor alternativa en cada estat de la naturalesa. Aquest criteri es basa a minimitzar el que es deixa de guanyar en escollir una estratègia equivocada.

Arbres de Decisió

És freqüent que la presa de decisions sigui un procés encadenat de possibilitats que defineixen un ventall d'alternatives.

La representació gràfica de les diferents alternatives pren el nom d'arbre de decisió.

Fases:

1. Determinar les alternatives i esdeveniments.
2. Representar l'estructura de l'arbre.
3. Afegir la informació disponible sobre les probabilitats dels esdeveniments i els resultats esperats.
4. Establir el resultat de totes les possibilitats, base per decidir.